Facturation électronique (eFact)¶

L”eFact est l’envoi électronique de la part mutuelle (le forfait INAMI) aux organismes assureurs (OA), via le réseau eHealth / MyCareNet. Resthome construit les fichiers, les transmet et suit les réponses pour vous — accusés de réception, décomptes, acceptations et rejets.

Ce guide vous accompagne du début à la fin : générer une période, vérifier, facturer, envoyer l’eFact et traiter les retours.

Le cycle d’une période, en un coup d’œil¶

Chaque mois de facturation est une période qui passe par quatre états, dans l’ordre :

Le fil conducteur : Générer → vérifier → Créer les factures → Générer l’eFact → envoyer → suivre les réponses.

1. Le tableau de bord des périodes¶

Ouvrez l’application MR/MRS → Tableau de bord. Chaque mois est une carte qui résume l’essentiel.

Sur chaque carte :

• le statut de la période (Facturée, Générée…) ;

• Factures (nombre de factures) et Total ;

• Part résident (la part à charge du résident) ;

• l”échéance eFact (p. ex. « eFact : 20 sept. ») ;

• des raccourcis : Voir les factures, eFact (les lots), Cockpit eFact.

2. Générer la période (Brouillon → Générée)¶

Ouvrez la période du mois. À l’état Brouillon, un bouton compte : Générer.

Un assistant « Générer la facturation » s’ouvre.

• Période de facturation / dates : rappel du mois concerné.

• Résidents : laissez vide pour tous les résidents actifs (ou ciblez un résident pour un cas particulier).

• Charger le MDA : charge l’assurabilité (MDA) déjà vérifiée — « Succès » ou « en attente ». La légende indique l’état MDA de la période.

Cliquez sur Générer. La période devient Générée : Resthome a calculé, pour chaque résident, le forfait Katz, la part INAMI (mutuelle) et la part résident.

Dans l’onglet Résidents, vous trouvez ligne par ligne :

• le type de séjour (MR / MRS) et la chambre ;

• la catégorie Katz (B, C, Cd, D…) ou Pas de Katz ;

• les jours de présence et jours d’absence ;

• la part INAMI, la part résident et le montant total.

Les autres onglets : Lignes de facturation (le détail des lignes), Factures, eHealth (les échanges) et Info.

3. Vérifier avant de facturer¶

C’est l’étape la plus importante. En haut de la période, des compteurs donnent l’état de santé du mois : Suppléments, Absences, Non facturé, MDA et Katz à faire (évaluations Katz manquantes à compléter).

Vérifier MDA — le bouton Vérifier MDA contrôle l”assurabilité de vos résidents auprès des mutuelles. Un résident sans couverture valide ne peut pas être facturé en tiers payant.

4. Créer les factures (Générée → Facturée)¶

Lorsque les contrôles sont au vert, cliquez sur Créer les factures. Resthome génère et comptabilise :

• les factures résident (part à charge du résident / de la famille) ;

• la part mutuelle, qui alimentera l’eFact.

La période devient Facturée. Vous pouvez encore Remettre en brouillon tant que vous n’avez pas envoyé l’eFact, si une correction est nécessaire.

5. Générer l’eFact (les lots)¶

Cliquez sur Générer l’eFact. Resthome construit les lots — un fichier électronique par organisme assureur — puis affiche la liste des Lots eFact.

Chaque ligne de lot affiche :

• l”OA et son code ;

• la référence du lot (p. ex. EF/2026/…) et le mois de facturation ;

• l”échéance d’envoi et l’état MDA ;

• le statut du lot (Brouillon, envoyé, accepté, rejeté…) ;

• les montants : facturé, accepté, refusé ;

• en cas de refus, le code et le motif de rejet.

6. Les contrôles avant envoi¶

Avant qu’un lot ne parte, Resthome le passe au crible de tout ce qu’il peut vérifier sans interroger l’organisme assureur. Un lot en Brouillon ou Prêt porte un bouton Contrôles : vert Contrôles OK, ou rouge avec le nombre de problèmes trouvés.

En l’ouvrant, une ligne par problème s’affiche, avec le résident concerné (ou « (tout le lot) »), une Sévérité, le rejet que renverrait l’organisme assureur, et une colonne Que faire.

Ce que les contrôles cherchent¶

7. Couverture d’assurabilité et lots retenus¶

Chaque lot porte une pastille Couverture MDA — OK, Partielle, Manquante ou En attente — avec le nombre de résidents réellement envoyables (« 5/7 envoyables »). Le même indicateur figure dans l’onglet eHealth de la période.

Quand une partie du lot n’est pas couverte, vous n’avez pas à choisir entre retarder tout le monde et envoyer un fichier que vous savez rejeté :

• Scinder les non-assurés ne garde dans le lot que les résidents dont le MDA confirme l’assurance, et déplace tous les autres — sans MDA, « non assuré », ou MDA en erreur — dans un lot retenu distinct. La partie saine peut partir tout de suite.

• Le lot retenu attend. Relancez-y le MDA, réintégrez les résidents qui retrouvent une couverture, ou facturez-les directement.

• Libérer le lot retenu le remet en circulation dès que la couverture est OK.

À la libération, Resthome traite aussi le cas où un MDA a changé la mutuelle d’un résident : ces lignes sont réaiguillées vers le lot du bon organisme assureur — fusionnées dans un lot existant, ou placées dans un nouveau, lui-même retenu si un lot est déjà en vol pour cet organisme.

8. Envoyer et suivre les réponses¶

Une fois les lots construits, envoyez-les : la transmission part vers les organismes assureurs via le réseau eHealth.

Le cycle des réponses est automatique :

1. Accusé de réception (931000) — l’OA confirme avoir reçu le lot et passé le premier contrôle. C’est normal : il n’y a rien à renvoyer, attendez le décompte (quelques jours).

2. Notification avec avertissements (920098) ou rejet global (920099) — le cas échéant : soit le lot est accepté malgré des erreurs mineures, soit l’ensemble du lot est refusé (à corriger et renvoyer).

3. Décompte (920900) — le résultat final : montants acceptés et/ou rejetés. Resthome rapproche les réponses et met à jour chaque lot (code et motif de rejet).

Le bouton Réintégration permet, le cas échéant, de réintégrer des lignes (par exemple après correction) dans un nouvel envoi.

9. Le cockpit eFact¶

Depuis une période ou une carte du tableau de bord, le Cockpit eFact offre une vue de pilotage : l’état de tous les lots et envois d’un coup d’œil — transmis, acceptés, rejetés, en attente. C’est l’écran idéal pour suivre une campagne mensuelle et repérer ce qui bloque.

10. Notes de crédit et régularisations¶

Lorsqu’un résident part ou décède au cours d’un mois déjà facturé, une partie de l’hébergement ou du forfait a été surfacturée. Resthome le détecte (voir l’autocontrôle ci-dessus) et prépare la note de crédit ou le reliquat correspondant, pour rembourser la période indue — côté résident et, si nécessaire, côté mutuelle via un lot correctif.

Prérequis¶

Points clés à retenir¶

• La période suit toujours l’ordre Brouillon → Générée → Facturée → Clôturée.

• Vérifiez avant de facturer : traitez chaque message d’autocontrôle.

• Vérifiez le MDA — pas de tiers payant sans assurabilité valide.

• Un lot eFact par union de mutualités, pas par mutuelle.

• Respectez l”échéance d’envoi de chaque période (« échéance dépassée »).

• Un rejet se corrige puis se renvoie — le compteur Renvois évite les doublons.