Elektronische facturatie (eFact)¶
De eFact is de elektronische verzending van het mutualiteitsaandeel (het RIZIV-forfait) naar de verzekeringsinstellingen (VI), via het eHealth- / MyCareNet-netwerk. Resthome stelt de bestanden samen, stuurt ze door en volgt de antwoorden voor u op — ontvangstbewijzen, afrekeningen, aanvaardingen en weigeringen.
Deze gids begeleidt u van begin tot einde: een periode genereren, controleren, factureren, de eFact versturen en de antwoorden verwerken.
Verplichting 2026
De elektronische facturatie van de forfaits is verplicht. De productie is gestart in april 2026; de uiterste rechte lijn om in orde te zijn is 1 oktober 2026. Resthome respecteert de uiterste verzenddata per periode en waarschuwt u wanneer een deadline nadert of overschreden is.
De cyclus van een periode in één oogopslag¶
Elke facturatiemaand is een periode die vier statussen doorloopt, in volgorde:
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Draft (concept) | De periode is aangemaakt, er is nog niets berekend. |
| Generated (gegenereerd) | De forfaits en aandelen zijn berekend, bewoner per bewoner. Te controleren. |
| Invoiced (gefactureerd) | De facturen zijn geboekt. De eFact kan samengesteld en verstuurd worden. |
| Closed (afgesloten) | De periode is voltooid en vergrendeld. |
De rode draad: Genereren → controleren → Facturen aanmaken → eFact genereren → versturen → antwoorden opvolgen.
1. Het dashboard met periodes¶
Open de toepassing MR/MRS → Dashboard. Elke maand is een kaart die het essentiële samenvat.
Op elke kaart:
- de status van de periode (Invoiced, Generated…);
- Invoices (aantal facturen) en Total;
- Resident Part (het aandeel ten laste van de bewoner);
- de uiterste eFact-datum (bv. « eFact: 20 sept. »);
- snelkoppelingen: View Invoices, eFact (de loten), eFact Cockpit.
« deadline exceeded »
Toont een kaart eFact: deadline exceeded in het rood, dan is de uiterste verzenddatum van die periode overschreden. Verstuur zonder uitstel — daarna kunnen sommige verzekeringsinstellingen het lot weigeren.
2. De periode genereren (Draft → Generated)¶
Open de periode van de maand. In status Draft telt maar één knop: Générer.
Een assistent « Générer la facturation » opent.
- Billing Period / data: herinnering aan de betrokken maand.
- Residents: laat leeg voor alle actieve bewoners (of richt op een specifieke bewoner voor een bijzonder geval).
- Charger MDA: laadt de reeds gecontroleerde verzekerbaarheid (MDA) — « Succès » of « en attente ». De legende toont de MDA-status van de periode.
Klik op Generate. De periode gaat naar Generated: Resthome heeft voor elke bewoner het Katz-forfait, het RIZIV-aandeel (mutualiteit) en het bewonersaandeel berekend.
In het tabblad Residents vindt u regel per regel terug:
- het verblijfstype (MR / MRS) en de kamer;
- de Katz-categorie (B, C, Cd, D…) of No Katz;
- de aanwezigheidsdagen en afwezigheidsdagen;
- het RIZIV-aandeel, het bewonersaandeel en het totaalbedrag.
De andere tabbladen: Billing Lines (de detailregels), Invoices (de facturen), eHealth (de uitwisselingen) en Info.
3. Controleren vóór het factureren¶
Dit is de belangrijkste stap. Bovenaan de periode geven tellers de gezondheidstoestand van de maand weer: Suppléments, Absences, Non facturés, MDA en Katz à faire (ontbrekende Katz-evaluaties in te vullen).
De automatische controle van Resthome
Na het genereren zeeft Resthome de periode en signaleert de afwijkingen in de discussiedraad (rechts). Elk bericht beschrijft het probleem én de te ondernemen actie. De meest voorkomende gevallen:
- Kamer vrijgekomen maar nog gefactureerd (overfacturatie) — een bewoner heeft zijn kamer in de loop van de maand verlaten, maar het verblijf wordt nog gefactureerd. → Maak een creditnota aan of sluit het verblijf af.
- Forfait OA overgedeclareerd — het einde van de RIZIV-tussenkomst (of een overlijden) ligt vóór het einde van de periode, maar het forfait werd verder gedeclareerd. → Maak een creditnota / een saldo aan voor de overgedeclareerde dagen.
- Overlijden — verblijf nog gefactureerd — de bewoner is overleden maar de kamer is nog niet vrijgegeven (« Verblijf afsluiten »).
- Lopende afwezigheden — niet-afgesloten afwezigheden beïnvloeden het forfait.
Behandel elk punt (knop Terminé eens opgelost) vóór het factureren.
Vérifier MDA — de knop Vérifier MDA controleert de verzekerbaarheid van uw bewoners bij de mutualiteiten (zie Verzekerbaarheid (MDA)). Een bewoner zonder geldige dekking kan niet in derdebetaler gefactureerd worden.
4. Facturen aanmaken (Generated → Invoiced)¶
Wanneer de controles op groen staan, klik op Créer les factures. Resthome genereert en boekt:
- de bewonersfacturen (aandeel ten laste van de bewoner / de familie);
- het mutualiteitsaandeel, dat de eFact zal voeden.
De periode gaat naar Invoiced. U kunt nog altijd Remettre en brouillon zolang u de eFact niet verstuurd hebt, indien een correctie nodig is.
5. De eFact genereren (de loten)¶
Klik op Générer eFact. Resthome stelt de loten samen — één elektronisch bestand per verzekeringsinstelling — en toont dan de lijst Lots eFact.
Eén lot per unie van mutualiteiten
De verzendingen worden gegroepeerd per unie (de grote VI-families), niet per kleine individuele mutualiteit: 100 (Landsbond der Christelijke), 300 (Solidaris), 500 (Onafhankelijke ziekenfondsen), 600 (HZIV), 900 (HR Rail)… Resthome zorgt voor de groepering.
Elke lotregel toont:
- de VI en haar code;
- de referentie van het lot (bv.
EF/2026/…) en de facturatiemaand; - de uiterste datum van verzending en de MDA-status;
- de status van het lot (Draft, verstuurd, aanvaard, geweigerd…);
- de bedragen: gefactureerd, aanvaard, geweigerd;
- bij weigering, de code en de reden van weigering.
6. Versturen en de antwoorden opvolgen¶
Zodra de loten samengesteld zijn, verstuurt u ze: de verzending vertrekt naar de verzekeringsinstellingen via het eHealth-netwerk.
De antwoordcyclus is automatisch:
- Ontvangstbewijs — de VI bevestigt het lot ontvangen te hebben.
- Afrekening — de VI stuurt het resultaat terug: aanvaard en/of geweigerd.
- Resthome punt de antwoorden af en werkt elk lot bij (aanvaarde / geweigerde bedragen, code en reden van weigering).
Een weigering behandelen
Wordt een lot (of een deel) geweigerd, dan zeggen de code en de reden van weigering waarom (verzekerbaarheid, forfait, data…). Corrigeer de oorzaak en verstuur opnieuw. De teller Renvois houdt de herzendingen bij om dubbels te vermijden.
De knop Réintégration laat toe om, indien nodig, regels opnieuw op te nemen (bijvoorbeeld na correctie) in een nieuwe verzending.
7. De eFact-cockpit¶
Vanaf een periode of een dashboardkaart biedt eFact Cockpit een stuuroverzicht: de status van alle loten en verzendingen in één oogopslag — doorgestuurd, aanvaard, geweigerd, in afwachting. Het ideale scherm om een maandelijkse campagne op te volgen en te zien wat blokkeert.
8. Creditnota's en regularisaties¶
Wanneer een bewoner in de loop van een reeds gefactureerde maand vertrekt of overlijdt, werd een deel van het verblijf of het forfait overgefactureerd. Resthome detecteert dit (zie de automatische controle hierboven) en bereidt de overeenkomstige creditnota of het saldo voor, om de niet-verschuldigde periode terug te betalen — aan bewonerszijde én, indien nodig, aan mutualiteitszijde via een corrigerend lot.
Vereisten¶
Te controleren vóór de verzending
- Verzekerbaarheid (MDA) gecontroleerd voor de periode.
- Correcte mutualiteit op elke bewoner.
- Facturen geboekt (periode in status Invoiced).
- eHealth-certificaat actief.
Belangrijkste punten om te onthouden¶
- De periode volgt altijd de volgorde Draft → Generated → Invoiced → Closed.
- Controleer vóór het factureren: behandel elk automatisch controlebericht.
- Controleer de MDA — geen derdebetaler zonder geldige verzekerbaarheid.
- Eén eFact-lot per unie van mutualiteiten, niet per mutualiteit.
- Respecteer de uiterste verzenddatum van elke periode (« deadline exceeded »).
- Een weigering corrigeert u en verstuurt u opnieuw — de teller Renvois vermijdt dubbels.