Les documents du résident¶
Resthome tient, pour chaque résident, un dossier documentaire rangé dans l'app Documents d'Odoo. Vous n'avez rien à créer ni à classer à la main : le dossier, ses sous-dossiers et le classement sont automatiques. Vous y accédez depuis le bouton Documents sur la fiche du résident, ou depuis l'application Documents → Résidents.
Prérequis
Cette fonctionnalité s'appuie sur l'application Documents d'Odoo : elle doit être installée. Une fois activée, les dossiers résidents et les étiquettes sont mis en place automatiquement — vous n'avez rien à préparer.
Un dossier par résident, créé automatiquement¶
Dès qu'un résident est créé (ou dès que sa fiche devient une fiche résident), Resthome crée son dossier personnel sous le dossier racine « Résidents », avec trois sous-dossiers prêts à l'emploi :
graph TD
A[Résidents] --> B[Formulaires vierges]
A --> C[Nom du résident]
C --> D[Documents médicaux]
C --> E[Documents administratifs]
C --> F[Documents de facturation]| Sous-dossier | Ce qu'on y range |
|---|---|
| Documents médicaux | Évaluations, formulaires et pièces médicales du résident. |
| Documents administratifs | Convention, pièces d'identité, accords, courriers. |
| Documents de facturation | Factures et pièces liées à la facturation du résident. |
Le dossier porte le nom du résident et se renomme automatiquement si le nom change. Les dossiers sont triés par ordre alphabétique, ce qui les garde faciles à parcourir dans l'app Documents.
Des dossiers protégés
Les dossiers créés automatiquement sont protégés contre la suppression : un utilisateur standard peut y déposer et y consulter des documents, mais ne peut pas supprimer le dossier lui-même. Vous évitez ainsi de perdre par erreur toute la structure documentaire d'un résident.
Le bouton « Documents » sur la fiche¶
Sur la fiche du résident, un bouton intelligent « Documents » affiche le nombre de fichiers rangés dans son dossier. Le compteur additionne les documents du dossier et de ses sous-dossiers (les sous-dossiers eux-mêmes ne sont pas comptés). Cliquer sur le bouton ouvre directement le dossier personnel du résident dans l'app Documents.
Réservé aux utilisateurs de l'app Documents
Le bouton n'apparaît que pour les utilisateurs qui ont accès à l'application Documents. Les autres continuent de voir la fiche résident normalement, sans le raccourci.
Les dossiers créés au niveau de l'établissement¶
À la création de la société (l'établissement), Resthome met en place automatiquement deux dossiers au sommet de l'app Documents :
- Résidents — le dossier racine qui contient tous les dossiers résidents.
- Formulaires vierges — un sous-dossier pour vos modèles et documents à compléter (conventions type, formulaires médicaux vierges, etc.).
Cloisonné par établissement
En multi-société, chaque établissement a son propre dossier racine « Résidents » et son propre dossier « Formulaires vierges ». Les documents restent ainsi séparés d'une maison à l'autre.
Les étiquettes prédéfinies¶
Resthome fournit une liste d'étiquettes (tags) prêtes à l'emploi pour catégoriser les documents et les retrouver par filtre dans l'app Documents :
| Étiquette | Usage typique |
|---|---|
| Évaluation Katz | Grilles et rapports d'évaluation de dépendance Katz. |
| Formulaire médical | Formulaires et documents médicaux. |
| Accord MR/MRS (eAgreement) | Accords de la mutuelle (eAgreement). |
| Allocation OA | Décisions et allocations de l'organisme assureur. |
| Convention | La convention signée avec le résident. |
| Facturation | Factures et pièces de facturation. |
| CPAS | Documents de prise en charge CPAS. |
| Consentement RGPD | Consentements et documents relatifs à la vie privée. |
| Fin d'hébergement | Documents de fin de séjour / sortie. |
Appliquer des étiquettes automatiquement
Vous pouvez faire appliquer un ou plusieurs de ces tags automatiquement à chaque document centralisé, via le champ Tags par défaut des réglages. Voir Réglages des documents.
Le classement automatique des pièces jointes¶
Au-delà des dossiers, Resthome peut centraliser automatiquement les pièces jointes déposées sur la fiche d'un résident : elles atterrissent directement dans son dossier personnel, sans classement manuel. Ce comportement se règle dans la configuration.
En savoir plus
Le fonctionnement détaillé, les cas d'usage et l'activation sont décrits dans la page La centralisation des documents.
Points clés à retenir¶
- Chaque résident dispose d'un dossier personnel automatique avec trois sous-dossiers : médicaux, administratifs, de facturation.
- Le dossier suit le nom du résident et se renomme tout seul ; les dossiers sont protégés contre la suppression accidentelle.
- Le bouton « Documents » de la fiche ouvre le dossier et compte les fichiers, sous-dossiers inclus.
- Au niveau de l'établissement, Resthome crée les dossiers « Résidents » et « Formulaires vierges », cloisonnés par société.
- Neuf étiquettes prédéfinies (Katz, eAgreement, RGPD, CPAS…) facilitent le filtrage, et peuvent s'appliquer automatiquement.