Facturation électronique en maison de repos : le guide 2026
MDA, eAgreement Light, eFact, WalCareNet : comprendre le circuit, préparer l'échéance du 1er octobre 2026 et passer du papier trimestriel au flux mensuel sans stress.
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Introduction
Pendant des années, les maisons de repos wallonnes ont facturé les organismes assureurs sur papier, au rythme trimestriel : des piles de documents, des délais de paiement longs et des erreurs découvertes des semaines après les faits.
Dès le 1er octobre 2026, la facturation électronique mensuelle et l'eAgreement Light deviennent obligatoires pour les MR, MRS et centres de soins de jour wallons (calendrier officiel AVIQ). La digitalisation des échanges via WalCareNet est irréversible : il n'y aura pas de retour en arrière.
Dans ce guide, nous déroulons le circuit complet étape par étape, captures d'écran à l'appui : l'admission, le contrôle d'assurabilité MDA, les demandes d'accord, la facturation eFact mensuelle, les suppléments et absences, la comptabilité et le suivi des rejets. Suivez-le dans l'ordre et reconstituez votre propre flux au fil de la lecture.
Le flux complet, étape par étape
1. Tout commence à l'admission
Une facturation fiable se joue avant la première facture : identité et NISS du résident, mutualité, type de séjour se constituent à l'admission. Dans Resthome, le parcours d'admission est un pipeline visuel — les données saisies ici ne seront plus jamais ressaisies.
2. Le MDA : vérifier l'assurabilité avant de facturer
Le Member Data Access interroge électroniquement les mutualités sur la situation d'assurabilité du résident. L'AVIQ le qualifie d'étape essentielle et obligatoire : une part importante des rejets provient de données d'assurabilité périmées, détectables dès l'admission puis avant chaque cycle de facturation.
3. eAgreement Light : les demandes d'accord, sans recopiage
La demande d'accord se prépare dans le logiciel, se signe électroniquement et part via WalCareNet. Périmètre honnête : en phase 1, l'envoi est dématérialisé — la décision revient encore par courrier ; la digitalisation du retour est annoncée pour janvier 2027.
4. eFact : la période mensuelle en pratique
Une période par mois, son état, son échéance : la facture électronique part en tiers payant au plus tard le 20 du mois suivant. À la génération, le logiciel croise jours de présence, forfaits Katz, assurabilité MDA et suppléments — et signale les incohérences avant l'envoi plutôt qu'après. Exemple ci-dessous : une chambre libérée plus tôt est détectée, la note de crédit est proposée.
5. Suppléments, absences, comptabilité : l'avantage du tout-intégré
Coiffeur, pédicure, boissons : chaque supplément est encodé au fil de l'eau sur la fiche du résident et bascule automatiquement dans la facture de la période. Les absences et sorties sont prises en compte à la génération. Et parce que Resthome est construit sur Odoo, les factures naissent directement dans la comptabilité : part mutualité, part résident, lettrage et suivi des paiements — zéro réexport, zéro réencodage.
6. Le suivi : cockpit, décomptes et rejets
Après l'envoi, un tableau de bord unique répond à la question « que dois-je faire maintenant ? » : montants à envoyer, réponses attendues des mutualités, lignes à corriger, paiements en retard. Les centaines de codes de rejet INAMI / WalCareNet sont décodés en langage clair et regroupés par cause — les erreurs se corrigent en interne, pas en régularisation.
Papier trimestriel ou flux électronique intégré ?
Ce que change concrètement le passage du processus papier historique à une suite intégrée comme Resthome :
| Papier / trimestriel | Resthome | |
|---|---|---|
| Rythme mensuel avec échéance du 20 suivie | ✗ | ✓ |
| Contrôle d'assurabilité MDA intégré | ✗ | ✓ |
| Envoi électronique via MyCareNet / WalCareNet | ✗ | ✓ |
| Incohérences détectées avant l'envoi | ✗ | ✓ |
| Suppléments intégrés à la facture du résident | ✗ | ✓ |
| Absences et sorties prises en compte automatiquement | ✗ | ✓ |
| Factures créées directement dans la comptabilité (Odoo) | ✗ | ✓ |
| Rejets décodés en langage clair, par cause | ✗ | ✓ |
| Traçabilité des envois et des retours | ✗ | ✓ |
| Éligibilité à la prime unique INAMI de 800 € | ✗ | ✓ |
Les fonctionnalités en un coup d'œil
La grille des fonctionnalités qu'un logiciel de facturation électronique pour maison de repos devrait couvrir — et que nous avons implémentée dans Resthome :
Facturation mensuelle
eHealth & échanges
Suppléments & absences
Comptabilité & suivi (Odoo)
Ce que vous y gagnez
Un seul flux, de l'admission au paiement
Les données saisies à l'admission alimentent le MDA, les forfaits Katz, les suppléments et la facture — sans ressaisie.
Le rythme mensuel tenu sans embaucher
Périodes préparées, contrôlées et envoyées avant le 20 du mois, avec alertes.
Moins de rejets, encaissés plus vite
Assurabilité vérifiée en amont, incohérences détectées avant l'envoi.
La comptabilité déjà à jour
Les factures naissent dans la compta Odoo : lettrage, paiements OA et familles.
Une transparence vérifiable
Statuts d'agrément publics (CIN, FAQ AVIQ), phasing eAgreement annoncé honnêtement.
Du temps rendu au soin
Chaque heure administrative gagnée est une heure disponible pour les résidents.
Et dans le guide complet…
Le PDF de 16 pages reprend tout ce qui précède en détail, captures à l'appui, et ajoute : le rôle exact de chaque acteur (INAMI, AVIQ, mutualités, CIN), le calendrier officiel complet, la prévention des rejets, la prime unique INAMI de 800 €, les critères de choix d'un logiciel agréé et la checklist complète de préparation en 10 points.
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