Elektronische facturatie in woonzorgcentra: de gids 2026
MDA, eAgreement Light, eFact, WalCareNet: begrijp het circuit, bereid de deadline van 1 oktober 2026 voor en stap zonder stress over van driemaandelijks papier naar een maandelijkse flow.
Download de gidsOntdek de functies
Inleiding
Jarenlang factureerden de Waalse woonzorgcentra de verzekeringsinstellingen op papier, per kwartaal: stapels documenten, lange betalingstermijnen en fouten die weken later werden ontdekt.
Vanaf 1 oktober 2026 worden de maandelijkse elektronische facturatie en eAgreement Light verplicht voor de Waalse WZC en dagverzorgingscentra (officiële AVIQ-kalender). De digitalisering van de uitwisselingen via WalCareNet is onomkeerbaar: er is geen weg terug.
In deze gids doorlopen we het volledige circuit stap voor stap, met schermafbeeldingen: de opname, de MDA-verzekerbaarheidscontrole, de akkoordaanvragen, de maandelijkse eFact-facturatie, de supplementen en afwezigheden, de boekhouding en de opvolging van verwerpingen. Volg de volgorde en bouw uw eigen flow op terwijl u leest.
De volledige flow, stap voor stap
1. Alles begint bij de opname
Betrouwbare facturatie wordt beslist vóór de eerste factuur: identiteit en INSZ van de bewoner, mutualiteit en verblijfstype worden bij de opname verzameld. In Resthome is het opnametraject een visuele pijplijn — hier ingevoerde gegevens worden nooit opnieuw ingetikt.
2. MDA: verzekerbaarheid controleren vóór facturatie
Member Data Access bevraagt elektronisch de mutualiteiten over de verzekerbaarheid van de bewoner. Het AVIQ noemt het een essentiële en verplichte stap: een groot deel van de verwerpingen komt van verouderde verzekerbaarheidsgegevens, detecteerbaar bij opname en vóór elke facturatiecyclus.
3. eAgreement Light: akkoordaanvragen, zonder overtypen
De akkoordaanvraag wordt in de software voorbereid, elektronisch ondertekend en via WalCareNet verstuurd. Eerlijke scope: in fase 1 is de verzending digitaal — de beslissing komt nog per post terug; de digitalisering van de terugkeer is aangekondigd voor januari 2027.
4. eFact: de maandelijkse periode in de praktijk
Eén periode per maand, met status en deadline: de elektronische factuur vertrekt in derdebetalersregeling uiterlijk de 20e van de volgende maand. Bij het genereren kruist de software aanwezigheidsdagen, Katz-forfaits, MDA-verzekerbaarheid en supplementen — en meldt inconsistenties vóór de verzending in plaats van erna. Voorbeeld hieronder: een vroeger vrijgekomen kamer wordt gedetecteerd, de creditnota wordt voorgesteld.
5. Supplementen, afwezigheden, boekhouding: het voordeel van alles-in-één
Kapper, pedicure, dranken: elk supplement wordt meteen op de fiche van de bewoner geregistreerd en stroomt automatisch in de factuur van de periode. Afwezigheden en vertrekken worden bij het genereren meegenomen. En omdat Resthome op Odoo is gebouwd, ontstaan de facturen rechtstreeks in de boekhouding: aandeel mutualiteit, aandeel bewoner, afpunting en betalingsopvolging — nul herexport, nul herinvoer.
6. Opvolging: cockpit, afrekeningen en verwerpingen
Na de verzending beantwoordt één dashboard de vraag “wat moet ik nu doen?”: te verzenden bedragen, verwachte antwoorden van de mutualiteiten, te corrigeren lijnen, late betalingen. De honderden verwerpingscodes van RIZIV / WalCareNet worden in klare taal gedecodeerd en per oorzaak gegroepeerd — fouten worden intern rechtgezet, niet via regularisatie.
Driemaandelijks papier of een geïntegreerde elektronische flow?
Wat de overstap van het historische papieren proces naar een geïntegreerde suite zoals Resthome concreet verandert:
| Papier / driemaandelijks | Resthome | |
|---|---|---|
| Maandelijks ritme met opvolging van de deadline van de 20e | ✗ | ✓ |
| Geïntegreerde MDA-verzekerbaarheidscontrole | ✗ | ✓ |
| Elektronische verzending via MyCareNet / WalCareNet | ✗ | ✓ |
| Inconsistenties gedetecteerd vóór verzending | ✗ | ✓ |
| Supplementen geïntegreerd in de factuur van de bewoner | ✗ | ✓ |
| Afwezigheden en vertrekken automatisch verwerkt | ✗ | ✓ |
| Facturen rechtstreeks in de boekhouding aangemaakt (Odoo) | ✗ | ✓ |
| Verwerpingen gedecodeerd in klare taal, per oorzaak | ✗ | ✓ |
| Traceerbaarheid van verzendingen en retouren | ✗ | ✓ |
| Recht op de eenmalige RIZIV-premie van €800 | ✗ | ✓ |
De functies in één oogopslag
Het overzicht van functies die software voor elektronische facturatie in een woonzorgcentrum zou moeten dekken — en die we in Resthome hebben geïmplementeerd:
Maandelijkse facturatie
eHealth & uitwisselingen
Supplementen & afwezigheden
Boekhouding & opvolging (Odoo)
Wat u erbij wint
Eén flow, van opname tot betaling
Bij de opname ingevoerde gegevens voeden MDA, Katz-forfaits, supplementen en de factuur — zonder herinvoer.
Het maandritme gehaald zonder aanwervingen
Periodes voorbereid, gecontroleerd en verzonden vóór de 20e, met meldingen.
Minder verwerpingen, sneller betaald
Verzekerbaarheid vooraf gecontroleerd, inconsistenties gedetecteerd vóór verzending.
Boekhouding altijd up-to-date
Facturen ontstaan in de Odoo-boekhouding: afpunting, betalingen VI en families.
Verifieerbare transparantie
Publieke erkenningsstatussen (NIC, AVIQ-FAQ), eAgreement-fasering eerlijk aangekondigd.
Tijd terug voor zorg
Elk gewonnen administratief uur is een uur beschikbaar voor de bewoners.
En in de volledige gids…
De pdf van 16 pagina's herneemt alles hierboven in detail, met schermafbeeldingen, en voegt toe: de exacte rol van elke actor (RIZIV, AVIQ, mutualiteiten, NIC), de volledige officiële kalender, het voorkomen van verwerpingen, de eenmalige RIZIV-premie van €800, de criteria om erkende software te kiezen en de volledige voorbereidingschecklist in 10 punten.