Ga naar inhoud

De opnames (CRM-pijplijn)

De opnamepijplijn is het startpunt van het traject van een bewoner. Ermee volgt u elke kandidaat — van de eerste aanvraag van een naaste tot de effectieve intrede — en zet u hem daarna in één beweging om in een bewoner, met zijn kamer en zijn verblijf.

U vindt hem in de CRM-toepassing, op het team Admissions (Opnames). Elke aanvraag wordt er een lead (een kandidaat-bewoner) die u fase per fase laat vorderen in een kanbanbord.

Overzicht

graph LR
  A[Eerste contact] --> B[Bezoek gepland]
  B --> C[Bezoek uitgevoerd]
  C --> D[Dossier volledig]
  D --> E[Opgenomen]
  D -.-> F[Geweigerd / Afgehaakt]

Twee data om niet te verwarren

  • Startdatum verblijf: wanneer de facturatie van het verblijf (de kamer) begint. Die geeft u in de opname-assistent op.
  • Opnamedatum: wanneer de tegemoetkoming van de mutualiteit (het afhankelijkheidsforfait) begint. Die wordt later vastgelegd, bij het starten van het verblijf.

Vaak zijn ze identiek, maar ze kunnen verschillen.

1. De opnamepijplijn openen

  1. Open de CRM-toepassing.
  2. Selecteer het team / de pijplijn Admissions (Opnames) (menu Verkoop → Mijn pijplijn, filter daarna op het team Opnames, of open het team rechtstreeks vanuit de teamweergave).
  3. Het kanbanbord toont één kolom per fase en één kaart per kandidaat.

2. Een opname-lead aanmaken

  1. Klik op Nieuw.
  2. Geef de lead een naam (bijvoorbeeld « Opname - naam van de kandidaat »).
  3. Het vakje Kandidaat-bewoner wordt automatisch aangevinkt wanneer de lead tot het team Opnames behoort. Het activeert het tabblad Opname bewoner en verbergt de commerciële secties (bedrijf, marketing) die hier niet nodig zijn.
  4. Sla op.

De kandidaat en de naaste die belt

Vaak neemt een naaste (zoon, dochter) contact op voor de op te nemen persoon. Resthome maakt het onderscheid: de kandidaat-bewoner is de gehuisveste persoon, terwijl de beller wordt geregistreerd als familiecontact. Bij de opname wordt de identiteit (NISS, geboortedatum) gedragen door de bewoner, niet door de naaste.

Het tabblad « Opname bewoner »

Hier stelt u het dossier van de kandidaat samen, zonder de lead te verlaten:

  • Persoonlijke gegevens: NISS, geboortedatum, geslacht, behandelend arts, familiecontacten en vooral het gewenste verblijfstype (ROB, RVT of kort verblijf).
  • Mutualiteit / Verzekerbaarheid: mutualiteit, verzekeringsstelsel, aansluitingscode en het resultaat van de MDA-controle (CT1/CT2, BIM-status).

Kort verblijf (kortverblijf / CSJ)

Als u kort verblijf kiest, verschijnen twee extra velden: het aantal reeds gebruikte dagen kort verblijf dit kalenderjaar en notities. De wet beperkt het kort verblijf tot 90 dagen per jaar; vul de informatie in (vraag het aan de familie of bevestig telefonisch bij de mutualiteit) vóór u de opname aanvaardt.

3. De lead laten vorderen

Versleep de kaart van de ene kolom naar de andere, op het werkelijke ritme van het dossier:

Fase Betekenis
Eerste contact Aanvraag ontvangen, opnieuw te contacteren.
Bezoek gepland Een bezoek aan de instelling is vastgelegd.
Bezoek uitgevoerd Het bezoek heeft plaatsgevonden.
Dossier volledig Het administratieve en medische dossier is klaar.
Opgenomen « Gewonnen » fase: start de opname-assistent.
Geweigerd / Afgehaakt De aanvraag mislukt (ingeklapte kolom).

U kunt de bezoekafspraken ook rechtstreeks vanuit de lead plannen (knop Vergaderingen / gedeelde agenda).

4. De verzekerbaarheid controleren (MDA)

Vóór u de kandidaat kunt opnemen, controleert u of hij wel verzekerd is:

  1. Klik op de lead op Verzekerbaarheid controleren (kopbalk).
  2. Resthome verstuurt een MDA-aanvraag (verzekerbaarheid MyCareNet / WalCareNet) en werkt automatisch de mutualiteit, de BIM-status en de CT1/CT2-codes van de kandidaat bij.

De MDA-controle bepaalt de opname

Zolang de MDA-controle niet geslaagd is, is de overgang naar de fase Opgenomen geblokkeerd. Voor een geval zonder NISS (buitenlandse bewoner, pasgeborene…) vinkt u MDA-controle vereist uit in het tabblad Opname bewoner om de blokkering op te heffen. Als de MDA niet verzekerd terugkeert, blijft de opname mogelijk maar waarschuwt Resthome u: de facturatie moet dan aan de bewoner worden gericht, niet aan de mutualiteit.

Voor alle uitleg over de verzekerbaarheidscontrole, zie Verzekerbaarheid (MDA).

5. De kandidaat opnemen

Wanneer het dossier klaar is, zet u de kandidaat om in een bewoner. Twee gelijkwaardige acties openen de opname-assistent:

  • de kaart verslepen naar de kolom Opgenomen, of
  • de lead openen en op de knop Gewonnen klikken.

Voordat u « Opgenomen » markeert

Het gewenste verblijfstype (ROB / RVT / kort verblijf) moet ingevuld zijn: het bepaalt het bed en Bijlage 7. Ook de MDA-controle moet geslaagd zijn (zie hierboven). Zo niet blokkeert Resthome de bewerking en geeft het aan wat u moet aanvullen.

De opname-assistent vraagt u:

  1. De kamer — verplicht; enkel beschikbare kamers worden voorgesteld.
  2. Het verblijfstype — overgenomen van de kandidaat (ROB / RVT / kort verblijf), alleen-lezen.
  3. De startdatum verblijf — standaard vandaag.

Klik op Opnemen om te bevestigen.

Wat de opname aanmaakt

Bij het bevestigen van de assistent doet Resthome:

  • het contact aanmaken als bewoner (en het uit de lijst van toekomstige bewoners halen);
  • het bijhorende verblijf openen, in de status Bevestigd, op de gekozen kamer en datum;
  • de fiche van de bewoner openen om verder te gaan (Katz, documenten, verblijf).

Het verblijf moet nadien nog gestart worden (knop Start Stay) wanneer de bewoner effectief aanwezig is — dat starten legt de opnamedatum vast en start de facturatie. Zie Een bewoner beheren.

Vangrails en bijzondere gevallen

Resthome beschermt de samenhang van de pijplijn:

  • Assistent annuleren — als u de assistent sluit zonder op te nemen, keert de lead terug naar de vorige fase: er wordt niets aangemaakt zolang u niet bevestigd hebt.
  • Terugkeer uit « Opgenomen » — als u een reeds opgenomen lead opnieuw naar een eerdere fase brengt, annuleert Resthome automatisch de verblijven die nog in concept of bevestigd zijn en aan die lead gekoppeld zijn. Een reeds gestart (lopend) verblijf blijft ongemoeid.
  • Detectie van dubbels — de opname is gekoppeld aan de bewoner, niet enkel aan de lead. Bestaat er al een verblijf voor deze persoon, dan hergebruikt Resthome het in plaats van een tweede aan te maken; een bevestigd verblijf dat bij een andere lead hoort, wordt nooit « gestolen ».
  • Een lead opnieuw verslepen — heropent u de assistent op een lead die al een verblijf heeft, dan wordt de kamer van dat verblijf voorgevuld.

Kernpunten om te onthouden

  • De pijplijn Opnames leeft in de CRM-toepassing; elke kandidaat is een lead die u in kanban laat vorderen.
  • Het tabblad Opname bewoner centraliseert de identiteit, de mutualiteit en de MDA-controle van de kandidaat.
  • De overgang naar Opgenomen (verslepen of knop Gewonnen) opent de assistent: kamer verplicht + startdatum verblijf, daarna aanmaak van de bewoner en het verblijf.
  • De opname is geblokkeerd zonder ingevuld verblijfstype en zonder geslaagde MDA (behalve als de MDA-controle is uitgevinkt).
  • Een lead uit Opgenomen halen annuleert zijn verblijven in concept/bevestigd; lopende verblijven blijven behouden.

Verder lezen

Support