Questions fréquentes (FAQ)¶

Q: Comment vérifier l'assurabilité (MDA) d'un résident ?

Créez une requête MDA (eHealth → Assurabilité → Requêtes MDA) avec le résident, le NISS pré-rempli et la période, puis cliquez Envoyer (Sync) : la réponse revient immédiatement. Faites-le en début de mois, avant de facturer, pour éviter les rejets eFact.

Q: Comment générer une période eFact ?

Ouvrez la période du mois en état Draft, cliquez Générer, laissez Residents vide pour tous les résidents actifs, cliquez Charger MDA puis Generate. La période passe en Generated : le forfait Katz, la part INAMI et la part résident sont calculés pour chaque résident.

Q: Comment envoyer une période eFact et suivre les réponses ?

Depuis le Cockpit eFact ou les lots, cliquez Tout envoyer : les lots partent vers les mutuelles via eHealth. Cliquez ensuite Récupérer les réponses ; chaque lot passe Envoyé → Accusé reçu → Accepté / Rejeté, Resthome rapprochant les montants automatiquement.

Q: Pourquoi une facture eFact est-elle rejetée, et comment corriger ?

Le code et le motif de rejet indiquent la cause (assurabilité, forfait, dates). Corrigez-la puis renvoyez ; le compteur Renvois évite les doublons et le bouton Réintégration permet de réintégrer des lignes dans un nouvel envoi.

Q: Qu'est-ce qu'un lot eFact par union ?

Les envois sont regroupés par union de mutualités (100 Alliance nationale, 300 Solidaris, 500 Union nationale, 600 CAAMI, 900 HR Rail…), pas par petite mutualité individuelle. Resthome s'occupe du regroupement.

Q: Comment calculer le Katz d'un résident ?

Depuis la fiche du résident, ouvrez Katz, cliquez Nouveau et cotez les 6 critères (se laver, s'habiller, transfert et déplacements, aller à la toilette, continence, manger) de 1 à 4, puis Confirmez et Validez. La catégorie et le forfait se mettent à jour automatiquement.

Q: Quelles sont les catégories Katz ?

O (autonome, non remboursée par l'INAMI), A (dépendance légère), B (dépendance moyenne), C (forte dépendance) et Cd / Cc (forte dépendance avec désorientation ou cas particuliers).

Q: Comment facturer un mois de A à Z dans Resthome ?

Ouvrez la période, vérifiez le MDA, cliquez Générer, Créer les factures puis comptabilisez la part résident ; ensuite Générer l'eFact, envoyez la part mutuelle aux organismes assureurs et récupérez les réponses. La part résident et la part mutuelle avancent en parallèle sur une même période.

Q: Comment enregistrer une absence ou une hospitalisation ?

Ouvrez la période du mois (ou la fiche du résident) et ajoutez une absence en indiquant le type, la date/heure de départ et de retour, puis Enregistrez. La facturation du résident se synchronise automatiquement ; le forfait est réduit pour les jours d'absence selon la règle de midi.

Q: Que se passe-t-il au départ ou au décès d'un résident ?

Clôturez son séjour en indiquant la date de sortie et le motif (départ, décès, transfert). Resthome arrête la facturation à la bonne date, prépare la note de crédit pour l'hébergement facturé d'avance et signale la sortie à la mutuelle.

Cette page regroupe des réponses courtes aux questions les plus courantes. Chaque réponse renvoie vers la page de documentation qui la détaille.

Prise en main¶

Comment me connecter à Resthome ?¶

Ouvrez votre navigateur à l'adresse fournie par votre établissement, saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis cliquez sur Se connecter. En cas d'oubli, utilisez le lien « Réinitialiser le mot de passe » ou demandez à votre administrateur. → Premiers pas

Quelles sont les applications de Resthome ?¶

Resthome est organisé en applications accessibles depuis le menu principal (l'icône en damier) : MR/MRS (résidents, séjours, facturation, Katz, eHealth), Soins (prescriptions, plans de soins, signes vitaux), Repas (menus, régimes, portail familles) et Configuration (chambres, tarifs, données de base). Selon votre rôle, vous ne voyez que les applications qui vous concernent. → Premiers pas

À quoi sert le tableau de bord ?¶

Le tableau de bord de l'application MR/MRS donne une vue d'ensemble : les tâches en attente (Katz à faire, MDA à vérifier, lots eFact…), des compteurs cliquables qui ouvrent directement la liste concernée, et les alertes importantes du mois. Cliquez sur un compteur (par ex. « Katz à faire ») pour ouvrir la liste des éléments à traiter. → Premiers pas

Où configure-t-on les chambres et les tarifs ?¶

Dans l'application Configuration : créez vos chambres avec leur type (MR, MRS, simple, double…) et équipements, définissez les tarifs INAMI (forfait par catégorie Katz) et les tarifs d'hébergement, puis les types de suppléments et les mutuelles. Resthome gère aussi plusieurs sociétés dans une même base, chacune avec ses résidents, ses chambres et sa facturation cloisonnés. → Configuration

Résidents & Katz¶

Comment créer un résident ?¶

Ouvrez MR/MRS → Résidents, cliquez sur Nouveau, renseignez au minimum le nom, la date de naissance, le genre et le NISS s'il est connu, sélectionnez la mutuelle, puis Enregistrez. Sans NISS, la vérification MDA et les accords eAgreement ne peuvent pas être envoyés, mais vous pouvez créer le résident et compléter le NISS plus tard. → Gérer un résident

Comment démarrer un séjour ?¶

Ouvrez une convention de séjour (chambre, type MR/MRS, date de début) — le séjour est alors en Brouillon. Confirmez-le (la chambre est réservée, complétez date/heure d'admission), puis cliquez Start Stay (Démarrer) : le séjour passe En cours. → Gérer un résident

Que déclenche automatiquement le démarrage d'un séjour ?¶

Au démarrage, Resthome ajoute le résident aux périodes de facturation ouvertes, crée (pour un résident facturé en avance) la première facture d'hébergement du mois d'admission, ouvre l'enveloppe de suppléments du mois et crée l'eAgreement d'admission (si le NISS est présent). → Gérer un résident

Comment calculer le Katz d'un résident ?¶

Depuis la fiche du résident, ouvrez Katz, cliquez Nouveau et cotez les 6 critères (se laver, s'habiller, transfert et déplacements, aller à la toilette, continence, manger) de 1 (autonome) à 4 (totalement dépendant), puis Confirmez et Validez. Resthome calcule la catégorie conformément à la réglementation et met à jour le forfait automatiquement. → L'évaluation Katz

Quelles sont les catégories Katz ?¶

O (autonome — non remboursée par l'INAMI), A (dépendance légère), B (dépendance moyenne), C (forte dépendance) et Cd / Cc (forte dépendance avec désorientation / cas particuliers). → L'évaluation Katz

Que se passe-t-il tant qu'il n'y a pas de Katz validé ?¶

Tant qu'aucun Katz validé n'existe, le résident est facturé par défaut en catégorie O (non remboursée par l'INAMI), et un rappel « Katz à faire » apparaît sur le tableau de bord. Saisir et valider le Katz débloque le forfait correspondant. → L'évaluation Katz

Comment enregistrer une aggravation Katz ?¶

Si l'état du résident se dégrade, saisissez une nouvelle évaluation avec un motif d'aggravation. Resthome prépare alors la mise à jour de l'accord de soins (Annexe 10) : le motif est repris automatiquement, et la signature du clinicien complète le document. → L'évaluation Katz

Comment changer un résident de chambre ou le transférer MR ↔ MRS ?¶

Sur le séjour, utilisez l'action Changer de chambre (ou Transfert interne pour un changement de type de soins), indiquez la nouvelle chambre/le nouveau type et la date/heure, puis Validez. Resthome scinde la facturation à la bonne date, au tarif correspondant ; ce n'est pas une nouvelle admission et l'intervention INAMI (le forfait) reste continue. → Changement de chambre et transfert

Assurabilité (MDA)¶

Qu'est-ce que le MDA et à quoi sert-il ?¶

Le MDA vérifie qu'un résident est en ordre d'assurabilité et identifie sa mutuelle exacte en interrogeant pour vous MyCareNet / WalCareNet pour une période donnée. C'est le préalable indispensable à l'envoi eFact. → Assurabilité (MDA)

Comment vérifier l'assurabilité MDA d'un résident ?¶

Créez une requête MDA (menu eHealth → Assurabilité → Requêtes MDA) avec le résident, le NISS pré-rempli et la période (mois courant par défaut), puis cliquez Envoyer (Sync) : l'envoi est immédiat et la réponse revient tout de suite. Consultez ensuite le résumé et les périodes d'assurabilité. → Assurabilité (MDA)

Comment vérifier plusieurs résidents à la fois ?¶

Lancez le contrôle par lot : sélectionnez les résidents (vous pouvez coller une colonne de noms/NISS), la période, puis envoyez tout le lot. Utilisez Envoi immédiat (Sync) pour de petits volumes, ou Envoi groupé (Async) pour les gros lots mensuels — la réponse se récupère ensuite avec Vérifier les réponses (nécessite au moins 2 résidents). → Assurabilité (MDA)

Quand faut-il faire le MDA ?¶

Faites le MDA en début de mois, avant de générer les factures : vous évitez ainsi les rejets eFact ultérieurs dus à une mutuelle erronée ou à une perte d'assurabilité. → Assurabilité (MDA)

Que veut dire « assuré mais pas en ordre » ?¶

Si les codes bénéficiaire reviennent à zéro (assuré mais cotisations impayées / dossier à problème), Resthome affiche une alerte : le résident est affilié mais pas en ordre. C'est à clarifier avec lui ou sa mutuelle avant de facturer à l'OA. → Assurabilité (MDA)

Que met à jour Resthome après un MDA réussi ?¶

La fiche résident est corrigée automatiquement : la mutuelle (OA) si elle diffère du profil, le statut BIM, le numéro d'affiliation, l'identité si des champs manquaient, et la date de décès si l'OA la signale. Pour les résidents sous régime particulier (INIG, CEE, Fedasil, étranger, privé…), Resthome n'écrase pas la mutuelle du profil. → Assurabilité (MDA)

Que faire en cas d'erreur ou d'absence de réponse MDA ?¶

Pour une réponse « Sans réponse » de la plateforme, utilisez Réessayer les sans-réponse ; si cela persiste, Signaler à l'intermut. Pour un rejet de l'OA, utilisez Contacter l'OA (le motif est affiché) ; pour une erreur technique, Signaler à l'intermut. → Assurabilité (MDA)

Qu'est-ce que la réintégration (perte puis retour d'assurabilité) ?¶

Resthome compare avec le contrôle précédent : si un résident passe de non assuré à assuré, une notification apparaît et l'action Réintégration bascule vers l'OA les lignes qui avaient été facturées au résident. À l'inverse (assuré → non assuré), son forfait est exclu de la facturation OA de la période et facturé au résident jusqu'au rétablissement. → Assurabilité (MDA)

Accords (eAgreement)¶

Qu'est-ce que l'eAgreement ?¶

Quand un résident entre, s'absente, revient ou quitte l'établissement, la mutuelle doit en être informée par voie électronique. Resthome prépare automatiquement la notification eHealth correspondant à votre action ; la plupart du temps, vous n'avez rien à saisir en plus — juste à vérifier et, si besoin, à envoyer. → Accords (eAgreement)

Quelle est la différence entre eAgreement et eAgreement Light ?¶

L'eAgreement est l'accord de prise en charge des soins (lié à la catégorie Katz et au forfait). L'eAgreement Light regroupe les notifications plus simples liées aux mouvements du résident (admission, absence, départ, retour) — ce sont elles que Resthome génère tout seul au fil de vos actions. → Accords (eAgreement)

Quel document est préparé selon l'action ?¶

Démarrer un séjour → Accord d'admission (Annexe 7) ; enregistrer une absence / hospitalisation → notification de sortie (Annexe 11) ; retour du résident → réadmission (Annexe 7) ; aggravation Katz validée → mise à jour de l'accord de soins (Annexe 10) ; fin de séjour / décès → notification de sortie (Annexe 11). → Accords (eAgreement)

Quels sont les statuts d'un accord, et que faire en cas de rejet ?¶

Un accord passe par Brouillon (préparé, pas envoyé), Envoyé, Accepté et Rejeté (avec un motif). En cas de rejet, Resthome affiche le motif en clair, en français et en néerlandais, directement sur l'accord — vous savez ainsi quoi corriger (souvent NISS, mutuelle ou dates) avant de renvoyer. → Accords (eAgreement)

Peut-on enregistrer un mouvement sans NISS ?¶

Sans NISS, l'accord ne peut pas être transmis. Vous pouvez tout de même enregistrer le mouvement (admission, absence…) : Resthome le note et vous invite à compléter le NISS dès que possible. → Accords (eAgreement)

Facturation électronique (eFact)¶

Qu'est-ce que l'eFact ?¶

L'eFact est l'envoi électronique de la part mutuelle (le forfait INAMI) aux organismes assureurs (OA) via le réseau eHealth / MyCareNet. Resthome constitue les fichiers, les transmet et suit les réponses — accusés de réception, décomptes, acceptations et rejets. → Facturation électronique (eFact)

Quels sont les états d'une période de facturation ?¶

Une période passe par quatre états, dans l'ordre : Draft (créée, rien calculé), Generated (forfaits et parts calculés, à contrôler), Invoiced (factures comptabilisées, l'eFact peut être constitué et envoyé) et Closed (terminée et verrouillée). → Facturation électronique (eFact)

Comment générer une période eFact ?¶

Ouvrez la période du mois en état Draft et cliquez Générer ; dans l'assistant, laissez Residents vide pour tous les résidents actifs et cliquez Charger MDA, puis Generate. La période passe en Generated : Resthome a calculé, pour chaque résident, le forfait Katz, la part INAMI et la part résident. → Facturation électronique (eFact)

Comment contrôler une période avant de facturer ?¶

En haut de la période, des compteurs donnent l'état de santé du mois (Suppléments, Absences, Non facturés, MDA, Katz à faire) et Resthome signale les anomalies dans le fil de discussion à droite. Traitez chaque point (bouton Terminé une fois réglé) avant de facturer, et lancez Vérifier MDA pour contrôler l'assurabilité. → Facturation électronique (eFact)

Comment générer les lots eFact ?¶

Une fois les factures comptabilisées (période Invoiced), cliquez Générer eFact : Resthome constitue les lots — un fichier électronique par organisme assureur — puis affiche la liste Lots eFact (OA, référence, mois, date limite, statut, montants facturé/accepté/refusé, et code + motif en cas de refus). → Facturation électronique (eFact)

Qu'est-ce qu'un lot par union ?¶

Les envois sont regroupés par union (les grandes familles d'OA), pas par petite mutualité individuelle : 100 (Alliance nationale), 300 (Solidaris), 500 (Union nationale), 600 (CAAMI), 900 (HR Rail)… Resthome s'occupe du regroupement. → Facturation électronique (eFact)

Comment envoyer une période eFact et suivre les réponses ?¶

Ouvrez eHealth → eFact → Cockpit (ou les lots) et cliquez Tout envoyer (ou lot par lot) ; les envois partent vers les mutuelles via eHealth. Cliquez ensuite Récupérer les réponses : chaque lot passe Envoyé → Accusé reçu → Accepté / Rejeté, Resthome rapprochant automatiquement les montants acceptés/refusés. → Facturer un mois, pas à pas · Facturation électronique (eFact)

Pourquoi une facture eFact est-elle rejetée, et comment corriger ?¶

Si un lot (ou une partie) est rejeté, le code et le motif de rejet vous disent pourquoi (assurabilité, forfait, dates…). Corrigez la cause, puis renvoyez : le compteur Renvois garde la trace des retransmissions pour éviter les doublons, et le bouton Réintégration permet le cas échéant de réintégrer des lignes dans un nouvel envoi. → Facturation électronique (eFact)

Que signifie « deadline exceeded » sur une carte de période ?¶

La date limite d'envoi de cette période est dépassée. Envoyez sans tarder — au-delà, certains organismes assureurs peuvent refuser le lot. → Facturation électronique (eFact)

Facturation & suppléments¶

Comment facturer un mois de A à Z ?¶

Ouvrez la période (MR/MRS → Facturation → Périodes de facturation), Vérifiez le MDA, cliquez Générer, Créer les factures puis Comptabilisez la part résident, ensuite Générer l'eFact et envoyez la part mutuelle aux OA, enfin Récupérez les réponses. Resthome mène en parallèle la part résident (factures classiques) et la part mutuelle (eFact) sur une même période. → Facturer un mois, pas à pas

Qu'est-ce que la facturation anticipative ?¶

Pour les résidents facturés en avance, l'hébergement d'un mois est facturé le mois précédent, tandis que le forfait et les suppléments sont facturés sur le mois de prestation. → Facturation

À quoi sert le bouton « Actualiser » ?¶

Sur une période, l'action Actualiser recalcule tout en un clic (lignes de facturation, suppléments, factures brouillon). Les résidents dont la facture est déjà comptabilisée sont laissés intacts ; comme ajouter un supplément ou une absence se synchronise automatiquement, il n'est en général pas nécessaire de cliquer « Actualiser ». → Facturation

Comment ajouter un supplément ?¶

Ouvrez l'enveloppe de suppléments du résident (depuis sa fiche ou la période), ajoutez une ligne (produit/prestation, quantité, prix), indiquez s'il est ponctuel (une fois) ou récurrent (chaque mois), puis Enregistrez. L'ajout, la modification ou le retrait met à jour automatiquement la facture du résident concerné — pas besoin de cliquer « Actualiser ». → Les suppléments

Comment répartir la part résident entre plusieurs débiteurs ?¶

Sur la fiche du résident (ou sa période), ouvrez l'onglet de répartition, ajoutez les débiteurs et leur pourcentage (le total doit faire 100 %), puis Enregistrez. À chaque facture mensuelle, Resthome découpe la part résident selon cette clé ; seule la part résident est répartie, pas le forfait INAMI (qui part vers la mutuelle via l'eFact). → Débiteurs alimentaires (facturation partagée)

Que se passe-t-il quand une facture est déjà comptabilisée ?¶

Une fois comptabilisée, la facture d'un résident est verrouillée pour ce mois (protection contre la double facturation). Pour la corriger, remettez-la en brouillon ou faites une note de crédit, puis Actualisez ; les autres résidents ne sont pas touchés. → Facturer un mois, pas à pas

Absences & hospitalisations¶

Comment enregistrer une absence ou une hospitalisation ?¶

Ouvrez la période de facturation du mois (ou la fiche du résident) et ajoutez une absence en indiquant le résident, le type (hospitalisation, vacances…), la date/heure de départ et la date/heure de retour (ou laissez le retour vide tant qu'il n'est pas revenu), puis Enregistrez. Ajouter, modifier ou supprimer une absence synchronise automatiquement la facturation du résident concerné. → Absences et hospitalisations

Quel est l'effet d'une absence sur le forfait ?¶

Le forfait INAMI est calculé sur les jours de présence ; une absence réduit ce forfait pour les jours concernés. Le décompte suit la « règle de midi » (heure de Bruxelles) : c'est la présence à midi qui détermine si la journée compte, d'où l'importance des dates et heures de départ et de retour. → Absences et hospitalisations

Quelles absences doivent être signalées à la mutuelle ?¶

Une absence de plus de 72 h, ou toute hospitalisation, prépare une Annexe 11 (notification de sortie), et le retour prépare une Annexe 7 (réadmission). Resthome crée ces notifications au moment où vous enregistrez l'absence et le retour ; vous n'avez qu'à les vérifier et les envoyer. → Absences et hospitalisations

Comment annuler une absence saisie par erreur ?¶

Supprimez-la ou remettez-la en brouillon : Resthome fait machine arrière proprement — le forfait est recalculé comme si l'absence n'avait pas eu lieu, et les notifications préparées sont retirées tant qu'elles n'ont pas été validées côté mutuelle. Si le mois est déjà comptabilisé, repassez d'abord la facture en brouillon (ou créez une note de crédit) puis actualisez. → Absences et hospitalisations

Départ & décès¶

Que se passe-t-il au départ ou au décès d'un résident ?¶

Il suffit de clôturer son séjour : ouvrez la fiche → le séjour, indiquez la date de sortie (et l'heure) avec le motif (départ, décès, transfert…), puis Validez. Resthome arrête la facturation à la bonne date, prépare la régularisation de ce qui a été facturé d'avance et signale la sortie à la mutuelle. → Départ et décès

Pourquoi une note de crédit est-elle créée au départ ?¶

Comme l'hébergement est facturé un mois à l'avance, si le résident part en cours de mois déjà facturé, Resthome prépare automatiquement une note de crédit pour rembourser la période non occupée (vous êtes notifié de sa création). Le forfait INAMI et les suppléments, eux, sont facturés sur le mois presté. → Départ et décès

Peut-on rouvrir un séjour clôturé par erreur ?¶

Oui. Si vous avez clôturé un séjour à tort (ou en cas de décès enregistré par erreur), vous pouvez le rouvrir : Resthome rétablit la facturation et annule les régularisations tant qu'elles ne sont pas définitives. Si le mois est déjà comptabilisé, la correction passe d'abord par une remise en brouillon ou une note de crédit, puis une actualisation. → Départ et décès