Facturation électronique (eFact)¶
L'eFact est l'envoi électronique de la part mutuelle (le forfait INAMI) aux organismes assureurs (OA), via le réseau eHealth / MyCareNet. Resthome constitue les fichiers, les transmet et suit les réponses pour vous — accusés de réception, décomptes, acceptations et rejets.
Ce guide vous accompagne du début à la fin : générer une période, contrôler, facturer, envoyer l'eFact et traiter les retours.
Obligation 2026
La facturation électronique des forfaits est obligatoire. La production a démarré en avril 2026 ; la dernière ligne droite pour être en ordre est le 1er octobre 2026. Resthome respecte les dates limites d'envoi par période et vous alerte quand une échéance approche ou est dépassée.
Le cycle d'une période, en un coup d'œil¶
Chaque mois de facturation est une période qui passe par quatre états, dans l'ordre :
| État | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Draft (brouillon) | La période est créée, rien n'est encore calculé. |
| Generated (générée) | Les forfaits et parts sont calculés, résident par résident. À contrôler. |
| Invoiced (facturée) | Les factures sont comptabilisées. L'eFact peut être constitué et envoyé. |
| Closed (clôturée) | La période est terminée et verrouillée. |
Le fil conducteur : Générer → contrôler → Créer les factures → Générer eFact → envoyer → suivre les réponses.
1. Le tableau de bord des périodes¶
Ouvrez l'application MR/MRS → Tableau de bord. Chaque mois est une carte qui résume l'essentiel.
Sur chaque carte :
- le statut de la période (Invoiced, Generated…) ;
- Invoices (nombre de factures) et Total ;
- Resident Part (la part à charge du résident) ;
- la date limite eFact (par ex. « eFact : 20 sept. ») ;
- des raccourcis : View Invoices, eFact (les lots), eFact Cockpit.
« deadline exceeded »
Si une carte affiche eFact : deadline exceeded en rouge, la date limite d'envoi de cette période est dépassée. Envoyez sans tarder — au-delà, certains organismes assureurs peuvent refuser le lot.
2. Générer la période (Draft → Generated)¶
Ouvrez la période du mois. En état Draft, un seul bouton compte : Générer.
Un assistant « Générer la facturation » s'ouvre.
- Billing Period / dates : rappel du mois concerné.
- Residents : laissez vide pour tous les résidents actifs (ou ciblez un résident précis pour un cas particulier).
- Charger MDA : charge l'assurabilité (MDA) déjà vérifiée — « Succès » ou « en attente ». La légende indique l'état MDA de la période.
Cliquez sur Generate. La période passe en Generated : Resthome a calculé, pour chaque résident, le forfait Katz, la part INAMI (mutuelle) et la part résident.
Dans l'onglet Residents, vous retrouvez ligne par ligne :
- le type de séjour (MR / MRS) et la chambre ;
- la catégorie Katz (B, C, Cd, D…) ou No Katz ;
- les jours de présence et jours d'absence ;
- la part INAMI, la part résident et le montant total.
Les autres onglets : Billing Lines (le détail des lignes), Invoices (les factures), eHealth (les échanges) et Info.
3. Contrôler avant de facturer¶
C'est l'étape la plus importante. En haut de la période, des compteurs donnent l'état de santé du mois : Suppléments, Absences, Non facturés, MDA et Katz à faire (évaluations Katz manquantes à compléter).
L'auto-contrôle de Resthome
Après la génération, Resthome passe la période au crible et signale les anomalies dans le fil de discussion (à droite). Chaque message décrit le problème et l'action à faire. Les cas les plus fréquents :
- Chambre libérée mais encore facturée (surfacturation) — un résident a quitté sa chambre en cours de mois, mais l'hébergement continue d'être facturé. → Émettez une note de crédit ou clôturez l'hébergement.
- Forfait OA sur-déclaré — la fin d'intervention INAMI (ou un décès) est antérieure à la fin de période, mais le forfait a été déclaré au-delà. → Émettez une note de crédit / un reliquat pour les jours sur-déclarés.
- Décès — hébergement encore facturé — le résident est décédé mais la chambre n'a pas encore été libérée (« Clôturer l'hébergement »).
- Absences en cours — des absences non clôturées influencent le forfait.
Traitez chaque point (bouton Terminé une fois réglé) avant de facturer.
Vérifier MDA — le bouton Vérifier MDA contrôle l'assurabilité de vos résidents auprès des mutualités (voir Assurabilité (MDA)). Un résident sans couverture valide ne pourra pas être facturé en tiers payant.
4. Créer les factures (Generated → Invoiced)¶
Quand les contrôles sont au vert, cliquez sur Créer les factures. Resthome génère et comptabilise :
- les factures résidents (part à charge du résident / de la famille) ;
- la part mutuelle, qui alimentera l'eFact.
La période passe en Invoiced. Vous pouvez toujours Remettre en brouillon tant que vous n'avez pas envoyé l'eFact, si une correction s'impose.
5. Générer l'eFact (les lots)¶
Cliquez sur Générer eFact. Resthome constitue les lots — un fichier électronique par organisme assureur — puis affiche la liste Lots eFact.
Un lot par union de mutualités
Les envois sont regroupés par union (les grandes familles d'OA), pas par petite mutualité individuelle : 100 (Alliance nationale), 300 (Solidaris), 500 (Union nationale), 600 (CAAMI), 900 (HR Rail)… Resthome s'occupe du regroupement.
Chaque ligne de lot indique :
- l'OA et son code ;
- la référence du lot (ex.
EF/2026/…) et le mois de facturation ; - la date limite d'envoi et l'état MDA ;
- le statut du lot (Draft, envoyé, accepté, rejeté…) ;
- les montants : facturé, accepté, refusé ;
- en cas de refus, le code et le motif de rejet.
6. Envoyer et suivre les réponses¶
Une fois les lots constitués, envoyez-les : la transmission part vers les organismes assureurs via le réseau eHealth.
Le cycle de réponse est automatique :
- Accusé de réception — l'OA confirme avoir reçu le lot.
- Décompte — l'OA renvoie le résultat : accepté et/ou rejeté.
- Resthome rapproche les réponses et met à jour chaque lot (montants acceptés / refusés, code et motif de rejet).
Traiter un rejet
Si un lot (ou une partie) est rejeté, le code et le motif de rejet vous disent pourquoi (assurabilité, forfait, dates…). Corrigez la cause, puis renvoyez. Le compteur Renvois garde la trace des retransmissions pour éviter les doublons.
Le bouton Réintégration permet, le cas échéant, de réintégrer des lignes (par exemple après correction) dans un nouvel envoi.
7. Le Cockpit eFact¶
Depuis une période ou une carte du tableau de bord, eFact Cockpit offre une vue de pilotage : l'état de tous les lots et envois d'un coup d'œil — transmis, acceptés, rejetés, en attente. C'est l'écran idéal pour suivre une campagne mensuelle et repérer ce qui bloque.
8. Notes de crédit et régularisations¶
Quand un résident part ou décède en cours de mois déjà facturé, une partie de l'hébergement ou du forfait a été sur-facturée. Resthome le détecte (voir l'auto-contrôle plus haut) et prépare la note de crédit ou le reliquat correspondant, pour rembourser la période non due — côté résident et, si nécessaire, côté mutuelle via un lot correctif.
Prérequis¶
À vérifier avant l'envoi
- Assurabilité (MDA) contrôlée pour la période.
- Mutuelle correcte sur chaque résident.
- Factures comptabilisées (période en état Invoiced).
- Certificat eHealth actif.
Points clés à retenir¶
- La période suit toujours l'ordre Draft → Generated → Invoiced → Closed.
- Contrôlez avant de facturer : traitez chaque message d'auto-contrôle.
- Vérifiez le MDA — pas de tiers payant sans assurabilité valide.
- Un lot eFact par union de mutualités, pas par mutualité.
- Respectez la date limite d'envoi de chaque période (« deadline exceeded »).
- Un rejet se corrige puis se renvoie — le compteur Renvois évite les doublons.