Rejets eFact — causes et solutions¶
Quand vous envoyez l'eFact, l'organisme assureur (OA) vérifie chaque ligne et vous renvoie un résultat. Cette page explique comment lire une réponse, pourquoi un lot ou une ligne est rejeté, et comment corriger puis renvoyer.
Deux lignes de défense
La plupart des causes de rejet sont interceptées par Resthome avant l'envoi (auto-contrôle de la période, contrôles à la génération). Elles apparaissent alors comme un message d'anomalie à traiter, pas comme un rejet. Les cas qui passent malgré tout reviennent ensuite sous forme de rejet de l'OA. Cette page couvre les deux.
Le cycle de réponse, en clair¶
Après l'envoi d'un lot, les réponses de l'OA font évoluer le statut du lot et remplissent les montants (facturé / accepté / refusé) :
- Accusé de réception — l'OA confirme avoir reçu le fichier et passé le premier contrôle. Rien à faire.
- Décompte de l'OA — l'OA renvoie le résultat ligne par ligne : ce qui est accepté et ce qui est refusé. Resthome rapproche ce décompte et met à jour les montants du lot.
- Acceptation et/ou rejet — trois issues possibles :
- tout est accepté → le lot est décompté, puis peut être clôturé ;
- rejet partiel — certaines lignes sont refusées, le reste est payé : on ne corrige et ne renvoie que les lignes refusées ;
- rejet global — le lot entier est refusé, rien n'est payé : on corrige la cause et on renvoie un lot neuf.
Sur chaque ligne refusée, un code et un motif de rejet en clair pointent la cause.
Causes de rejet fréquentes → action¶
| Cause | Ce que vous voyez | Action dans Resthome |
|---|---|---|
| Assurabilité (MDA) non valide ou manquante | Compteur MDA pas au vert ; lot retenu à l'envoi ; ou rejet de l'OA pour assurabilité | Lancer Vérifier MDA, obtenir le statut Succès pour chaque résident, puis régénérer l'eFact. Le MDA doit être validé avant de générer. |
| Mutuelle erronée ou absente | Le forfait part au mauvais OA (rejet) ou n'apparaît pas dans le lot | Renseigner/corriger la mutuelle sur la fiche du résident, puis régénérer. Vérifier que chaque résident facturé en tiers payant a bien une mutuelle. |
| Forfait déclaré au-delà de la fin d'intervention | Auto-contrôle : « forfait OA sur-déclaré » ; l'OA refuse les jours en trop | Émettre une note de crédit / un reliquat pour les jours sur-déclarés (voir plus bas). |
| Chambre libérée / décès — hébergement encore facturé | Auto-contrôle : surfacturation ; refus des jours indus | Clôturer l'hébergement à la bonne date + note de crédit. |
| Absence non clôturée | Compteur Absences actif ; jours de forfait faussés | Clôturer les absences de la période, puis re-contrôler. |
| Catégorie Katz manquante ou évaluation expirée | Compteur « Katz à faire » ; blocage à la génération | Compléter ou renouveler l'évaluation Katz, puis régénérer. |
| NISS manquant ou incorrect | Donnée d'identification obligatoire → rejet technique | Corriger le NISS sur la fiche du résident, puis régénérer. |
| Double envoi | L'OA signale un envoi déjà reçu | Ne pas renvoyer un lot déjà accepté. Pour un renvoi légitime, s'appuyer sur le compteur Renvois (anti-doublon). |
| Discordance de montant / tarif | L'OA renvoie un montant/tarif inattendu | Vérifier le tarif appliqué et le montant de la ligne, corriger le paramétrage, régénérer, renvoyer. |
| Rejet technique / de format | Rejet global : le fichier n'a pas passé le contrôle de format | Cas rare à escalader : utiliser Contact OA ou Helpdesk, corriger, puis renvoyer un lot neuf. |
Corriger, puis renvoyer¶
Le principe : on ne repousse pas un lot rejeté tel quel — on corrige la cause à la source, puis on renvoie.
- Boucle corriger → renvoyer. Après avoir traité la cause (MDA, mutuelle, Katz, absence, dates…), régénérez la partie concernée et renvoyez. Le compteur Renvois garde la trace de chaque retransmission pour éviter d'envoyer deux fois le même lot.
- Réintégration. Le bouton Réintégration permet de réintégrer des lignes (par exemple des lignes rejetées, une fois corrigées) dans un nouvel envoi, plutôt que de tout refaire.
- Note de crédit / lot correctif. Chaque fois que vous avez facturé plus que dû — départ ou décès en cours de mois facturé, forfait sur-déclaré — Resthome prépare une note de crédit (côté résident) et, si la part mutuelle est concernée, un lot correctif vers l'OA. Les lignes de crédit sont intégrées à l'envoi eFact suivant.
Les réponses que vous pouvez croiser¶
Selon le message renvoyé par l'OA, vous pouvez apercevoir, dans les statuts ou le journal du lot :
| Réponse | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Accusé de réception | L'OA a reçu le fichier et il a passé le premier contrôle. Étape normale. |
| Notification avec avertissements | Le lot est accepté, mais avec des avertissements (erreurs mineures) à lire. |
| Décompte | Le résultat ligne par ligne : montants acceptés et refusés. C'est ici qu'apparaissent les rejets partiels à corriger. |
| Rejet global | Le lot entier est refusé (trop d'erreurs). Corriger la cause et renvoyer un lot neuf. |
| Rejet technique | Le fichier n'a pas passé le contrôle de format ; retransmission nécessaire après correction. |
Points clés¶
- Prévenez plutôt que guérir : traitez les messages d'auto-contrôle et validez le MDA avant de facturer — la plupart des rejets sont ainsi évités.
- Un rejet partiel se corrige ligne par ligne ; un rejet global se renvoie en lot neuf.
- Une surfacturation (départ, décès, forfait sur-déclaré) se corrige par une note de crédit / un lot correctif, pas par un simple renvoi.