De plaatsbeschrijving (intrede en uittrede)¶

Q: Waar maak ik een plaatsbeschrijving aan in Resthome?

In het menu Huisvesting ▸ Plaatsbeschrijvingen klikt u op Nieuw. Zodra u de bewoner kiest, worden de kamer (overgenomen uit zijn lopende verblijf) en de vertegenwoordiger automatisch vooraf ingevuld.

Q: Wat is het verschil tussen een plaatsbeschrijving bij intrede en bij uittrede?

Het veld Type plaatsbeschrijving onderscheidt Intrede en Uittrede. De intrede stelt de staat van de kamer vast bij de aankomst van de bewoner, de uittrede bij het vertrek. Het PDF-verslag toont een badge Intrede of Uittrede volgens het gekozen type.

Q: Heeft de plaatsbeschrijving juridische waarde?

Ja. Het is een tegensprekelijke vaststelling, ondertekend door de vertegenwoordiger van de bewoner en door de instelling, opgemaakt in twee exemplaren. Het verslag vermeldt de conformiteit met de eIDAS-verordening.

Q: Kan ik een standaardlijst van uitrustingen hergebruiken?

Ja, via de Sjablonen plaatsbeschrijving (Configuratie ▸ Plaatsbeschrijvingen). Een sjabloon vult de regels, secties en algemene opmerkingen vooraf in, zoals een offertesjabloon.

Q: Hoe onderteken ik de plaatsbeschrijving elektronisch?

Het PDF-verslag bevat handtekeningankers (vertegenwoordiger en instelling) voorzien voor de Odoo Sign-toepassing. Anders drukt u het af en laat u het met de hand ondertekenen, in twee exemplaren.

Q: Wat betekenen Conform en Niet conform op een regel?

Dat is de vastgestelde staat van de uitrusting. De samenvatting van het verslag telt de conforme en niet-conforme elementen, en de foto's worden opgenomen in de fotobijlage.

De plaatsbeschrijving legt de staat van een kamer en haar uitrustingen op een bepaald moment vast: bij de intrede van de bewoner, en later bij zijn uittrede. Het is een tegensprekelijke vaststelling met juridische waarde, ondertekend door de bewoner (of zijn vertegenwoordiger) en door de instelling. U vindt ze in het menu Huisvesting ▸ Plaatsbeschrijvingen.

Elke plaatsbeschrijving koppelt een bewoner, een kamer en een vertegenwoordiger, somt de vastgestelde uitrustingen op (conform of niet) en levert een PDF-verslag met uw huisstijl, klaar om te ondertekenen.

graph LR
  A[Te doen] --> B[Gepland]
  B --> C[Voltooid]
  A --> C[Voltooid]

Een optionele module

De plaatsbeschrijvingen komen van een aparte module. Als die geïnstalleerd is, verschijnt een item Plaatsbeschrijvingen in het menu Huisvesting, naast de Kamers en de Verblijven.

1. De plaatsbeschrijving aanmaken¶

Open Huisvesting ▸ Plaatsbeschrijvingen.
Klik op Nieuw.
Selecteer de Bewoner.
Controleer de Datum (standaard vandaag) en de Verantwoordelijke (standaard uzelf).
Sla op: er wordt automatisch een referentie toegekend (voorvoegsel EL-).

Bewoner, kamer en vertegenwoordiger koppelen zich vanzelf

Zodra u de bewoner kiest, vult Resthome vooraf in:

de Kamer, overgenomen uit zijn lopende verblijf;
de Vertegenwoordiger van de bewoner (de referentiepersoon die ondertekent), overgenomen uit zijn eerste familiecontact.

Beide velden blijven aanpasbaar indien nodig.

2. Het type kiezen: intrede of uittrede¶

Vul het veld Type plaatsbeschrijving in:

Intrede — de staat van de kamer bij de aankomst van de bewoner.
Uittrede — de staat bij het vertrek, te vergelijken met de intrede.

Het type bepaalt de badge op het PDF-verslag (Intrede / Uittrede).

Type niet ingevuld

Kiest u geen type, dan toont het verslag de badge Niet gepreciseerd. Vul Intrede of Uittrede in voor een duidelijk document.

3. De detailregels invullen¶

Open het tabblad Details. Elke regel beschrijft een uitrusting en haar staat. Onderaan de lijst staan drie knoppen:

Regel toevoegen — een vastgestelde uitrusting;
Sectie toevoegen — een titel die regels groepeert (bv. « Kamer », « Badkamer », « Meubilair »);
Notitie toevoegen — een vrije tekstregel, in cursief.

Voor een uitrustingsregel vult u in:

Veld	Rol
Uitrusting	Het vastgestelde element (verplicht)
Staat	Conform of Niet conform (verplicht)
Foto	Een foto van het element (optioneel)
Notities	Een vrije opmerking

Uitrusting en staat verplicht

Een detailregel moet altijd een uitrusting en een staat dragen (Conform / Niet conform). Secties en notities dragen geen uitrusting of staat: dat zijn gewoon titels of opmerkingen.

Een tweede pagina, Algemene opmerkingen, laat u vrije tekst toevoegen over de algemene staat van de kamer.

De uitrustingscatalogus¶

De regels verwijzen naar de uitrustingscatalogus van de instelling (« Kameruitrusting »), gedeeld met het beheer van de kamers. Daar legt u eenmalig het bed, de kast, de televisie, de badkamer enz. vast. Zie Meubilair en uitrusting.

De herbruikbare sjablonen¶

Om niet telkens dezelfde lijst opnieuw in te voeren, gebruikt u een sjabloon.

Maak uw sjablonen aan in Configuratie ▸ Plaatsbeschrijvingen ▸ Sjablonen plaatsbeschrijving.
Kies op een plaatsbeschrijving het Sjabloon plaatsbeschrijving: de regels, secties en algemene opmerkingen vullen het document vooraf in.

Zoals een offertesjabloon

Een sjabloon werkt als een offertesjabloon: het legt de structuur vast (secties + uitrustingen) die u alleen nog moet vaststellen en aanvullen.

4. De levenscyclus opvolgen¶

Een plaatsbeschrijving doorloopt vier statussen, zichtbaar in de statusbalk en als kolommen in de kanbanweergave:

Status	Betekenis
Te doen	Aangemaakt, vaststelling nog niet uitgevoerd (beginstatus)
Gepland	De vaststelling is gepland
Voltooid	De vaststelling is uitgevoerd en afgesloten
Geannuleerd	De plaatsbeschrijving is opgegeven

De knoppen bovenaan het formulier laten het dossier vorderen:

Plannen — gaat van Te doen naar Gepland;
Markeren als voltooid — gaat naar Voltooid;
Terugzetten naar Te doen — keert terug naar Te doen vanuit Voltooid of Geannuleerd;
Annuleren — schakelt over naar Geannuleerd.

5. Het ondertekende PDF-verslag genereren¶

Gebruik op een plaatsbeschrijving Afdrukken ▸ Plaatsbeschrijving. Resthome maakt een document EDL_<referentie>.pdf met de huisstijl van uw instelling.

Het verslag bevat:

uw hoofding (logo, naam, adres, btw) en de kleur van uw instelling — ingesteld via Instellingen ▸ Documentopmaak configureren;
de titel ÉTAT DES LIEUX met de badge Intrede (groen) of Uittrede (oranje) volgens het type;
de metagegevens: bewoner, kamer, verantwoordelijke van de vaststelling, vertegenwoordiger, datum, labels;
de algemene opmerkingen, indien ingevuld;
het detail van de vastgestelde elementen (uitrusting, staat, foto, observatie);
een samenvatting: aantal elementen, waarvan conform en niet conform;
twee kaders voor tegensprekelijke handtekeningen — de vertegenwoordiger van de bewoner en voor de instelling — onder de vermelding « opgemaakt in twee exemplaren »;
een fotobijlage met de foto's in groot formaat (4 per pagina).

Klaar voor de elektronische handtekening (Odoo Sign)

Het verslag bevat handtekeningankers die bij het afdrukken onzichtbaar zijn, geplaatst voor de Odoo Sign-toepassing: wanneer een ondertekeningsverzoek wordt aangemaakt, komen de velden vertegenwoordiger en instelling op de juiste plaats. De voettekst vermeldt de conformiteit met de eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014. Odoo Sign gebruiken is optioneel: anders drukt u de PDF af en laat u ze met de hand ondertekenen.

Kernpunten om te onthouden¶

De plaatsbeschrijving is een tegensprekelijke vaststelling met juridische waarde: intrede en later uittrede, ondertekend door de vertegenwoordiger van de bewoner en de instelling.
De bewoner, de kamer (overgenomen uit het verblijf) en de vertegenwoordiger worden automatisch vooraf ingevuld.
Elke regel draagt een uitrusting en een staat Conform / Niet conform, met foto en observatie; secties en notities structureren de lijst.
Sjablonen vermijden het opnieuw invoeren van dezelfde lijst; de uitrustingscatalogus is gedeeld met de kamers.
Het PDF-verslag heeft uw huisstijl, met badge Intrede/Uittrede, samenvatting, handtekeningen en fotobijlage, klaar voor Odoo Sign (eIDAS).