Enregistrer les présences

Le registre de présence est ce sur quoi repose tout le centre de jour : il décide du forfait, du prix de journée et des soins. Il contient une ligne par usager et par jour, avec les heures d’arrivée et de départ.

Le registre du jour

Hébergement → Registre de présence CSJ ouvre le registre d’un jour : chaque usager dont le séjour court ce jour-là. Les jours déjà inscrits arrivent cochés, avec leurs heures.

  1. Cochez les usagers venus.

  2. Encodez leurs heures d’arrivée et de départ : sans elles, la journée ne donne pas droit au forfait.

  3. Cliquez sur Enregistrer le registre.

Décocher un usager retire sa journée.

Un jour pour un usager

Sur la fiche de l’usager, Ajouter un jour de présence ouvre une fenêtre pour un seul jour — le bon outil pour rattraper une quinzaine pour une personne.

  1. Choisissez la Date : aujourd’hui par défaut.

  2. Vérifiez Arrivée et Départ : ils partent des heures du centre.

  3. Si une hospitalisation ou un décès a interrompu la journée, choisissez-le sous Journée écourtée.

  4. Lisez le verdict avant d’enregistrer : Forfait dû, ou son Motif.

  5. Cliquez sur Enregistrer, ou sur Enregistrer et jour suivant pour passer au jour suivant.

  • Un jour déjà au registre est chargé, jamais doublé : enregistrer le met à jour.

  • Le jour suivant repart toujours vierge, sur les heures du centre.

  • Une notification confirme chaque jour enregistré, et dit si le forfait est dû.

Une journée qui donne droit au forfait

Une journée donne droit au forfait quand l’usager :

  • est resté au moins 6 heures, et

  • est arrivé au plus tard à 12 h ;

ou quand la journée a été écourtée par une hospitalisation ou un décès, aussi courte soit-elle. Sinon, le registre dit pourquoi : Moins de 6 heures, Arrivé après 12 h, ou Heure d’arrivée ou de départ manquante.

Une journée qui ne donne pas droit au forfait s’inscrit quand même : l’usager est venu, et le centre lui facture son prix de journée.

La clôture de 13 h

  • Avant 13 h, le registre du jour est ouvert.

  • Dès 13 h, il est fermé aux arrivées ; les départs peuvent encore être encodés.

  • Un jour passé ne peut être modifié que par un responsable, et chaque changement est conservé dans le journal d’audit.

  • Une ligne ajoutée après la clôture est marquée Saisi après la clôture.

Une fois le registre clôturé, son silence est une réponse : un usager attendu et non pointé n’est pas venu ce jour-là.

L’historique

Hébergement → Présences CSJ liste les jours inscrits, avec les filtres Aujourd’hui, Ce mois-ci, Forfait non dû, Saisi après la clôture et Centre fermé ce jour-là, groupés par habitant ou par jour.

Un jour inscrit un jour de semaine où le centre n’ouvre pas est signalé, jamais refusé : c’est soit une date mal encodée, soit une ouverture exceptionnelle.

À suivre