Elektronische facturatie (eFact)¶
De eFact is de elektronische verzending van het mutualiteitsaandeel (het RIZIV-forfait) naar de verzekeringsinstellingen (VI), via het eHealth- / MyCareNet-netwerk. Resthome bouwt de bestanden, verstuurt ze en volgt de antwoorden voor u op — ontvangstbewijzen, afrekeningen, aanvaardingen en weigeringen.
Deze gids begeleidt u van begin tot einde: een periode genereren, controleren, factureren, de eFact versturen en de retours verwerken.
Verplichting 2026
De elektronische facturatie van de forfaits is verplicht. De productie startte in april 2026; de uiterste termijn om in orde te zijn is 1 oktober 2026. Resthome respecteert de verzendtermijnen per periode en verwittigt u wanneer een termijn nadert of overschreden is.
De cyclus van een periode, in één oogopslag¶
Elke facturatiemaand is een periode die vier toestanden doorloopt, in volgorde:
Toestand |
Wat het betekent |
|---|---|
Concept |
De periode is aangemaakt, er is nog niets berekend. |
Gegenereerd |
De forfaits en aandelen zijn berekend, bewoner per bewoner. Te controleren. |
Gefactureerd |
De facturen zijn geboekt. De eFact kan worden opgebouwd en verstuurd. |
Afgesloten |
De periode is beëindigd en vergrendeld. |
De rode draad: Genereren → controleren → Facturen aanmaken → eFact genereren → versturen → de antwoorden opvolgen.
1. Het dashboard van de periodes¶
Open de toepassing MR/MRS → Dashboard. Elke maand is een kaart die het essentiële samenvat.
Op elke kaart:
de status van de periode (Gefactureerd, Gegenereerd…);
Facturen (aantal facturen) en Totaal;
Bewonersaandeel (het deel ten laste van de bewoner);
de eFact-termijn (bv. « eFact: 20 sep »);
snelkoppelingen: Facturen bekijken, eFact (de loten), eFact-cockpit.
« Termijn overschreden »
Als een kaart eFact: termijn overschreden in het rood toont, is de verzendtermijn van deze periode verstreken. Verstuur zonder uitstel — daarna kunnen sommige verzekeringsinstellingen het lot weigeren.
2. De periode genereren (Concept → Gegenereerd)¶
Open de periode van de maand. In de toestand Concept telt één knop: Genereren.
Een wizard « Facturatie genereren » opent.
Facturatieperiode / data: herinnering aan de betrokken maand.
Bewoners: laat leeg voor alle actieve bewoners (of richt op één bewoner voor een specifiek geval).
MDA laden: laadt de reeds gecontroleerde verzekerbaarheid (MDA) — « Succes » of « in afwachting ». De legende toont de MDA-toestand van de periode.
Klik op Genereren. De periode wordt Gegenereerd: Resthome heeft voor elke bewoner het Katz-forfait, het RIZIV-aandeel (mutualiteit) en het bewonersaandeel berekend.
In het tabblad Bewoners vindt u regel per regel:
het verblijfstype (MR / MRS) en de kamer;
de Katz-categorie (B, C, Cd, D…) of Geen Katz;
de aanwezigheidsdagen en afwezigheidsdagen;
het RIZIV-aandeel, het bewonersaandeel en het totaalbedrag.
De andere tabbladen: Factuurregels (de details van de regels), Facturen, eHealth (de uitwisselingen) en Info.
3. Controleren vóór het factureren¶
Dit is de belangrijkste stap. Bovenaan de periode geven tellers de gezondheidstoestand van de maand: Supplementen, Afwezigheden, Niet gefactureerd, MDA en Katz te doen (ontbrekende Katz-evaluaties aan te vullen).
De zelfcontrole van Resthome
Na de generatie doorloopt Resthome de periode en signaleert het anomalieën in de discussiedraad (rechts). Elk bericht beschrijft het probleem en de te ondernemen actie. De meest frequente gevallen:
Kamer vrijgekomen maar nog gefactureerd (overfacturatie) — een bewoner heeft zijn kamer tijdens de maand verlaten, maar het verblijf wordt nog gefactureerd. → Maak een creditnota op of sluit het verblijf af.
Te veel aangegeven VI-forfait — het einde van de RIZIV-tegemoetkoming (of een overlijden) gaat het einde van de periode vooraf, maar het forfait werd verder aangegeven. → Maak een creditnota / saldo op voor de te veel aangegeven dagen.
Overlijden — verblijf nog gefactureerd — de bewoner is overleden maar de kamer is nog niet vrijgekomen (« Verblijf afsluiten »).
Lopende afwezigheden — niet-afgesloten afwezigheden beïnvloeden het forfait.
Behandel elk punt (knop Klaar eenmaal geregeld) vóór het factureren.
MDA controleren — de knop MDA controleren verifieert de verzekerbaarheid van uw bewoners bij de mutualiteiten. Een bewoner zonder geldige dekking kan niet in derdebetaler gefactureerd worden.
4. De facturen aanmaken (Gegenereerd → Gefactureerd)¶
Wanneer de controles groen zijn, klikt u op Facturen aanmaken. Resthome genereert en boekt:
de bewonersfacturen (deel ten laste van de bewoner / de familie);
het mutualiteitsaandeel, dat de eFact zal voeden.
De periode wordt Gefactureerd. U kunt nog Terugzetten naar concept zolang u de eFact niet hebt verstuurd, als een correctie nodig is.
5. De eFact genereren (de loten)¶
Klik op eFact genereren. Resthome bouwt de loten — één elektronisch bestand per verzekeringsinstelling — en toont vervolgens de lijst eFact-loten.
Eén lot per landsbond van mutualiteiten
De verzendingen worden per landsbond gegroepeerd (de grote VI-families), niet per kleine afzonderlijke mutualiteit: 100 (Landsbond), 300 (Solidaris), 500 (Nationale Unie), 600 (CAAMI), 900 (HR Rail)… Resthome zorgt voor de groepering.
Elke lotregel toont:
de VI en haar code;
de referentie van het lot (bv.
EF/2026/…) en de facturatiemaand;de verzendtermijn en de MDA-toestand;
de status van het lot (Concept, verzonden, aanvaard, geweigerd…);
de bedragen: gefactureerd, aanvaard, geweigerd;
bij weigering, de weigeringscode en -reden.
6. De controles vóór verzending¶
Voordat een zending vertrekt, toetst Resthome ze aan alles wat het kan nagaan zonder het ziekenfonds te bevragen. Een zending in Concept of Klaar draagt een knop Controles: groen Controles OK, of rood met het aantal gevonden problemen.
Bij het openen verschijnt één regel per probleem, met de betrokken bewoner (of « (volledige zending) »), een Ernst, de verwerping die het ziekenfonds zou terugsturen, en een kolom Wat te doen.
Ernst |
Betekenis |
|---|---|
Blokkerend |
De verzending wordt geweigerd, ongeacht de omgeving. |
Blokkerend in productie |
Getolereerd bij het testen, geweigerd in productie. |
Waarschuwing |
Verdient aandacht; verhindert de verzending nooit. |
Een geweigerde verzending betekent dat de functie werkt
Als Naar het ziekenfonds verzenden weigert, is dat bewust. Elke transmissie verbruikt een zendingsnummer, en een zending die met een gekend gebrek vertrekt, keert terug als verwerping nadat dat nummer voor niets is opgebruikt. Corrigeer de oorzaak, genereer het bericht opnieuw, verzend opnieuw.
Waar de controles naar zoeken¶
Probleem |
Waarom het ziekenfonds het zou verwerpen |
Wat te doen |
|---|---|---|
Bericht niet gegenereerd |
Er is geen bestand om te verzenden. |
Klik op Bericht genereren. |
Periode ≠ gefactureerde dagen |
De gefactureerde periode beslaat meer dagen dan ze factureert (verwerping 302240). |
Genereer de facturatieperiode opnieuw, niet de zending — de forfait wordt dan opgesplitst rond de afwezigheid. |
Forfait na het einde van de tegemoetkoming |
De regel factureert verder dan de overlijdens- of vertrekdatum. |
Genereer de periode opnieuw, of maak een creditnota op. |
Facturatie in de toekomst |
De laatste gefactureerde dag is nog niet verstreken (verwerping 300610 / 500610). |
Verzend zodra de maand voorbij is (M+1). |
Unie-code in plaats van een aangesloten ziekenfonds |
Gefactureerd onder een federatiecode; het ziekenfonds verwacht het aangesloten ziekenfonds. |
Voer de MDA opnieuw uit, of wijs de bewoner een aangesloten ziekenfonds toe. |
Verzekerbaarheid niet bevestigd |
Geen bruikbare MDA die de gefactureerde periode dekt. |
Voer MDA opnieuw uitvoeren uit voor die bewoner. |
Niet verzekerd volgens de MDA |
Het ziekenfonds antwoordde « niet verzekerd » voor de periode. |
Gebruik Niet-verzekerden afsplitsen (zie hieronder). |
CT1/CT2 zou leeg vertrekken |
De titulariscodes resulteren in nullen (verwerping 202703). |
Voer de MDA opnieuw uit voor de gefactureerde periode en genereer het bericht opnieuw. |
De verzekerbaarheid komt uit een simulatie |
Een gesimuleerde MDA verzint de titulariscodes. |
Voer een echte MDA uit en genereer het bericht opnieuw. |
De laatste MDA is mislukt — de verzekerbaarheid is verouderd (waarschuwing) |
Wat wordt weergegeven is het overblijfsel van een oudere geslaagde poging. |
Regel de oorzaak met het ziekenfonds en voer de MDA opnieuw uit. |
7. Verzekerbaarheidsdekking en vastgehouden zendingen¶
Elke zending draagt een label MDA-dekking — OK, Gedeeltelijk, Ontbrekend of In afwachting — met het aantal bewoners dat werkelijk verzendbaar is (« 5/7 verzendbaar »). Dezelfde indicator staat in het eHealth-tabblad van de periode.
Wanneer een deel van de zending niet gedekt is, hoeft u niet te kiezen tussen iedereen uitstellen en een bestand verzenden waarvan u weet dat het verworpen wordt:
Niet-verzekerden afsplitsen houdt in de zending enkel de bewoners over met een MDA die de verzekering bevestigt, en verplaatst alle andere — zonder MDA, « niet verzekerd », of MDA in fout — naar een aparte vastgehouden zending. Het gezonde deel kan meteen vertrekken.
De vastgehouden zending wacht. Voer er de MDA opnieuw uit, reïntegreer de bewoners die opnieuw gedekt zijn, of factureer hen rechtstreeks.
Vastgehouden zending vrijgeven brengt ze weer in omloop zodra de dekking OK is.
De vrijgave wordt geweigerd zolang de dekking niet OK is
Vastgehouden zending vrijgeven weigert zolang de dekking niet OK is, en toont u de huidige toestand. Ververs eerst de verzekerbaarheid — het hele nut van de vastgehouden zending is dat ze nooit vertrekt in een toestand die het ziekenfonds zou verwerpen.
Bij de vrijgave behandelt Resthome ook het geval waarin een MDA het ziekenfonds van een bewoner heeft gewijzigd: die regels worden omgeleid naar de zending van het juiste ziekenfonds — samengevoegd met een bestaande, of in een nieuwe geplaatst, die zelf wordt vastgehouden als er al een zending onderweg is voor dat ziekenfonds.
8. Verzenden en de antwoorden opvolgen¶
Zodra de loten opgebouwd zijn, verstuurt u ze: de verzending vertrekt naar de verzekeringsinstellingen via het eHealth-netwerk.
De antwoordcyclus is automatisch:
Ontvangstbewijs (931000) — de VI bevestigt het lot te hebben ontvangen en de eerste controle te hebben doorstaan. Dit is normaal: er is niets opnieuw te versturen, wacht op de afrekening (enkele dagen).
Kennisgeving met waarschuwingen (920098) of globale weigering (920099) — indien van toepassing: ofwel wordt het lot aanvaard ondanks kleine fouten, ofwel wordt het volledige lot geweigerd (te corrigeren en opnieuw te versturen).
Afrekening (920900) — het eindresultaat: aanvaarde en/of geweigerde bedragen. Resthome stemt de antwoorden af en werkt elk lot bij (weigeringscode en -reden).
Een weigering behandelen
Als een lot (of een deel ervan) geweigerd wordt, geven de weigeringscode en -reden aan waarom (verzekerbaarheid, forfait, data…). Corrigeer de oorzaak en verstuur opnieuw. De teller Herzendingen houdt de herzendingen bij om dubbels te vermijden.
De knop Herintegratie laat u toe om, indien van toepassing, regels (bijvoorbeeld na correctie) in een nieuwe verzending te herintegreren.
9. De eFact-cockpit¶
Vanuit een periode of een dashboardkaart biedt de eFact-cockpit een stuuroverzicht: de toestand van alle loten en verzendingen in één oogopslag — verzonden, aanvaard, geweigerd, in afwachting. Het is het ideale scherm om een maandelijkse campagne op te volgen en te zien wat blokkeert.
10. Creditnota’s en regularisaties¶
Wanneer een bewoner tijdens een reeds gefactureerde maand vertrekt of overlijdt, werd een deel van het verblijf of het forfait te veel gefactureerd. Resthome detecteert dit (zie de zelfcontrole hierboven) en bereidt de overeenkomstige creditnota of het saldo voor, om de onterechte periode terug te betalen — aan bewonerszijde en, indien nodig, aan mutualiteitszijde via een corrigerend lot.
Vereisten¶
Te controleren vóór het versturen
Verzekerbaarheid (MDA) gecontroleerd voor de periode.
Correcte mutualiteit op elke bewoner.
Facturen geboekt (periode in de toestand Gefactureerd).
Actief eHealth-certificaat.
Belangrijke punten om te onthouden¶
De periode volgt altijd de volgorde Concept → Gegenereerd → Gefactureerd → Afgesloten.
Controleer vóór het factureren: behandel elk zelfcontrolebericht.
Controleer de MDA — geen derdebetaler zonder geldige verzekerbaarheid.
Eén eFact-lot per landsbond van mutualiteiten, niet per mutualiteit.
Respecteer de verzendtermijn van elke periode (« termijn overschreden »).
Een weigering wordt gecorrigeerd en dan opnieuw verstuurd — de teller Herzendingen vermijdt dubbels.