eFact-weigeringen — oorzaken en oplossingen¶
Wanneer u de eFact verstuurt, controleert de verzekeringsinstelling (VI) elke lijn en stuurt u een resultaat terug. Deze pagina legt uit hoe u een antwoord leest, waarom een lot of een lijn geweigerd wordt, en hoe u corrigeert en opnieuw verstuurt.
Twee verdedigingslinies
De meeste oorzaken van weigering worden door Resthome onderschept vóór de verzending (automatische controle van de periode, controles bij het genereren). Ze verschijnen dan als een afwijkingsbericht dat u moet behandelen, niet als een weigering. De gevallen die er toch door raken, komen daarna terug als een weigering van de VI. Deze pagina behandelt beide.
De antwoordcyclus, in het kort¶
Na de verzending van een lot doen de antwoorden van de VI de status van het lot evolueren en vullen ze de bedragen in (gefactureerd / aanvaard / geweigerd):
Ontvangstbewijs — de VI bevestigt het bestand ontvangen te hebben en de eerste controle te hebben doorstaan. Niets te doen.
Afrekening van de VI — de VI stuurt het resultaat lijn per lijn terug: wat aanvaard en wat geweigerd is. Resthome stemt deze afrekening af en werkt de bedragen van het lot bij.
Aanvaarding en/of weigering — drie mogelijke uitkomsten:
alles aanvaard → het lot is afgerekend en kan afgesloten worden ;
gedeeltelijke weigering — bepaalde lijnen worden geweigerd, de rest wordt betaald: u corrigeert en verstuurt enkel de geweigerde lijnen ;
globale weigering — het volledige lot wordt geweigerd, niets wordt betaald: u corrigeert de oorzaak en verstuurt een nieuw lot.
Wanneer wordt een lot globaal geweigerd?
De verzekeringsinstelling weigert het volledige lot (920099) bij een blokkerende fout of wanneer het foutenpercentage ongeveer 5 % van de lijnen overschrijdt. Daaronder worden de foutieve lijnen gedeeltelijk geweigerd en wordt de rest betaald — vandaar het belang om de automatische controle en de MDA vóór het versturen te behandelen.
Een lijst lezen waarin zendingen opnieuw zijn verstuurd¶
Een verworpen zending wordt nooit ter plaatse gewijzigd: ze corrigeren levert een hernieuwde verzending op, een nieuwe zending die het overneemt. Over een maand kan één factuur dus door een keten van zendingen worden gedragen. De lijst is gemaakt om u de draad te tonen, niet het papierwerk.
De status op een regel is die van de volledige draad — de laatste hernieuwde verzending in de keten. Een zending die verworpen, opnieuw verstuurd en daarna betaald werd, leest als Afgerekend, want dat is waar de factuur werkelijk staat.
De kolom Huidige zending benoemt de levende zending van de draad.
Een verworpen kop openen brengt u op een banner — Hernieuwde verzending al aangemaakt — met een knop De lopende hernieuwde verzending openen. De eigen status eronder is historisch: de correcties horen thuis op de levende hernieuwde verzending, niet hier.
« Mijn zendingen zijn verdwenen »
De lijst opent op het filter Actieve draden, dat de reeds vervangen draden inklapt — globaal verworpen en daarna opnieuw ingediend, of opgegeven — zodra een nieuwe zending hetzelfde ziekenfonds voor dezelfde maand dekt. Eén levende regel per ziekenfonds, in plaats van een stapel doodlopende sporen.
Er wordt niets verwijderd. Schakel over naar het filter Vervangen / opgegeven om ze terug te vinden, of open de levende zending en gebruik de knop Hernieuwde verzendingen / levenscyclus (☰), die elke zending opsomt die dit ziekenfonds voor deze maand heeft gefactureerd.
Bij elke geweigerde lijn geven een code en een reden van weigering in klare taal de oorzaak aan.
Frequente oorzaken van weigering → actie¶
Oorzaak |
Wat u ziet |
Actie in Resthome |
|---|---|---|
Verzekerbaarheid (MDA) niet geldig of ontbrekend |
Teller MDA niet groen ; lot tegengehouden bij verzending ; of weigering van de VI voor verzekerbaarheid |
Start MDA controleren, verkrijg de status Succes voor elke bewoner, en genereer de eFact opnieuw. De MDA moet gevalideerd zijn vóór het genereren. |
Verkeerd of ontbrekend ziekenfonds |
Het forfait gaat naar de verkeerde VI (weigering) of verschijnt niet in het lot |
Vul het ziekenfonds in / corrigeer het op de fiche van de bewoner, en genereer opnieuw. Controleer dat elke bewoner die in derdebetaler wordt gefactureerd een ziekenfonds heeft. |
Forfait gedeclareerd na het einde van de tussenkomst |
Automatische controle: « forfait VI overgedeclareerd » ; de VI weigert de teveel gedeclareerde dagen |
Maak een creditnota / een saldo aan voor de overgedeclareerde dagen (zie verder). |
Kamer vrijgekomen / overlijden — verblijf nog gefactureerd |
Automatische controle: overfacturatie ; weigering van de onterechte dagen |
Verblijf afsluiten op de juiste datum + creditnota. |
Niet-afgesloten afwezigheid |
Teller Afwezigheden actief ; forfaitdagen vervalst |
Sluit de afwezigheden van de periode af en controleer de dagen opnieuw. |
Ontbrekende Katz-categorie of verlopen evaluatie |
Teller « Katz te doen » ; blokkering bij het genereren |
Vul de Katz-evaluatie aan of vernieuw ze, en genereer opnieuw. |
Ontbrekend of verkeerd INSZ |
Verplicht identificatiegegeven → technische weigering |
Corrigeer het INSZ op de fiche van de bewoner en genereer opnieuw. |
Dubbele verzending |
De VI meldt een reeds ontvangen verzending |
Verstuur een reeds aanvaard lot niet opnieuw. Voor een gerechtvaardigde heruitzending steunt u op de teller Heruitzendingen (anti-dubbel). |
Discordantie van bedrag / tarief |
De VI stuurt een onverwacht bedrag/tarief terug |
Controleer het toegepaste tarief en het bedrag van de lijn, corrigeer de instelling, genereer opnieuw, verstuur opnieuw. |
Technische weigering / formaatfout |
Globale weigering: het bestand doorstond de formaatcontrole niet |
Zeldzaam geval om te escaleren: gebruik Contact VI of Helpdesk, corrigeer, en verstuur een nieuw lot. |
Opnieuw verzenden, of afzien van de verwerping¶
Een verworpen lot laat u twee wegen, en Resthome houdt beide bij.
Opnieuw verzenden¶
Opnieuw verzenden bouwt een nieuw lot op basis van het verworpen lot. Elke lijn wordt opnieuw gerouteerd naar de verzekeringsinstelling waartoe de bewoner vandaag werkelijk behoort — vaak precies waar de verwerping over ging.
Als de lijnen nu onder meerdere instellingen vallen, maakt Resthome één lot per instelling aan.
Een lot kan slechts één keer opnieuw worden verzonden: als er al een herverzending bestaat, verwijst Resthome u ernaar in plaats van een duplicaat aan te maken.
Opnieuw verzenden stuurt ongewijzigde inhoud
Als de facturatie werd gecorrigeerd sinds het lot werd verzonden — een verblijf afgesloten, een overlijden afgetopt, lijnen opnieuw gegenereerd — zou opnieuw verzenden de bedragen van vóór de correctie versturen. Resthome detecteert dat en stuurt u naar de regeneratiestroom, die opnieuw opbouwt vanuit de huidige facturatie.
Afzien¶
Soms is de verwerping terecht en valt er niets te corrigeren. Afzien legt die beslissing vast: het lot wordt niet opnieuw verzonden, de verwerping van de instelling blijft, en het lot verlaat de werklijst « Opnieuw te verzenden ».
Het is omkeerbaar: een lot waarvan werd afgezien, kan op elk moment terug op de werklijst worden gezet. Zowel de afstand als de annulatie ervan worden in het logboek van het lot genoteerd, zodat de beslissing traceerbaar blijft.
Afzien is een beheersbeslissing
Het is geen manier om de lijst op te ruimen. Afzien betekent het verlies van het betrokken bedrag aanvaarden — soms de juiste keuze wanneer de correctie meer zou kosten dan ze opbrengt.
Corrigeren, dan opnieuw versturen¶
Het principe: u duwt een geweigerd lot niet zomaar opnieuw door — u corrigeert de oorzaak bij de bron, en verstuurt dan opnieuw.
Lus corrigeren → opnieuw versturen. Nadat u de oorzaak hebt behandeld (MDA, ziekenfonds, Katz, afwezigheid, datums…), genereert u het betrokken deel opnieuw en verstuurt u het. De teller Heruitzendingen houdt elke retransmissie bij om te vermijden dat u tweemaal hetzelfde lot verstuurt.
Herintegratie. De knop Herintegratie laat toe om lijnen (bijvoorbeeld geweigerde lijnen, eens gecorrigeerd) in een nieuwe verzending te herintegreren, in plaats van alles over te doen.
Creditnota / corrigerend lot. Telkens u meer hebt gefactureerd dan verschuldigd — vertrek of overlijden tijdens een gefactureerde maand, overgedeclareerd forfait — bereidt Resthome een creditnota voor (bewonerszijde) en, indien het mutualiteitsaandeel betrokken is, een corrigerend lot naar de VI. De creditlijnen worden in de volgende eFact-verzending opgenomen.
De antwoorden die u kunt tegenkomen¶
Afhankelijk van het bericht van de VI kunt u, in de statussen of het logboek van het lot, tegenkomen:
Antwoord |
Code |
Wat het betekent |
|---|---|---|
Ontvangstbewijs |
931000 |
De VI heeft het bestand ontvangen en de eerste controle doorstaan. Normale stap. |
Melding met waarschuwingen |
920098 |
Het lot is aanvaard, maar met waarschuwingen (kleine fouten) om te lezen. |
Afrekening |
920900 |
Het resultaat lijn per lijn: aanvaarde en geweigerde bedragen. Hier verschijnen de gedeeltelijke weigeringen om te corrigeren. |
Globale weigering |
920099 |
Het volledige lot is geweigerd (te veel fouten). Corrigeer de oorzaak en verstuur een nieuw lot. |
Technische weigering |
920999 |
Het bestand doorstond de formaatcontrole niet ; retransmissie nodig na correctie. |
Kernpunten¶
Voorkomen is beter dan genezen: behandel de automatische controleberichten en valideer de MDA vóór u factureert — zo vermijdt u de meeste weigeringen.
Een gedeeltelijke weigering corrigeert u lijn per lijn; een globale weigering verstuurt u opnieuw als een nieuw lot.
Een overfacturatie (vertrek, overlijden, overgedeclareerd forfait) corrigeert u met een creditnota / corrigerend lot, niet met een gewone heruitzending.