Verantwoordelijke zorgverlener en ondertekening van de bijlagen¶
Een eAgreement-aanvraag moet een verantwoordelijke zorgverlener aanduiden en een handtekening op de bijlagen dragen. Deze pagina legt de twee mechanismen uit die Resthome hiervoor voorziet:
- Wie geïdentificeerd wordt als verantwoordelijke zorgverlener op de elektronische aanvraag — en hoe zijn NIHII-nummer automatisch bepaald wordt;
- Hoe u ondertekent — de Bijlagen 7, 10 en 11 rechtstreeks in de app, vertrekkend van een opgeslagen handtekeningafbeelding, in plaats van te printen, tekenen en scannen.
De ondertekenknoppen verschijnen op de eAgreement-aanvraag (bereikbaar via de fiche van de bewoner of de facturatieperiode). De identiteiten stelt u in op de werknemersfiche en in de eHealth-instellingen.
Twee identiteiten niet te verwarren
- De verantwoordelijke zorgverlener: de elektronische identiteit in de aanvraag die naar de mutualiteit gaat — de clinicus die de Katz-evaluatie uitvoerde. Resthome bepaalt die automatisch (zie verder).
- De ondertekenaar: de persoon wiens handtekeningafbeelding op de PDF van de bijlage komt. Standaard bent dat u (de aangemelde gebruiker).
Meestal vallen beide rollen samen, maar ze zijn verschillend: een secretariaat kan een aanvraag versturen waarvan de verantwoordelijke zorgverlener de verpleegkundige is die de Katz scoorde.
De verantwoordelijke zorgverlener¶
De verantwoordelijke zorgverlener is de clinicus die de Katz-evaluatie uitvoerde — de evaluator —, niet degene die de aanvraag verstuurt. Resthome bepaalt zijn NIHII via een terugvalketen, om altijd een coherente identiteit naar de mutualiteit te sturen.
| Volgorde | Resthome neemt… | Wanneer |
|---|---|---|
| 1 | De Katz-evaluator, als hij een persoonlijk NIHII heeft | Normaal geval |
| 2 | De hoofdverpleegkundige ingesteld (zijn NIHII) | De evaluator (verpleegkundige, zorgkundige) heeft geen NIHII |
| 3 | De coördinerend arts ingesteld (zijn NIHII) | Noch de evaluator noch de hoofdverpleegkundige heeft een NIHII |
| 4 | Een generiek AViQ-verpleegkundigennummer | Laatste redmiddel, geen enkel NIHII beschikbaar |
Katz categorie D: een arts is verplicht
Voor een Katz van categorie D (of Cd) legt de specificatie een arts op als verantwoordelijke zorgverlener. Resthome neemt dan de evaluator als hij arts is (met NIHII), anders de ingestelde coördinerend arts. Is er geen arts beschikbaar, dan wordt de verzending geblokkeerd met een duidelijke melding: stel een coördinerend arts in bij de eHealth-instellingen.
Het generieke nummer is een laatste redmiddel
Heeft niemand in de keten een bruikbaar NIHII, dan valt Resthome terug op het generieke AViQ-verpleegkundigennummer. Dat is een vangnet: voor een correcte identiteit vult u het persoonlijke NIHII van de zorgverlener in, of minstens een hoofdverpleegkundige en een coördinerend arts als terugval.
Waar de identiteiten bewaard worden (werknemersfiche)¶
Het NIHII, de rol en de handtekeningafbeelding van een zorgverlener staan op zijn werknemersfiche, niet op een gebruikersaccount. Zo verbruikt een zorgverlener die af en toe een Bijlage 10 tekent geen gebruikerslicentie: het volstaat dat hij als werknemer bestaat.
App Werknemers → fiche van de werknemer → tabblad Nursing Home.
| Veld | Waarvoor het dient |
|---|---|
| INAMI Number (NIHII/RIZIV-nr.) | Het persoonlijke NIHII van de zorgverlener, gebruikt als verantwoordelijke zorgverlener op de eAgreement-aanvraag. 11 cijfers. |
| Care role (zorgrol) | Het beroep (verpleegkundige, hoofdverpleegkundige, zorgkundige, arts…). Bepaalt de eHealth-rol. |
| eHealth Role (eHealth-rol) | Automatisch afgeleid uit de zorgrol: nurse (verpleegkundige / hoofdverpleegkundige / zorgkundige) of physician (arts). Alleen-lezen. |
| Foreign physician (no Belgian NIHII) (buitenlandse arts) | Aan te vinken voor een grensarts zonder Belgisch NIHII. Enkel zichtbaar voor een arts. |
| Signature image (Annexe 10) (handtekeningafbeelding) | De scan van de handtekening (PNG/JPG, bij voorkeur transparante achtergrond), op de PDF geplaatst bij het ondertekenen in de app. |
Een nette handtekeningafbeelding
Verkies een PNG met transparante achtergrond, bijgesneden op de lijn. Resthome plaatst ze in het vak « Handtekening » van de bijlage met behoud van de verhoudingen — een goed uitgeknipte afbeelding geeft een net resultaat.
De terugval-identiteiten instellen¶
Instellingen > Nursing Home > eAgreement Responsible Practitioner. Deze twee instellingen leveren het terugval-NIHII wanneer de Katz-evaluator het zijne niet heeft.
| Instelling | Waarvoor het dient |
|---|---|
| Head Nurse (NIHII fallback) (hoofdverpleegkundige) | Zijn NIHII identificeert de verantwoordelijke zorgverlener wanneer de evaluator (verpleegkundige, zorgkundige) geen persoonlijk NIHII heeft. |
| Coordinating Physician (NIHII fallback) (coördinerend arts) | Terugval wanneer geen enkel verpleegkundigen-NIHII beschikbaar is, en verplicht voor een Katz van categorie D. |
Zie ook eHealth- en eFact-instellingen.
De Katz-categorie dient om te verklaren, niet om het bedrag te bepalen
Het afhankelijkheidsforfait bedraagt hetzelfde bedrag voor alle Katz-categorieën (AViQ-tarieven); de categorie dient om het profiel van de bewoner aan de mutualiteit te verklaren. Een categorie D legt evenwel een arts op als verantwoordelijke zorgverlener — vandaar het belang van de coördinerend arts als terugval.
De buitenlandse arts¶
Een grensarts die geen Belgisch NIHII heeft, kan geen persoonlijk nummer leveren. Vink op zijn werknemersfiche (rol arts) Foreign physician (no Belgian NIHII) aan. Resthome zet dan het generieke nummer dat de eHealth-specificatie voorziet voor buitenlandse zorgverleners op de aanvraag, dat de verzekeringsinstellingen aanvaarden. U hoeft zelf geen nummer in te voeren.
Een bijlage ondertekenen in de app¶
In plaats van te printen, met de hand te tekenen en dan te scannen, plaatst Resthome uw handtekeningafbeelding op de PDF van de bijlage en bewaart die — een werkwijze conform de FEMARBEL-regels. De betrokken bijlagen:
- Bijlage 10 — de Katz-schaal (zorgakkoord);
- Bijlage 7 — het opnameakkoord (opname / heropname);
- Bijlage 11 — de melding van einde verblijf.
Het verloop, op een aanvraag in Concept:
- Genereer de bijlage als dat nog niet gebeurd is (Bijlage 10 komt uit de Katz; Bijlage 7 of 11 vanuit de aanvraag).
- Klik op Sign Annexe 10 (of Sign Annexe 7 / Sign Annexe 11). Deze knoppen verschijnen enkel in Concept, wanneer de bijlage bestaat en nog niet ondertekend is.
- Controleer in het venster Sign annex de Signer (ondertekenaar, standaard uzelf), zijn rol, de handtekeningdatum en het voorbeeld van de handtekening.
- Klik op Sign & replace PDF. Resthome genereert een propere PDF, plaatst de handtekening en vinkt de bijlage als ondertekend (een groen ✓ « Signed » verschijnt naast de bijlage).
De handtekening is een voorwaarde om te versturen
Zolang een gegenereerde bijlage niet ondertekend is, blijft de knop Send Request verborgen. Onderteken eerst alle bijlagen en verstuur dan. Opnieuw tekenen is risicoloos: Resthome vertrekt telkens van een blanco PDF en stapelt geen handtekeningen.
Katz al ondertekend bij de evaluatie
Werd de Katz-evaluatie in de app ondertekend op het moment van de scoring, dan draagt de PDF van Bijlage 10 de handtekening al: Resthome markeert ze automatisch als ondertekend en bovenstaande stap is niet nodig.
Wie mag ondertekenen (FEMARBEL-regels)¶
| Situatie | Toegelaten ondertekenaar |
|---|---|
| Bijlage 10 — standaardgeval | Arts OF verpleegkundige |
| Bijlage 10 — Katz categorie D / Cd | Arts verplicht (geen verpleegkundige-terugval) |
| Bijlage 10 — snelle herziening (nieuwe Katz < 6 maanden na de vorige) | Arts verplicht |
| Bijlage 7 (opname) / Bijlage 11 (einde verblijf) | Verantwoordelijke van de instelling — geen medische regel |
Het ondertekenvenster herinnert aan de toepasselijke regel in een banner FEMARBEL signature rules. Vereist de regel een arts en is de ondertekenaar er geen, dan wordt de handtekening geweigerd met een duidelijke melding.
Heropname na een lange afwezigheid
Een heropname na meer dan 30 dagen afwezigheid kan een nieuwe Katz-evaluatie vergen, maar legt geen arts op: Bijlage 10 mag door een arts OF een verpleegkundige ondertekend worden.
Ieder tekent met zijn eigen handtekening¶
Uit veiligheid kunt u enkel tekenen met uw eigen handtekeningafbeelding. Tekenen namens een ander clinicus — wiens naam en rol op een wettelijke bijlage naar de mutualiteit gaan — vereist eHealth-beheerdersrechten. In alle gevallen blijft de werkelijke auteur van de handeling geregistreerd in het auditlogboek.
Als er geen handtekeningafbeelding is ingesteld¶
Heeft de ondertekenaar geen handtekeningafbeelding op zijn werknemersfiche, dan waarschuwt het venster u en wordt de knop Sign & replace PDF niet aangeboden. Twee opties:
- een handtekeningafbeelding laden op de werknemersfiche en opnieuw beginnen;
- de manuele weg behouden: de bijlage printen, laten tekenen, het ondertekende document scannen en opnieuw op de aanvraag laden (vink voor Bijlage 7 / 11 daarna Annex signed aan).
Belangrijkste punten om te onthouden¶
- De verantwoordelijke zorgverlener is de Katz-evaluator, niet de verzender; Resthome bepaalt zijn NIHII in cascade: evaluator → hoofdverpleegkundige → coördinerend arts → generiek nummer.
- Een Katz van categorie D legt een arts op; stel een coördinerend arts als terugval in bij de eHealth-instellingen.
- Het NIHII, de rol en de handtekeningafbeelding staan op de werknemersfiche (tabblad Nursing Home) — geen gebruikerslicentie nodig voor zorgverleners die af en toe tekenen.
- Sign Annexe 10 / 7 / 11 plaatst uw handtekeningafbeelding op de PDF: geen printen / tekenen / scannen meer. Tekenen is een voorwaarde om te versturen.
- FEMARBEL-regels: standaard arts OF verpleegkundige; arts verplicht bij categorie D of snelle herziening (< 6 maanden).
- Men tekent enkel met de eigen handtekening, tenzij met eHealth-beheerdersrechten.