L'état des lieux (entrée et sortie)¶

Q: Où créer un état des lieux dans Resthome ?

Dans le menu Hébergement ▸ États des lieux, cliquez sur Nouveau. En sélectionnant le résident, la chambre (reprise de son séjour en cours) et le représentant sont pré-remplis automatiquement.

Q: Quelle est la différence entre un état des lieux d'entrée et de sortie ?

Le champ Type d'état des lieux distingue Entrée et Sortie. L'entrée constate l'état de la chambre à l'arrivée du résident, la sortie au départ. Le rapport PDF affiche un badge Entrée ou Sortie selon le type choisi.

Q: L'état des lieux a-t-il une valeur légale ?

Oui. C'est un constat contradictoire, signé par le représentant du résident et par l'établissement, établi en deux exemplaires. Le rapport porte la mention de conformité au règlement eIDAS.

Q: Puis-je réutiliser une liste d'équipements standard ?

Oui, via les Modèles d'état des lieux (Configuration ▸ États des lieux). Un modèle pré-remplit les lignes, les sections et les observations générales, comme un modèle de devis.

Q: Comment signer l'état des lieux électroniquement ?

Le rapport PDF contient des ancres de signature (représentant et établissement) prévues pour l'application Odoo Sign. À défaut, imprimez-le et faites-le signer à la main, en deux exemplaires.

Q: Que signifient Conforme et Non conforme sur une ligne ?

C'est l'état constaté de l'équipement. Le récapitulatif du rapport compte les éléments conformes et non conformes, et les photos sont reprises en annexe photographique.

L'état des lieux consigne l'état d'une chambre et de ses équipements à un moment précis : à l'entrée du résident, puis à sa sortie. C'est un constat contradictoire à valeur légale, signé par le résident (ou son représentant) et par l'établissement. Vous le trouvez dans le menu Hébergement ▸ États des lieux.

Chaque état des lieux relie un résident, une chambre et un représentant, liste les équipements constatés (conformes ou non), et produit un rapport PDF à votre en-tête, prêt à signer.

graph LR
  A[À faire] --> B[Planifié]
  B --> C[Terminé]
  A --> C[Terminé]

Un module optionnel

Les états des lieux sont fournis par un module dédié. S'il est installé, une entrée États des lieux apparaît dans le menu Hébergement, aux côtés des Chambres et des Séjours.

1. Créer l'état des lieux¶

Ouvrez Hébergement ▸ États des lieux.
Cliquez sur Nouveau.
Sélectionnez le Résident.
Vérifiez la Date (par défaut, la date du jour) et le Responsable (par défaut, vous).
Enregistrez : une référence automatique est attribuée (préfixe EL-).

Le résident, la chambre et le représentant se relient tout seuls

Dès que vous choisissez le résident, Resthome pré-remplit :

la Chambre, reprise de son séjour en cours ;
le Représentant du résident (personne de référence qui signera), repris de son premier contact famille.

Ces deux champs restent modifiables si besoin.

2. Choisir le type : entrée ou sortie¶

Renseignez le champ Type d'état des lieux :

Entrée — l'état de la chambre au moment de l'arrivée du résident.
Sortie — l'état au moment du départ, à comparer avec l'entrée.

Le type détermine le badge affiché sur le rapport PDF (Entrée / Sortie).

Type non précisé

Si vous ne choisissez pas de type, le rapport affiche le badge Non précisé. Renseignez Entrée ou Sortie pour un document clair.

3. Remplir les lignes de détail¶

Ouvrez l'onglet Détails. Chaque ligne décrit un équipement et son état. Trois boutons sont disponibles au bas de la liste :

Ajouter une ligne — un équipement constaté ;
Ajouter une section — un titre qui regroupe des lignes (ex. « Chambre », « Salle de bain », « Mobilier ») ;
Ajouter une note — une ligne de texte libre, en italique.

Pour une ligne d'équipement, renseignez :

Champ	Rôle
Équipement	L'élément constaté (obligatoire)
État	Conforme ou Non conforme (obligatoire)
Photo	Une photo de l'élément (facultatif)
Notes	Une observation libre

Équipement et état obligatoires

Une ligne de détail doit toujours porter un équipement et un état (Conforme / Non conforme). Les sections et les notes, elles, ne portent ni équipement ni état : ce sont de simples titres ou remarques.

Une seconde page, Observations générales, permet d'ajouter un texte libre sur l'état d'ensemble de la chambre.

Le catalogue d'équipements¶

Les lignes pointent vers le catalogue d'équipements de l'établissement (« Équipement de chambre »), partagé avec la gestion des chambres. Vous y définissez une fois pour toutes le lit, l'armoire, la télévision, la salle de bain, etc. Voir Le mobilier et les équipements.

Les modèles réutilisables¶

Pour ne pas ressaisir la même liste à chaque fois, utilisez un modèle.

Créez vos modèles dans Configuration ▸ États des lieux ▸ Modèles d'état des lieux.
Sur un état des lieux, choisissez le Modèle d'état des lieux : ses lignes, sections et observations générales pré-remplissent le document.

Comme un modèle de devis

Un modèle fonctionne comme un modèle de devis : il pose la structure (sections + équipements) que vous n'avez plus qu'à constater et compléter.

4. Suivre le cycle de vie¶

Un état des lieux passe par quatre statuts, visibles dans la barre d'état et en colonnes dans la vue kanban :

Statut	Signification
À faire	Créé, constat pas encore réalisé (statut initial)
Planifié	Le constat est planifié
Terminé	Le constat est réalisé et clôturé
Annulé	L'état des lieux est abandonné

Les boutons en haut du formulaire font avancer le dossier :

Planifier — passe de À faire à Planifié ;
Marquer comme terminé — passe à Terminé ;
Réinitialiser à À faire — revient à À faire depuis Terminé ou Annulé ;
Annuler — bascule en Annulé.

5. Générer le rapport PDF signé¶

Depuis un état des lieux, utilisez Imprimer ▸ État des lieux. Resthome produit un document EDL_<référence>.pdf à la charte de votre établissement.

Le rapport reprend :

votre en-tête (logo, nom, adresse, TVA) et la couleur de votre établissement — définie dans Paramètres ▸ Configurer la mise en page des documents ;
le titre ÉTAT DES LIEUX avec le badge Entrée (vert) ou Sortie (orange) selon le type ;
les métadonnées : résident, chambre, responsable du constat, représentant, date, étiquettes ;
les observations générales, si vous en avez saisi ;
le détail des éléments constatés (équipement, état, photo, observation) ;
un récapitulatif : nombre d'éléments, dont conformes et non conformes ;
deux cadres de signatures contradictoires — Le représentant du résident et Pour l'établissement — sous la mention « Fait à …, en deux exemplaires » ;
une annexe photographique reprenant les photos en grand format (4 par page).

Prêt pour la signature électronique (Odoo Sign)

Le rapport contient des ancres de signature invisibles à l'impression, posées pour l'application Odoo Sign : lorsqu'une demande de signature est créée, les champs représentant et établissement se placent au bon endroit. Le pied de page mentionne la conformité au règlement eIDAS (UE) n° 910/2014. L'usage d'Odoo Sign est optionnel : à défaut, imprimez le PDF et faites-le signer à la main.

Points clés à retenir¶

L'état des lieux est un constat contradictoire à valeur légale : entrée puis sortie, signé par le représentant du résident et l'établissement.
Le résident, la chambre (reprise du séjour) et le représentant se pré-remplissent automatiquement.
Chaque ligne porte un équipement et un état Conforme / Non conforme, avec photo et observation ; les sections et notes structurent la liste.
Les modèles évitent de ressaisir la même liste ; le catalogue d'équipements est partagé avec les chambres.
Le rapport PDF est à votre charte, avec badge Entrée/Sortie, récapitulatif, signatures et annexe photos, prêt pour Odoo Sign (eIDAS).