Depuis le 1er octobre 2026, WalCareNet est obligatoire. Si votre logiciel ne suit pas, voici comment changer sereinement : quoi reprendre, quoi archiver, quand basculer, et comment embarquer les équipes.
Mis à jour le 2 octobre 2026Changer de logiciel fait peur, et c'est normal. Derrière l'écran, il y a des résidents, leurs dossiers de soins, leurs évaluations Katz, la facturation aux mutualités et aux familles, et des équipes qui travaillent jour et nuit. Personne n'a envie de tout recommencer.
Pourtant, beaucoup de maisons de repos wallonnes n'ont plus vraiment le choix. Depuis le 1er octobre 2026, la facturation électronique et les demandes d'accord passent obligatoirement par WalCareNet, et seuls les logiciels agréés par le Collège intermutualiste national (CIN) y ont accès. La bonne nouvelle : un changement bien préparé ne fait perdre ni données ni facturation. Voici la méthode.
- Pourquoi maintenant : depuis le 1er octobre 2026, eFact et eAgreement Light passent obligatoirement par WalCareNet, avec un logiciel agréé.
- Vos données vous appartiennent : à la fin du contrat, votre éditeur doit vous les rendre. Demandez-les dans un format exploitable, avant de résilier.
- Tout ne se migre pas : on reprend ce qui vit (résidents, séjours, Katz en cours, tarifs) et on archive le reste, en respectant les durées légales, jusqu'à 30 ans pour le dossier de soins.
- Le bon moment : on bascule au début d'un mois de facturation, jamais au milieu.
- La clé du succès : des référents dans chaque équipe et une formation courte, au plus près du terrain.
1. Pourquoi tant de maisons de repos changent en 2026
En Wallonie, la facturation des forfaits aux mutualités (eFact) et les demandes d'accord liées à l'échelle de Katz (eAgreement Light) passent désormais par le réseau WalCareNet. L'AViQ l'a rendu obligatoire au 1er octobre 2026, et le passage est irréversible : on ne revient pas au papier.
Pour s'y connecter, il faut un logiciel agréé par le CIN, service par service. L'AViQ le dit sans détour : si votre logiciel actuel n'est pas agréé, vous êtes invité à en choisir un autre. S'ajoute la vérification mensuelle de l'assurabilité des résidents (MDA) avant chaque facturation.
D'autres raisons poussent aussi au changement : un logiciel vieillissant, des doubles encodages entre l'administratif et les soins, un éditeur peu réactif, ou une direction qui veut enfin piloter avec des chiffres fiables.
2. Cinq craintes légitimes, et la réponse à chacune
« On va perdre l'historique des résidents. »
Non, si on s'y prend avant de résilier. Vos données vous appartiennent : l'éditeur doit vous les rendre en fin de contrat. Ce qui n'est pas repris dans le nouveau logiciel est archivé et reste consultable.
« La facturation va s'arrêter pendant un mois. »
Pas si l'on bascule au bon moment : le dernier mois est facturé par l'ancien logiciel, le suivant par le nouveau. On prépare la transition pendant que l'ancien tourne encore.
« Les soignants ne vont pas suivre. »
Ils suivent quand l'outil leur fait gagner du temps et qu'ils ont un collègue référent à qui poser leurs questions. Une formation courte, par métier, vaut mieux qu'une grande séance théorique.
« On va tout encoder deux fois. »
Faire tourner deux logiciels en parallèle est justement à éviter. Les données de base sont reprises une fois, puis on travaille dans un seul outil.
« On sera encore prisonniers d'un éditeur. »
C'est la bonne question à poser dès maintenant : dans quel format pourrez-vous récupérer vos données si vous partez un jour ? Un logiciel bâti sur une base ouverte comme Odoo limite fortement ce risque.
3. Récupérer vos données chez l'éditeur actuel
Au sens du RGPD, votre maison de repos est responsable du traitement et votre éditeur est sous-traitant. À la fin du contrat, c'est à vous de choisir : il doit vous rendre les données ou les supprimer. Encore faut-il le demander à temps, et dans un format utilisable.
- Relisez votre contrat : préavis, conditions de sortie, format d'export prévu, éventuels frais.
- Demandez un export complet avant de résilier, dans des formats ouverts (Excel, CSV, PDF pour les documents), et vérifiez-le.
- Gardez un accès en lecture à l'ancien logiciel quelques mois si possible, le temps de traiter les corrections de facturation des mois passés.
- Récupérez votre certificat eHealth : il est propre à votre établissement (un par numéro INAMI : une MR-MRS et un centre de soins de jour en ont chacun un), demandé par votre gestionnaire d'accès et valable trois ans. Vérifiez où il se trouve et qui y a accès.
4. Ce qu'on reprend, ce qu'on archive
Vouloir tout migrer est le piège le plus coûteux. On reprend ce dont on a besoin pour travailler demain matin, et on archive proprement le reste.
| Donnée | Dans le nouveau logiciel | En archive |
|---|---|---|
| Résidents présents (identité, NISS, mutualité, contacts, famille) | ✓ repris | — |
| Séjours, chambres, lits, absences en cours | ✓ repris | — |
| Évaluations Katz en cours et accords des mutualités | ✓ repris | Historique |
| Prix de journée, suppléments, tiers payants | ✓ repris | — |
| Plans de soins et traitements actifs | ✓ repris | Historique complet |
| Factures et envois aux mutualités des mois passés | Soldes ouverts | ✓ archivés |
| Résidents sortis ou décédés | — | ✓ archivés |
Pour l'archive, ce sont les durées légales qui décident, et elles sont plus longues qu'on ne le croit :
| Dossier de soins | 30 ans minimum après le dernier contact (50 ans au plus), au titre de la loi fédérale du 22 avril 2019 sur la qualité des soins. |
| Factures | 10 ans (règles fiscales et TVA). |
| Pièces comptables | 7 ans. |
| Justificatifs INAMI (Katz, facturation des forfaits) | au moins 5 ans, l'indu pouvant être récupéré jusqu'à 5 ans en cas de fraude. |
| Dossier individuel du résident (normes wallonnes) | au moins 2 ans après le départ. |
Autrement dit : l'archive de votre ancien logiciel doit rester lisible pendant des décennies. Exiger des formats ouverts n'est pas un détail technique, c'est une obligation déguisée.
5. Le bon calendrier : basculer en début de mois
La facturation aux mutualités fonctionne par mois : comme le rappelle l'AViQ, un seul envoi par mois est permis par organisme assureur, et les corrections d'un mois passé partent avec la facturation suivante. On bascule donc toujours au début d'un mois, jamais au milieu.
| M-2 | Choix du logiciel, demande d'export à l'éditeur actuel, inventaire des données à reprendre, désignation des référents. |
| M-1 | Reprise des données de base, paramétrage (chambres, tarifs, suppléments), connexion eHealth et premiers tests. Démarrage des demandes d'accord (eAgreement Light) dans le nouvel outil. |
| Fin M-1 | Formation par métier, contrôle croisé des résidents présents entre l'ancien et le nouveau logiciel. |
| Mois M | Tout le monde travaille dans le nouveau logiciel. L'ancien facture encore le mois M-1, puis passe en lecture seule. |
| Début M+1 | Premier envoi eFact du mois M depuis le nouveau logiciel, vérification de l'assurabilité, suivi des retours des mutualités. |
L'AViQ recommande d'ailleurs de démarrer eAgreement Light au moins un mois avant eFact. Comptez donc deux mois de préparation pour une maison de taille moyenne, davantage pour un groupe.
6. Embarquer les équipes soignantes
Un logiciel de maison de repos est utilisé 24 heures sur 24, par des métiers très différents : accueil, infirmiers, aides-soignants, cuisine, comptabilité, direction. La réussite tient en quelques principes simples :
- Un référent par équipe, y compris la nuit, formé un peu avant les autres.
- Des formations courtes, par métier, sur les gestes de tous les jours, plutôt qu'une démonstration de tout le logiciel.
- Des tutoriels à portée de main, pour les questions qui reviennent à trois heures du matin.
- Un premier mois accompagné, avec un interlocuteur qui répond vite.
Pour aller plus loin, nos tutoriels montrent pas à pas les principaux gestes, à commencer par la facturation aux mutualités.
7. Les questions à poser à tout éditeur
- Êtes-vous agréé par le CIN sur WalCareNet pour l'assurabilité (MDA), eAgreement Light et eFact ? La réponse figure sur la liste officielle des logiciels agréés.
- Comment reprenez-vous mes données actuelles, et qui fait le travail ?
- Dans quel format pourrai-je récupérer mes données si je pars un jour ?
- Comment gérez-vous les corrections de facturation des mois facturés par mon ancien logiciel ?
- Qui forme mes équipes, et qui répond en cas de blocage un samedi ?
- Où sont hébergées mes données, et qui y a accès ?
- Combien de temps faut-il, de la signature à la première facturation ?
Pour une grille plus complète, voyez nos 10 critères pour choisir un logiciel de maison de repos.
8. Comment nous accompagnons une bascule
Resthome, notre logiciel pour maisons de repos, est bâti sur Odoo et figure sur la liste officielle du CIN pour les trois services WalCareNet : assurabilité, eAgreement Light et facturation eFact. Une bascule suit six étapes :
- Cadrage : nous venons voir comment vous travaillez réellement (forfaits, cotations Katz, échanges avec les mutualités).
- Reprise de vos données : résidents, historiques de cotation, contrats mutuelles et codes de facturation sont repris à partir de l'export de votre logiciel actuel, puis contrôlés avec vous. L'assurabilité de chaque résident est vérifiée directement auprès des mutualités, plutôt que recopiée.
- Paramétrage : chambres, services, prix de journée et suppléments.
- Tests sur vos données réelles, connexion eHealth comprise.
- Formation des soignants et des administratifs, sur vos propres dossiers.
- Mise en service accompagnée : nous sommes présents pour votre premier envoi de facturation, puis le support prend le relais en français, en néerlandais et en anglais.
Et parce que Resthome repose sur une base ouverte, vos données restent les vôtres, dans des formats que vous pourrez toujours exploiter. Découvrez Resthome et son module eFact.
9. Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour changer de logiciel de maison de repos ?
Comptez environ deux mois de préparation pour une maison de taille moyenne, pour basculer au début d'un mois de facturation. L'appropriation complète par les équipes prend ensuite quelques semaines, avec l'aide de référents internes.
La facturation aux mutualités sera-t-elle interrompue ?
Non, si l'on bascule en début de mois : l'ancien logiciel facture le dernier mois, le nouveau prend le relais pour le mois suivant. Les demandes d'accord démarrent dans le nouvel outil un mois avant.
Peut-on reprendre l'historique de l'ancien logiciel ?
On reprend ce qui est utile au quotidien (résidents présents, séjours, évaluations Katz en cours, tarifs, plans de soins actifs). L'historique complet est archivé dans un format ouvert et reste consultable pendant les durées légales.
Mon logiciel actuel n'est pas agréé pour WalCareNet : que faire ?
Depuis le 1er octobre 2026, WalCareNet est obligatoire pour eFact et eAgreement Light en Wallonie. L'AViQ invite les établissements dont le logiciel n'est pas agréé à en choisir un autre, le plus tôt possible.
Combien de temps faut-il garder les données de l'ancien logiciel ?
Jusqu'à 30 ans minimum pour le dossier de soins, 10 ans pour les factures, 7 ans pour les pièces comptables et au moins 5 ans pour les justificatifs de facturation INAMI. D'où l'importance d'un export dans des formats ouverts.
Que deviennent nos données si nous quittons un jour l'éditeur ?
Au sens du RGPD, l'éditeur est sous-traitant : à la fin du contrat, il doit vous rendre vos données ou les supprimer, selon votre choix. Faites préciser le format de restitution dans le contrat.
Comment former le personnel sans désorganiser les soins ?
Avec un référent par équipe, des formations courtes centrées sur les gestes de chaque métier, des tutoriels accessibles à toute heure et un accompagnement rapproché pendant le premier mois.
Votre logiciel actuel vous inquiète ?
Montrez-nous comment vous travaillez aujourd'hui : nous vous disons en une heure ce qui peut être repris, et quand basculer.
Demander une démonstrationDécouvrir ResthomeNous contacterSources
Cet article s'appuie sur les textes officiels et les publications de l'AViQ, consultés le 2 octobre 2026.
Voir les 12 sources
- AViQ, FAQ « Digi MRS » : facturation électronique mensuelle et eAgreement Light, version du 3 juillet 2026.
- AViQ, circulaire eFact et eAgreement Light, 13 mai 2026.
- AViQ, note explicative « Digi MRS ».
- CIN / MyCareNet, liste des logiciels agréés pour les maisons de repos, situation au 30 septembre 2026.
- Plate-forme eHealth, certificats eHealth.
- Loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé, art. 35, Moniteur belge.
- Code réglementaire wallon de l'action sociale et de la santé, annexe 120.
- Loi coordonnée du 14 juillet 1994 relative à l'assurance soins de santé, art. 174, Moniteur belge.
- Code de droit économique, art. III.86 et III.88, Moniteur belge.
- Loi du 20 novembre 2022 (conservation des factures portée à 10 ans), Moniteur belge.
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 9 et 28, EUR-Lex.
- Arrêté royal du 3 juillet 1996 (échelle de Katz et dossier de soins), art. 152-153, Wallex.