La centralisation automatique des pièces jointes¶
Dans une maison de repos, un même résident accumule des dizaines de pièces : accord de séjour, formulaires médicaux, décomptes de mutuelle, consentements RGPD… Sans rangement, ces fichiers finissent éparpillés dans les fils de discussion. La centralisation automatique règle le problème : toute pièce jointe déposée sur la fiche ou le fil de discussion d'un résident est recopiée dans son dossier personnel de l'app Documents, avec application des étiquettes par défaut.
Vous n'avez rien à faire : le rangement est automatique et activé par défaut. Le paramétrage (activation, dossier racine, tags) se trouve dans **Réglages > Documents
Centralisation des fichiers, bloc Maison de repos**.
Prérequis
Cette fonctionnalité s'appuie sur l'application Documents d'Odoo : elle n'est disponible que si Documents est installée. Le dossier racine des résidents et le dossier personnel de chaque résident sont créés automatiquement — vous n'avez rien à préparer.
Comment ça marche¶
Dès qu'un fichier est joint à un résident — que ce soit en pièce jointe d'un message du fil de discussion ou directement sur sa fiche — Resthome en crée une entrée correspondante dans l'app Documents, à l'intérieur du dossier de ce résident.
graph LR
A[Pièce jointe sur la fiche<br/>ou le fil d'un résident] --> B{Résident ?<br/>Centralisation active ?}
B -->|Oui| C[Entrée créée dans<br/>le dossier Documents du résident]
C --> D[Étiquettes par défaut<br/>appliquées automatiquement]
B -->|Non| E[Rien n'est rangé]Trois conditions déclenchent le rangement :
- la fiche est bien celle d'un résident (une personne marquée comme résident) ;
- la centralisation est activée pour l'établissement ;
- l'app Documents est installée.
Si l'une manque, la pièce jointe reste simplement attachée au message ou à la fiche, sans copie dans Documents.
Ce qui n'est PAS centralisé
La centralisation ne concerne que les résidents. Les pièces jointes déposées sur un contact ordinaire, un fournisseur ou un employé ne sont pas recopiées dans l'app Documents.
Où arrivent les documents¶
Chaque document centralisé est rangé dans le dossier personnel du résident, lui-même placé sous le dossier racine « Résidents ». À l'admission (ou à l'activation de la fiche résident), ce dossier personnel est créé automatiquement, avec trois sous-dossiers prêts à l'emploi :
- Documents médicaux
- Documents administratifs
- Documents de facturation
Le dossier porte le nom du résident et se renomme tout seul si le nom change.
Le bouton « Documents » de la fiche du résident
Sur la fiche d'un résident, le bouton Documents (compteur en haut de la fiche) ouvre directement son dossier dans l'app Documents. Le compteur inclut les pièces rangées dans les sous-dossiers, pas seulement à la racine du dossier.
Les étiquettes par défaut¶
À chaque document centralisé, Resthome applique automatiquement les étiquettes par défaut choisies pour l'établissement (Réglages > Documents > Centralisation des fichiers > Tags par défaut). C'est ce qui permet, ensuite, de filtrer et retrouver rapidement les documents dans l'app Documents.
Resthome fournit déjà une liste de tags prêts à l'emploi, adaptés au métier :
| Étiquette | Usage typique |
|---|---|
| Katz | Évaluations de dépendance |
| Fin de séjour | Documents de sortie ou de décès |
| eAgreement | Accords MR/MRS (convention de soins) |
| OA | Décomptes et courriers de l'organisme assureur |
| Convention | Convention |
| Formulaire médical | Formulaires et certificats médicaux |
| Facturation | Décomptes et factures |
| CPAS | Prises en charge CPAS |
| RGPD | Consentements et documents RGPD |
Commencez léger
Les Tags par défaut sont optionnels. Laissez le champ vide au démarrage, ou mettez-y un seul tag générique : vous pourrez toujours étiqueter finement chaque document a posteriori dans l'app Documents.
Qui peut voir les documents¶
Les documents centralisés héritent des droits du dossier du résident : seuls les utilisateurs disposant d'un accès à l'app Documents les consultent. Ils n'ont pas de propriétaire individuel, ce qui évite qu'un fichier « appartienne » à un seul agent et garde l'ensemble du dossier résident cohérent et gérable par l'équipe.
Cloisonné par établissement
En multi-société, chaque établissement a son propre dossier racine « Résidents » et son propre paramétrage de centralisation. Les documents d'un résident restent donc cloisonnés dans sa société.
Activer ou désactiver¶
La centralisation est activée par défaut. Vous la contrôlez avec le bloc Maison de repos dans Réglages > Documents > Centralisation des fichiers :
- cocher le bloc active le rangement automatique ;
- décocher le bloc arrête la centralisation des futures pièces jointes — les documents déjà rangés restent en place, rien n'est supprimé ni déplacé.
Le détail des trois réglages (activation, dossier racine, tags par défaut) est décrit dans la page Réglages des documents.
Points clés à retenir¶
- Toute pièce jointe déposée sur le fil de discussion ou la fiche d'un résident est automatiquement recopiée dans son dossier Documents.
- Le rangement ne concerne que les résidents — pas les contacts, fournisseurs ou employés.
- Les étiquettes par défaut de l'établissement sont appliquées automatiquement à chaque document centralisé.
- Le dossier personnel du résident (et ses sous-dossiers) est créé automatiquement ; le bouton Documents de la fiche l'ouvre directement.
- La centralisation est activée par défaut et se désactive en décochant le bloc Maison de repos — les documents déjà rangés restent en place.
- Le réglage et le dossier racine sont propres à chaque établissement.