Praticien responsable et signature des annexes¶
Une demande eAgreement doit désigner un praticien responsable et porter une signature sur ses annexes. Cette page explique les deux mécanismes que Resthome met en place :
- Qui est identifié comme praticien responsable sur la demande électronique — et comment son numéro NIHII est déterminé automatiquement ;
- Comment signer les Annexes 7, 10 et 11 directement dans l'application, à partir d'une image de signature stockée, au lieu d'imprimer, signer et scanner.
Les boutons de signature apparaissent sur la demande eAgreement (accessible depuis la fiche du résident ou la période de facturation). Les identités se configurent sur la fiche employé et dans les réglages eHealth.
Deux identités à ne pas confondre
- Le praticien responsable : l'identité électronique inscrite dans la demande envoyée à la mutuelle — le clinicien qui a réalisé l'évaluation Katz. Resthome la résout automatiquement (voir plus bas).
- Le signataire : la personne dont l'image de signature est apposée sur le PDF de l'annexe. Par défaut, c'est vous (l'utilisateur connecté).
Dans la plupart des cas, ces deux rôles se rejoignent, mais ils sont distincts : une secrétaire peut envoyer une demande dont le praticien responsable est l'infirmier qui a coté le Katz.
Le praticien responsable¶
Le praticien responsable est le clinicien qui a réalisé l'évaluation Katz — l'évaluateur —, pas la personne qui envoie la demande. Resthome détermine son NIHII en descendant une chaîne de secours, pour toujours transmettre une identité cohérente à la mutualité.
| Ordre | Resthome retient… | Quand |
|---|---|---|
| 1 | L'évaluateur Katz, s'il a un NIHII personnel | Cas normal |
| 2 | L'infirmier-chef configuré (son NIHII) | L'évaluateur (infirmier, aide-soignant) n'a pas de NIHII |
| 3 | Le médecin coordinateur configuré (son NIHII) | Ni l'évaluateur ni l'infirmier-chef n'ont de NIHII |
| 4 | Un numéro infirmier générique AViQ | Dernier recours, aucun NIHII disponible |
Katz de catégorie D : un médecin est obligatoire
Pour un Katz de catégorie D (ou Cd), la spécification impose un médecin comme praticien responsable. Resthome retient alors l'évaluateur s'il est médecin (avec NIHII), sinon le médecin coordinateur configuré. Si aucun médecin n'est disponible, l'envoi est bloqué avec un message explicite : renseignez un médecin coordinateur dans les réglages eHealth.
Le numéro générique est un dernier recours
Si personne dans la chaîne n'a de NIHII utilisable, Resthome se rabat sur le numéro infirmier générique de l'AViQ. C'est un filet de sécurité : pour une identité correcte, renseignez le NIHII personnel du soignant, ou au moins un infirmier-chef et un médecin coordinateur de secours.
Où sont stockées les identités (fiche employé)¶
Le NIHII, le rôle et l'image de signature d'un soignant vivent sur sa fiche employé, et non sur un compte utilisateur. Ainsi, un soignant qui signe une Annexe 10 de temps en temps ne consomme pas de licence utilisateur : il suffit qu'il existe comme employé.
Application Employés → fiche de l'employé → onglet Nursing Home.
| Champ | À quoi ça sert |
|---|---|
| INAMI Number (n° NIHII/INAMI) | Le NIHII personnel du soignant, utilisé comme praticien responsable sur la demande eAgreement. 11 chiffres. |
| Care role (rôle de soins) | Le métier (infirmier, infirmier-chef, aide-soignant, médecin…). Il détermine le rôle eHealth. |
| eHealth Role (rôle eHealth) | Déduit automatiquement du rôle de soins : nurse (infirmier / infirmier-chef / aide-soignant) ou physician (médecin). En lecture seule. |
| Foreign physician (no Belgian NIHII) (médecin étranger) | À cocher pour un médecin transfrontalier sans NIHII belge. Visible uniquement pour un médecin. |
| Signature image (Annexe 10) (image de signature) | Le scan de la signature (PNG/JPG, fond transparent de préférence), apposé sur le PDF lors de la signature dans l'app. |
Une image de signature nette
Préférez une image PNG à fond transparent, cadrée sur le trait. Resthome la place dans la case « Signature » de l'annexe en respectant ses proportions — une image bien détourée rend un résultat propre.
Configurer les identités de secours¶
Réglages > Nursing Home > eAgreement Responsible Practitioner. Ces deux réglages fournissent le NIHII de secours quand l'évaluateur Katz n'a pas le sien.
| Réglage | À quoi ça sert |
|---|---|
| Head Nurse (NIHII fallback) (infirmier-chef) | Son NIHII identifie le praticien responsable quand l'évaluateur (infirmier, aide-soignant) n'a pas de NIHII personnel. |
| Coordinating Physician (NIHII fallback) (médecin coordinateur) | Secours quand aucun NIHII infirmier n'est disponible, et obligatoire pour un Katz de catégorie D. |
Voir aussi Réglages eHealth et eFact.
La catégorie Katz sert à déclarer, pas à fixer le montant
Le forfait de dépendance vaut le même montant pour toutes les catégories Katz (tarifs AViQ) ; la catégorie sert à déclarer le profil du résident à la mutualité. Une catégorie D impose toutefois un médecin comme praticien responsable — d'où l'importance du médecin coordinateur de secours.
Le médecin étranger¶
Un médecin transfrontalier qui n'a pas de NIHII belge ne peut pas fournir de numéro personnel. Sur sa fiche employé (rôle médecin), cochez Foreign physician (no Belgian NIHII). Resthome inscrit alors sur la demande le numéro générique prévu par la spécification eHealth pour les praticiens étrangers, que les organismes assureurs acceptent. Vous n'avez aucun numéro à saisir vous-même.
Signer une annexe dans l'application¶
Plutôt que d'imprimer, signer à la main puis scanner, Resthome appose votre image de signature sur le PDF de l'annexe et l'enregistre — un circuit conforme aux règles FEMARBEL. Les annexes concernées :
- Annexe 10 — l'échelle Katz (accord de soins) ;
- Annexe 7 — l'accord d'admission (entrée / réadmission) ;
- Annexe 11 — la notification de fin de séjour.
Le parcours, sur une demande en Brouillon :
- Générez l'annexe si ce n'est pas déjà fait (l'Annexe 10 est produite à partir du Katz ; l'Annexe 7 ou 11 depuis la demande).
- Cliquez sur Sign Annexe 10 (ou Sign Annexe 7 / Sign Annexe 11). Ces boutons n'apparaissent qu'en Brouillon, quand l'annexe existe et n'est pas encore signée.
- Dans la fenêtre Sign annex, vérifiez le Signer (signataire, vous par défaut), son rôle, la date de signature et l'aperçu de la signature.
- Cliquez sur Sign & replace PDF. Resthome régénère un PDF propre, y appose la signature et coche l'annexe comme signée (un ✓ vert « Signed » apparaît à côté de l'annexe).
La signature est un prérequis à l'envoi
Tant qu'une annexe générée n'est pas signée, le bouton Send Request reste masqué. Signez d'abord toutes les annexes, puis envoyez. Re-signer est sans risque : Resthome repart d'un PDF vierge à chaque fois, sans empiler les signatures.
Katz déjà signé lors de l'évaluation
Si l'évaluation Katz a été signée dans l'app au moment de la cotation, le PDF de l'Annexe 10 porte déjà la signature : Resthome la marque signée automatiquement et l'étape ci-dessus n'est pas nécessaire.
Qui peut signer (règles FEMARBEL)¶
| Situation | Signataire autorisé |
|---|---|
| Annexe 10 — cas standard | Médecin OU infirmier |
| Annexe 10 — Katz catégorie D / Cd | Médecin obligatoire (pas de repli infirmier) |
| Annexe 10 — révision rapide (nouveau Katz à < 6 mois du précédent) | Médecin obligatoire |
| Annexe 7 (admission) / Annexe 11 (fin de séjour) | Responsable de l'institution — aucune règle médicale |
La fenêtre de signature rappelle la règle applicable dans un bandeau FEMARBEL signature rules. Si la règle exige un médecin et que le signataire n'en est pas un, la signature est refusée avec un message clair.
Réadmission après une longue absence
Une réadmission après plus de 30 jours d'absence peut nécessiter une nouvelle évaluation Katz, mais elle n'impose pas de médecin : l'Annexe 10 peut être signée par un médecin OU un infirmier.
Chacun signe avec sa propre signature¶
Par sécurité, vous ne pouvez signer qu'avec votre propre image de signature. Signer au nom d'un autre clinicien — dont le nom et le rôle se retrouvent sur une annexe légale transmise à la mutualité — exige les droits de gestionnaire eHealth. Dans tous les cas, l'auteur réel de l'action reste enregistré dans le journal d'audit.
Si aucune image de signature n'est configurée¶
Si le signataire n'a pas d'image de signature sur sa fiche employé, la fenêtre vous en avertit et le bouton Sign & replace PDF n'est pas proposé. Deux options :
- charger une image de signature sur la fiche employé, puis recommencer ;
- conserver le circuit manuel : imprimer l'annexe, la faire signer, scanner le document signé et le re-charger sur la demande (pour l'Annexe 7 / 11, cochez alors Annex signed).
Points clés à retenir¶
- Le praticien responsable est l'évaluateur Katz, pas l'expéditeur ; Resthome résout son NIHII en cascade : évaluateur → infirmier-chef → médecin coordinateur → numéro générique.
- Un Katz de catégorie D impose un médecin ; configurez un médecin coordinateur de secours dans les réglages eHealth.
- Le NIHII, le rôle et l'image de signature vivent sur la fiche employé (onglet Nursing Home) — pas besoin de licence utilisateur pour les soignants qui signent occasionnellement.
- Sign Annexe 10 / 7 / 11 appose votre image de signature sur le PDF : plus besoin d'imprimer / signer / scanner. Signer est un prérequis à l'envoi.
- Règles FEMARBEL : médecin OU infirmier par défaut ; médecin obligatoire en catégorie D ou en révision rapide (< 6 mois).
- On ne signe qu'avec sa propre signature, sauf droits de gestionnaire eHealth.