De documenten van de bewoner¶
Resthome houdt voor elke bewoner een documentmap bij, opgeborgen in de Odoo Documenten-app. U hoeft niets handmatig aan te maken of te klasseren: de map, de submappen en het opbergen gebeuren automatisch. U bereikt ze via de knop Documenten op de fiche van de bewoner, of via de applicatie Documenten → Residents.
Vereiste
Deze functie steunt op de Odoo Documenten-app: die moet geïnstalleerd zijn. Eenmaal actief worden de bewonersmappen en de labels automatisch opgezet — u hoeft niets voor te bereiden.
Eén map per bewoner, automatisch aangemaakt¶
Zodra een bewoner wordt aangemaakt (of zodra zijn fiche een bewonersfiche wordt), maakt Resthome zijn persoonlijke map aan onder de hoofdmap « Residents », met drie klaargezette submappen:
graph TD
A[Residents] --> B[Blank forms]
A --> C[Naam van de bewoner]
C --> D[Medical documents]
C --> E[Administrative documents]
C --> F[Billing documents]| Submap | Wat u erin opbergt |
|---|---|
| Medical documents (medische documenten) | Evaluaties, formulieren en medische stukken van de bewoner. |
| Administrative documents (administratieve documenten) | Overeenkomst, identiteitsstukken, akkoorden, briefwisseling. |
| Billing documents (facturatiedocumenten) | Facturen en stukken in verband met de facturatie van de bewoner. |
De map draagt de naam van de bewoner en wordt automatisch hernoemd als de naam wijzigt. De mappen worden alfabetisch gesorteerd, zodat ze makkelijk te doorlopen blijven in de Documenten-app.
Beschermde mappen
De automatisch aangemaakte mappen zijn beschermd tegen verwijdering: een gewone gebruiker kan er documenten in plaatsen en raadplegen, maar de map zelf niet verwijderen. Zo verliest u niet per ongeluk de volledige documentstructuur van een bewoner.
De knop « Documenten » op de fiche¶
Op de fiche van de bewoner toont een slimme knop « Documenten » het aantal bestanden in zijn map. De teller telt de documenten van de map en van zijn submappen samen (de submappen zelf worden niet meegeteld). Op de knop klikken opent rechtstreeks de persoonlijke map van de bewoner in de Documenten-app.
Voorbehouden aan gebruikers van de Documenten-app
De knop verschijnt alleen voor gebruikers die toegang hebben tot de Documenten-applicatie. De anderen zien de bewonersfiche gewoon verder, zonder de snelkoppeling.
De mappen die op instellingsniveau worden aangemaakt¶
Bij het aanmaken van de vennootschap (de instelling) zet Resthome automatisch twee mappen bovenaan in de Documenten-app klaar:
- Residents — de hoofdmap die alle bewonersmappen bevat.
- Blank forms — een submap voor uw sjablonen en in te vullen documenten (type-overeenkomsten, blanco medische formulieren, enz.).
Afgeschermd per instelling
Bij multi-vennootschap heeft elke instelling haar eigen hoofdmap « Residents » en haar eigen map « Blank forms ». Zo blijven de documenten gescheiden van het ene huis tot het andere.
De vooraf gedefinieerde labels¶
Resthome levert een lijst klaargezette labels (tags) om documenten te categoriseren en via een filter terug te vinden in de Documenten-app:
| Label | Typisch gebruik |
|---|---|
| Katz | Roosters en verslagen van de Katz-afhankelijkheidsevaluatie. |
| Medisch formulier | Medische formulieren en documenten. |
| eAgreement | Akkoorden van de verzekeringsinstelling (eAgreement). |
| VI | Beslissingen en toewijzingen van de verzekeringsinstelling. |
| Overeenkomst | De met de bewoner ondertekende verblijfsovereenkomst. |
| Facturatie | Facturen en facturatiestukken. |
| OCMW | Documenten van OCMW-tenlasteneming. |
| GDPR | Toestemmingen en documenten inzake privacy. |
| Einde verblijf | Documenten van einde verblijf / vertrek. |
Labels automatisch toepassen
U kunt een of meer van deze tags automatisch laten toepassen op elk gecentraliseerd document, via het veld Standaardtags in de instellingen. Zie Documentinstellingen.
Het automatisch opbergen van bijlagen¶
Naast de mappen kan Resthome de bijlagen die op de fiche van een bewoner worden gezet automatisch centraliseren: ze belanden rechtstreeks in zijn persoonlijke map, zonder handmatig klasseren. Dit gedrag stelt u in de configuratie in.
Meer weten
De gedetailleerde werking, de gebruiksgevallen en de activering worden beschreven op de pagina De centralisatie van documenten.
Kernpunten om te onthouden¶
- Elke bewoner beschikt over een automatische persoonlijke map met drie submappen: medisch, administratief, facturatie.
- De map volgt de naam van de bewoner en hernoemt zichzelf; de mappen zijn beschermd tegen accidentele verwijdering.
- De knop « Documenten » op de fiche opent de map en telt de bestanden, submappen inbegrepen.
- Op instellingsniveau maakt Resthome de mappen « Residents » en « Blank forms » aan, afgeschermd per vennootschap.
- Negen vooraf gedefinieerde labels (Katz, eAgreement, GDPR, OCMW…) vergemakkelijken het filteren en kunnen automatisch worden toegepast.