De kostennota (Bijlage 12)¶

Q: Waarvoor dient Bijlage 12 in een woonzorgcentrum (WZC/RVT)?

Het is het officiële AViQ-document dat de kosten van een maand verantwoordt: een individuele kostennota per bewoner en een verzamelnota per verzekeringsinstelling.

Q: Waar genereer ik Bijlage 12 in Resthome?

Via de knop Afdrukken: op een facturatieperiode voor de verzamelnota, op een facturatiefiche per bewoner voor de individuele nota.

Q: Wat is het verschil tussen de individuele nota en de verzamelnota?

De individuele nota detailleert de kosten van één bewoner over drie pagina's; de verzamelnota lijst alle bewoners van eenzelfde verzekeringsinstelling op met de totalen.

Q: Welke bedragen staan op Bijlage 12?

De drie verplichte bedragen: ten laste van de verzekeringsinstelling (V.I.), ten laste van de patiënt en het totaal, met het aantal aanwezigheidsdagen van de maand.

Q: Moet ik Bijlage 12 aan de bewoner overhandigen?

Ja: een dubbel van de individuele kostennota moet aan de begunstigde worden bezorgd; de verzamelnota begeleidt de facturatie naar de verzekeringsinstelling.

Bijlage 12 is het officiële document dat maand per maand de verblijf- en zorgkosten van een bewoner van een woonzorgcentrum (WZC/RVT) verantwoordt. Resthome maakt ze op in twee complementaire vormen:

de Individuele Kostennota — een gedetailleerd bewijsstuk per bewoner ;
de Verzamelnota (« Note Récapitulative ») — een tabel per verzekeringsinstelling (V.I.) die alle bewoners van eenzelfde mutualiteit samenbrengt.

Beide worden gegenereerd via de knop Afdrukken (Print), vanuit een facturatieperiode of een facturatiefiche per bewoner.

Een officieel AViQ-document

Bijlage 12 betreft de « instellingen bedoeld in artikel 43/7, 4° van het Waalse Wetboek van sociale actie en gezondheid ». Resthome vult het officiële formulier automatisch in met de gegevens van uw periode: u hoeft niets manueel over te typen.

Waalse regelgeving

Bijlage 12 en het AViQ-forfait zijn eigen aan het Waalse Gewest. De knoplabels behouden hun officiële Franse benaming (« Annexe 12 — Note de Frais Individuelle » en « Annexe 12 — Note Récapitulative »).

Twee documenten, twee reikwijdtes¶

Document	Reikwijdte	Afgedrukt bestand	Gegenereerd vanuit
Individuele Kostennota	Eén bewoner	`Annexe12_<bewoner>_<periode>`	Fiche Facturatie per bewoner → Afdrukken
Verzamelnota	Eén verzekeringsinstelling	`NoteRecap_<periode>`	Facturatieperiode → Afdrukken

De link tussen beide

Elke regel van de verzamelnota draagt een nummer van individuele nota dat verwijst naar de individuele nota van de betrokken bewoner. U maakt dus meestal beide documenten voor dezelfde maand op: de verzamelnota voor de V.I., de individuele nota's voor de bewoners.

De Individuele Kostennota (per bewoner)¶

Dit is het volledige bewijsstuk van één bewoner voor de maand. Resthome maakt het op het officiële formulier in drie pagina's.

Pagina	Inhoud
1. Overzicht van de bewoner	Identificatie van de instelling (naam, adres, RIZIV-nummer) en van de mutualiteit, periode, regel van de bewoner (naam, inschrijvingsnummer INSZ, aanwezigheidsdagen) en de drie verplichte bedragen: ten laste V.I., ten laste patiënt, totaal.
2. Vaste kosten	Het zorgforfait (aandeel verzekeringsinstelling), met zijn AViQ-pseudocode, de dagprijs, het aantal dagen en het bedrag — opgesplitst per deelperiode indien nodig — evenals de incontinentiekorting.
3. Supplementen	Het verblijf (de kamer), de supplementen (televisie, telefoon, wasserij, pedicure, eenpersoonskamer…), de (para)farmaceutische geneesmiddelen en het totaal van de supplementen.

De drie verplichte bedragen

De eerste pagina draagt de drie bedragen die de elektronische facturatie vereist: ten laste van de V.I. (het terugbetaalde forfait, incontinentiekorting inbegrepen), ten laste van de patiënt (verblijf + supplementen) en het totaal. Deze bedragen verantwoorden tegenover de bewoner wat de mutualiteit ten laste neemt en wat hem te betalen overblijft.

Het forfait hangt niet af van de Katz-categorie

Het bedrag van het zorgforfait is hetzelfde voor alle Katz-categorieën (AViQ-tarieven): de categorie dient om het afhankelijkheidsprofiel aan te geven bij de mutualiteit, niet om een ander bedrag vast te leggen. Zie Het RIZIV-forfait.

Een individuele nota opmaken¶

Open de facturatieperiode van de maand (toepassing MR/MRS → Facturatie → Facturatieperiodes).
Open de facturatiefiche van de betrokken bewoner (« Facturatie per bewoner »).
Klik Afdrukken → Annexe 12 — Note de Frais Individuelle.
De PDF wordt gegenereerd op naam van de bewoner en de periode.

Bezorg een dubbel aan de bewoner

De verzamelnota certificeert dat « een dubbel van de individuele kostennota aan de begunstigde werd bezorgd ». Denk er dus aan de individuele nota (of het dubbel ervan) aan elke bewoner of zijn vertegenwoordiger te overhandigen.

De Verzamelnota (per verzekeringsinstelling)¶

De verzamelnota bundelt voor een maand alle bewoners van eenzelfde verzekeringsinstelling in één tabel. Resthome maakt één pagina per V.I. op: als uw periode bewoners van meerdere mutualiteiten telt, bevat het document evenveel pagina's als er instellingen zijn.

Hoofding van elke pagina:

de identificatie van de instelling: naam, adres, telefoon, RIZIV-nummer ;
de identificatie van de mutualiteit: nummer (V.I.-code) en naam ;
de gedekte periode (« Note récapitulative du … au … — établie le … »).

De bewonerstabel bevat de volgende kolommen:

Kolom	Inhoud
N° note individuelle	Referentie van de individuele nota van de bewoner
Nom et prénom du bénéficiaire	De bewoner
N° d'inscription	Het INSZ van de bewoner
Nombre de jours	Gefactureerde aanwezigheidsdagen
À charge O.A.	Aandeel terugbetaald door de verzekeringsinstelling
À charge patient	Aandeel te betalen door de bewoner
Total	Som van beide

De laatste regel telt het Algemeen totaal voor de V.I., ten laste patiënt en totaal op. Het document eindigt met een certificering ondertekend door de Verantwoordelijke van de Instelling (datum, naam en handtekening).

Een verzamelnota opmaken¶

Open de facturatieperiode van de maand (of selecteer ze in de lijst Facturatieperiodes).
Klik Afdrukken → Annexe 12 — Note Récapitulative.
Resthome genereert de PDF, één pagina per verzekeringsinstelling.

Wanneer Bijlage 12 opmaken¶

Maak Bijlage 12 op zodra de maand gefactureerd is: de bedragen nemen de door Resthome berekende factuurregels over (forfait, verblijf, supplementen, geneesmiddelen, afwezigheden). Wijzigt u een factuur achteraf, vernieuw dan de periode en genereer het document opnieuw zodat het de nieuwe bedragen weergeeft.

Ze begeleidt de eFact

De verzamelnota is het « papieren » bewijsstuk dat de naar elke verzekeringsinstelling verzonden facturatie begeleidt. Voor de volledige elektronische stroom (verzending van het forfait naar de mutualiteit), zie Een maand factureren, stap voor stap.

Vertrek of overlijden tijdens de maand

De bedragen houden rekening met de werkelijke aanwezigheidsdagen: een vertrek of overlijden tijdens de maand is al verwerkt in de factuurregels, en dus in Bijlage 12. Zie Vertrek en overlijden.

Kernpunten om te onthouden¶

Bijlage 12 bestaat in twee vormen: de individuele nota (per bewoner) en de verzamelnota (per verzekeringsinstelling).
Beide worden gegenereerd via de knop Afdrukken: de verzamelnota op de periode, de individuele nota op de facturatiefiche per bewoner.
De individuele nota draagt de drie verplichte bedragen: ten laste V.I., ten laste patiënt en totaal.
De verzamelnota maakt één pagina per verzekeringsinstelling op en telt het Algemeen totaal voor de V.I. op.
Een dubbel van de individuele nota moet aan de bewoner worden bezorgd.
Het RIZIV-nummer van de instelling en de tarieven zijn eigen aan uw instelling: controleer of ze correct geconfigureerd zijn.