De automatische centralisatie van bijlagen¶
In een woonzorgcentrum stapelt eenzelfde bewoner tientallen stukken op: verblijfsovereenkomst, medische formulieren, afrekeningen van de mutualiteit, GDPR-toestemmingen… Zonder klassering raken die bestanden verspreid over de discussievensters. De automatische centralisatie lost dat op: elke bijlage die op de fiche of het discussievenster van een bewoner wordt gezet, wordt gekopieerd naar zijn persoonlijke map in de Documenten-app, met de standaardtags.
U hoeft niets te doen: het opbergen gebeurt automatisch en staat standaard aan. De parametrering (activering, hoofdmap, tags) vindt u in Instellingen > Documenten > Bestandscentralisatie, blok Woonzorgcentrum.
Vereiste
Deze functie steunt op de Odoo Documenten-app: ze is enkel beschikbaar als Documenten geïnstalleerd is. De hoofdmap van de bewoners en de persoonlijke map van elke bewoner worden automatisch aangemaakt — u hoeft niets voor te bereiden.
Hoe het werkt¶
Zodra een bestand aan een bewoner wordt gehecht — hetzij als bijlage bij een bericht in het discussievenster, hetzij rechtstreeks op zijn fiche — maakt Resthome een overeenkomstige vermelding aan in de Documenten-app, binnen de map van die bewoner.
graph LR
A[Bijlage op de fiche<br/>of het venster van een bewoner] --> B{Bewoner?<br/>Centralisatie actief?}
B -->|Ja| C[Vermelding aangemaakt in<br/>de Documenten-map van de bewoner]
C --> D[Standaardtags<br/>automatisch toegepast]
B -->|Nee| E[Er wordt niets opgeborgen]Drie voorwaarden zetten het opbergen in gang:
- de fiche is die van een bewoner (een als bewoner gemarkeerde persoon);
- de centralisatie is geactiveerd voor de instelling;
- de Documenten-app is geïnstalleerd.
Ontbreekt er één, dan blijft de bijlage gewoon aan het bericht of de fiche gehecht, zonder kopie in Documenten.
Wat NIET wordt gecentraliseerd
De centralisatie geldt enkel voor bewoners. Bijlagen op een gewoon contact, een leverancier of een werknemer worden niet naar de Documenten-app gekopieerd.
Waar de documenten terechtkomen¶
Elk gecentraliseerd document wordt opgeborgen in de persoonlijke map van de bewoner, die zelf onder de hoofdmap « Residents » staat. Bij de opname (of bij het activeren van de bewonersfiche) wordt die persoonlijke map automatisch aangemaakt, met drie klaargezette submappen:
- Medical documents (medische documenten)
- Administrative documents (administratieve documenten)
- Billing documents (facturatiedocumenten)
De map draagt de naam van de bewoner en wordt automatisch hernoemd als de naam wijzigt.
De knop « Documenten » op de bewonersfiche
Op de fiche van een bewoner opent de knop Documenten (teller bovenaan de fiche) rechtstreeks zijn map in de Documenten-app. De teller omvat de stukken uit de submappen, niet enkel die aan de basis van de map.
De standaardtags¶
Op elk gecentraliseerd document past Resthome automatisch de voor de instelling gekozen standaardtags toe (Instellingen > Documenten > Bestandscentralisatie > Standaardtags). Daardoor kunt u de documenten nadien snel filteren en terugvinden in de Documenten-app.
Resthome levert al een lijst klaargezette tags, afgestemd op de sector:
| Tag | Typisch gebruik |
|---|---|
| Katz | Afhankelijkheidsevaluaties |
| Einde verblijf | Uitstroom- of overlijdensdocumenten |
| eAgreement | WZC/RVT-akkoorden (zorgovereenkomst) |
| VI | Afrekeningen en brieven van de verzekeringsinstelling |
| Overeenkomst | Overeenkomst |
| Medisch formulier | Medische formulieren en attesten |
| Facturatie | Afrekeningen en facturen |
| OCMW | OCMW-tenlastenemingen |
| GDPR | Toestemmingen en GDPR-documenten |
Begin licht
De Standaardtags zijn optioneel. Laat het veld bij de start leeg, of zet er één algemene tag in: u kunt elk document achteraf altijd fijner labelen in de Documenten-app.
Wie de documenten kan zien¶
De gecentraliseerde documenten erven de rechten van de bewonersmap: enkel gebruikers met toegang tot de Documenten-app raadplegen ze. Ze hebben geen individuele eigenaar, zodat een bestand niet aan één medewerker « toebehoort » en de volledige bewonersmap coherent en beheerbaar blijft voor het team.
Afgeschermd per instelling
Bij multi-vennootschap heeft elke instelling haar eigen hoofdmap « Residents » en haar eigen centralisatie-instelling. De documenten van een bewoner blijven dus afgeschermd binnen zijn vennootschap.
Activeren of uitschakelen¶
De centralisatie staat standaard aan. U stuurt ze aan met het blok Woonzorgcentrum in Instellingen > Documenten > Bestandscentralisatie:
- het blok aanvinken activeert het automatisch opbergen;
- het blok uitvinken stopt de centralisatie van toekomstige bijlagen — de reeds opgeborgen documenten blijven staan, er wordt niets verwijderd of verplaatst.
De drie instellingen (activering, hoofdmap, standaardtags) worden in detail beschreven op de pagina Documentinstellingen.
Belangrijkste punten¶
- Elke bijlage op het discussievenster of de fiche van een bewoner wordt automatisch gekopieerd naar zijn Documenten-map.
- Het opbergen geldt enkel voor bewoners — niet voor contacten, leveranciers of werknemers.
- De standaardtags van de instelling worden automatisch toegepast op elk gecentraliseerd document.
- De persoonlijke map van de bewoner (en zijn submappen) wordt automatisch aangemaakt; de knop Documenten op de fiche opent ze rechtstreeks.
- De centralisatie staat standaard aan en wordt uitgeschakeld door het blok Woonzorgcentrum uit te vinken — de reeds opgeborgen documenten blijven staan.
- De instelling en de hoofdmap zijn eigen aan elke instelling.