La note de frais (Annexe 12)¶
L'Annexe 12 est le document officiel qui justifie, mois par mois, les frais d'hébergement et de soins d'un résident de maison de repos (MR/MRS). Resthome la produit sous deux formes complémentaires :
- la Note de Frais Individuelle — un justificatif détaillé par résident ;
- la Note de Frais Récapitulative — un tableau par organisme assureur (O.A.) qui regroupe tous les résidents d'une même mutuelle.
Les deux se génèrent depuis le bouton Imprimer (Print), à partir d'une période de facturation ou d'une fiche de facturation par résident.
Un document officiel AViQ
L'Annexe 12 vise les « institutions visées à l'article 43/7, 4° du Code wallon de l'action sociale et de la santé ». Resthome remplit automatiquement le formulaire officiel avec les données de votre période : vous n'avez rien à recopier à la main.
Deux documents, deux portées¶
| Document | Portée | Modèle imprimé | Généré depuis |
|---|---|---|---|
| Note de Frais Individuelle | Un résident | Annexe12_<résident>_<période> |
Fiche Facturation par résident → Imprimer |
| Note de Frais Récapitulative | Un organisme assureur | NoteRecap_<période> |
Période de facturation → Imprimer |
Le lien entre les deux
Chaque ligne de la note récapitulative porte un n° de note individuelle qui renvoie à la note individuelle du résident correspondant. Vous éditez donc en général les deux documents pour le même mois : le récapitulatif pour l'O.A., les notes individuelles pour les résidents.
La Note de Frais Individuelle (par résident)¶
C'est le justificatif complet d'un seul résident pour le mois. Resthome le génère sur le formulaire officiel en trois pages.
| Page | Contenu |
|---|---|
| 1. Récapitulatif du résident | Identification de l'institution (nom, adresse, n° INAMI) et de la mutuelle, période, ligne du résident (nom, n° d'inscription NISS, jours de présence) et les trois montants obligatoires : à charge O.A., à charge patient, total. |
| 2. Frais fixes | Le forfait de soins (part organisme assureur), avec son pseudo-code AViQ, le prix journalier, le nombre de jours et le montant — ventilé par sous-période le cas échéant — ainsi que la ristourne incontinence. |
| 3. Suppléments | L'hébergement (la chambre), les suppléments (télévision, téléphone, buanderie, pédicure, chambre individuelle…), les médicaments (para)pharmaceutiques et le total des suppléments. |
Les trois montants obligatoires
La première page porte les trois montants exigés par la facturation électronique : à charge de l'O.A. (le forfait remboursé, ristourne incontinence comprise), à charge du patient (hébergement + suppléments) et le total. Ce sont ces montants qui justifient, vis-à-vis du résident, ce que la mutuelle prend en charge et ce qui lui reste à payer.
Le forfait ne dépend pas de la catégorie Katz
Le montant du forfait de soins est le même pour toutes les catégories Katz (tarifs AViQ) : la catégorie sert à déclarer le profil de dépendance à la mutuelle, pas à fixer un montant différent. Voir Le forfait INAMI.
Éditer une note individuelle¶
- Ouvrez la période de facturation du mois (application MR/MRS → Facturation → Périodes de facturation).
- Ouvrez la fiche de facturation du résident concerné (« Facturation par résident »).
- Cliquez Imprimer → Annexe 12 — Note de Frais Individuelle.
- Le PDF est généré au nom du résident et de la période.
Remettez-en un double au résident
La note récapitulative certifie qu'« un double de la note de frais individuelle a été remis au bénéficiaire ». Pensez donc à remettre la note individuelle (ou son double) à chaque résident ou à son représentant.
La Note de Frais Récapitulative (par organisme assureur)¶
La note récapitulative regroupe, pour un mois, tous les résidents d'un même organisme assureur sur un tableau unique. Resthome produit une page par O.A. : si votre période compte des résidents affiliés à plusieurs mutuelles, le document contient autant de pages que d'organismes.
En-tête de chaque page :
- l'identification de l'institution : nom, adresse, téléphone, n° INAMI ;
- l'identification de la mutualité : n° (code O.A.) et nom ;
- la période couverte (« Note récapitulative du … au … — établie le … »).
Le tableau des résidents comporte les colonnes suivantes :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| N° note individuelle | Référence de la note individuelle du résident |
| Nom et prénom du bénéficiaire | Le résident |
| N° d'inscription | Le NISS du résident |
| Nombre de jours | Jours de présence facturés |
| À charge O.A. | Part remboursée par l'organisme assureur |
| À charge patient | Part à payer par le résident |
| Total | Somme des deux |
La dernière ligne totalise le Total général pour l'O.A., à charge patient et total. Le document se termine par une certification signée du Responsable de l'Institution (date, nom et signature).
Éditer une note récapitulative¶
- Ouvrez la période de facturation du mois (ou sélectionnez-la dans la liste Périodes de facturation).
- Cliquez Imprimer → Annexe 12 — Note Récapitulative.
- Resthome génère le PDF, une page par organisme assureur.
Quand éditer l'Annexe 12¶
Éditez l'Annexe 12 une fois le mois facturé : les montants reprennent les lignes de facturation calculées par Resthome (forfait, hébergement, suppléments, médicaments, absences). Si vous modifiez une facture après coup, actualisez la période puis régénérez le document pour qu'il reflète les nouveaux montants.
Elle accompagne l'eFact
La note récapitulative est le justificatif « papier » qui accompagne la facturation transmise à chaque organisme assureur. Pour le flux électronique complet (envoi du forfait à la mutuelle), voir Facturer un mois, pas à pas.
Départ ou décès en cours de mois
Les montants tiennent compte des jours de présence réels : un départ ou un décès en cours de mois est déjà reflété dans les lignes de facturation, donc dans l'Annexe 12. Voir Départ et décès.
Points clés à retenir¶
- L'Annexe 12 existe en deux formes : la note individuelle (par résident) et la note récapitulative (par organisme assureur).
- Les deux se génèrent depuis le bouton Imprimer : la récapitulative sur la période, l'individuelle sur la fiche de facturation par résident.
- La note individuelle porte les trois montants obligatoires : à charge O.A., à charge patient et total.
- La récapitulative produit une page par organisme assureur et totalise le Total général pour l'O.A..
- Un double de la note individuelle doit être remis au résident.
- Le n° INAMI de l'institution et les tarifs sont propres à votre établissement : vérifiez qu'ils sont correctement configurés.