Een maand factureren in België¶
De maandelijkse facturatie beschreven in Facturatie is in elk land dezelfde. Deze pagina bundelt wat België eraan toevoegt: het RIZIV-forfait gefactureerd aan het ziekenfonds, de eHealth-uitwisselingen die het overbrengen (MDA, eFact, eAgreement), de regels die het RIZIV toepast op afwezigheden en vertrek, en het OCMW.
Elke sectie verwijst naar de Belgische pagina die het onderwerp uitdiept.
Twee aandelen op elke factuur¶
In een Belgisch woonzorgcentrum (ROB of RVT) wordt elke maand in twee stromen gefactureerd, over dezelfde facturatieperiode:
het ziekenfondsaandeel — het RIZIV-afhankelijkheidsforfait, voor 100 % gedragen door het ziekenfonds (derdebetaler) en elektronisch verzonden via eFact;
het bewonersaandeel — verblijf, supplementen en supplementenovereenkomsten, zorgprestaties, medicatie, aangepast aan de afwezigheden → gewone facturen, aan de bewoner, zijn familie of een OCMW.
Het forfait wordt gefactureerd onder pseudocodes, niet volgens een eigen prijslijst: het zorgforfait draagt zijn AViQ-pseudocode (bijvoorbeeld 770501 voor categorie O), en dezelfde code staat op de kostennota (Bijlage 12). Het bedrag is hetzelfde voor elke Katz-categorie aan de AViQ-tarieven; de categorie meldt het afhankelijkheidsprofiel aan het ziekenfonds. Details en tarieven: Het RIZIV-forfait (afhankelijkheid).
ROB en RVT
In België zijn de sectoren waarvoor een voorziening erkend is het ROB (rustoord voor bejaarden) en het RVT (rust- en verzorgingstehuis). Het verblijfstype op de bewonerskaarten van de app Supplementen, en de filters MR (ROB) / MRS (RVT), komen overeen met deze twee sectoren. Een supplementenovereenkomst blijft behouden bij een overplaatsing ROB ↔ RVT.
De maand, stap voor stap, aan Belgische zijde¶
De algemene gids Een maand factureren, stap voor stap geeft de volgorde die in alle landen geldt. In België komen er de eHealth-stappen bij:
Open de periode in Facturatie → Facturering → Factureringsperioden.
Genereren — in het venster Facturering genereren vullen MDA-Succes Laden (en MDA in Afwachting Laden) de bewoners vooraf in van wie de verzekerbaarheid al gecontroleerd is, bijvoorbeeld door een MDA-lot dat aan het begin van de maand is uitgevoerd. Het forfait wordt berekend op de aanwezigheidsdagen binnen de RIZIV-tegemoetkomingsperiode, met de gefactureerde Katz-categorie. De periode krijgt de status Gegenereerd.
Controleer de verzekerbaarheid — klik op Controleer MDA: één verzoek per bewoner van de periode, verzonden in één lot. De stap is afgerond zodra elke bewoner die aan een ziekenfonds wordt gefactureerd een verzoek heeft — de antwoorden kunnen later komen. Corrigeer de gemelde gevallen (verkeerd ziekenfonds, verlies van verzekerbaarheid); Mislukte MDA’s opnieuw proberen verstuurt de verzoeken die op een fout zijn uitgelopen opnieuw. Zie Verzekerbaarheid (MDA).
Genereer eFact — klik in het venster eFact-batches genereren op Batches genereren: Resthome bouwt de eFact-loten op basis van de ziekenfondsregels van de periode, gegroepeerd per landsbond van ziekenfondsen. Een bewoner zonder Katz-evaluatie blokkeert deze stap.
Facturen aanmaken — het bewonersaandeel wordt omgezet in facturen in concept; controleer ze en klik daarna op Bevestigen. De periode krijgt de status Gefactureerd.
Verzend — open eHealth → eFact → Cockpit (of de loten) en klik op Alles verzenden, of verzend lot per lot. De zendingen gaan via het eHealth-netwerk naar de verzekeringsinstellingen.
Volg de antwoorden op — klik op Antwoorden ophalen om de ontvangstbevestigingen en afrekeningen binnen te halen. Elk lot doorloopt Verstuurd → Erkend → Geaccepteerd / Geweigerd. Bij een verwerping corrigeert u de oorzaak (verzekerbaarheid, data, bedragen) en verzendt u opnieuw.
Periode sluiten — mogelijk zodra er geen factuur meer in concept staat, elk lot een definitief resultaat heeft bereikt, er geen ziekenfondsregel buiten een lot valt en elke door de verzekeringsinstelling geweigerde prestatie verbeterd is.
Druk de kostennota’s af — Bijlage 12, individuele nota en verzamelnota, zodra de maand gefactureerd is.
De periode wijst zelf de volgende stap aan: de gemarkeerde knop (en de kolom Te doen van de lijst Factureringsperioden) toont Verzekerbaarheid controleren (MDA), daarna De eFact-zending genereren, daarna De facturen aanmaken. De volgorde is een advies, geen vergrendeling: Controleer MDA en Genereer eFact blijven beschikbaar op een periode met status Gefactureerd, voor een laat toegevoegde bewoner of een opnieuw opgebouwd lot.
De schermen, de controles vóór verzending en de geavanceerde knoppen worden beschreven in Elektronische facturatie (eFact); het volledige traject van opname tot betaling staat in Het facturatietraject.
De checklist einde maand, aan eHealth-zijde¶
De Checklist einde maand geldt ongewijzigd. In België komen er de volgende eHealth-stappen bij.
Verzekerbaarheid (MDA)¶
Voer de groeps-MDA van de maand uit: die bevestigt wie verzekerd is en vooral welk ziekenfonds echt antwoordt. Een bewoner die van ziekenfonds veranderde zonder het u te melden, wordt hier opgemerkt — niet via een eFact-verwerping drie weken later.
Elke bewoner moet de status Succes bereiken.
Behandel de gevallen Niet verzekerd: hun aandeel gaat naar de bewoner, niet naar het ziekenfonds.
Probeer de fouten en de gevallen zonder antwoord opnieuw — op de periode verstuurt Mislukte MDA’s opnieuw proberen de verzoeken die op een fout zijn uitgelopen opnieuw.
→ Verzekerbaarheid (MDA) · MDA-fouten
De nuttigste stap
De meeste eFact-verwerpingen komen van een verkeerd ziekenfonds of een verloren verzekerbaarheid. Door aan het begin van de maand een MDA-lot uit te voeren (eHealth → Verzekerbaarheid → MDA-batches) en daarna Controleer MDA op de gegenereerde periode voor de overige bewoners, valt die hele categorie problemen weg vóór de eFact vertrekt.
Katz-evaluaties¶
De gefactureerde Katz-categorie is het profiel dat samen met het forfait aan het ziekenfonds wordt gemeld. Een ontbrekende of verlopen evaluatie laat de bewoner standaard in categorie O, en de facturatie stemt dan niet meer overeen met het akkoord. De teller Katz te doen geeft ze weer.
→ De Katz-evaluatie · Het RIZIV-forfait (afhankelijkheid)
eFact-loten en antwoorden¶
Genereer eFact maakt één lot per verzekeringsinstelling (per landsbond van ziekenfondsen), meteen na de MDA en vóór de facturen. Controleer ze en verzend ze daarna. Elk lot krijgt vervolgens een ontvangstbevestiging en een afrekening:
verworpen lijnen — corrigeer de oorzaak en maak een saldo op;
verworpen lot — een formaatprobleem, door te geven;
afrekening — controleer het betaalde bedrag ten opzichte van het aanvaarde bedrag.
De eFact-cockpit verzamelt alles wat nog moet gebeuren in stapels: te verzenden, in afwachting van de VI, te corrigeren, af te punten, achterstallige betalingen.
→ eFact-verwerpingen · Afrekeningen en betalingen
De uiterste termijn¶
De eFact-loten moeten de verzekeringsinstelling bereiken tegen de 20e van de volgende maand. Terugrekenend moeten de MDA en de correcties in de eerste week gebeuren — wat ruimte laat om een verwerping te behandelen zonder de deadline te missen.
Stap |
Klaar wanneer |
|---|---|
MDA |
elke bewoner staat op Succes |
Katz |
geen Katz te doen meer |
eFact |
de loten zijn verzonden |
Opvolgen |
de stapels van de eFact-cockpit zijn leeg |
Afwezigheden en hospitalisaties volgens het RIZIV¶
De algemene pagina Afwezigheden en hospitalisaties legt uit hoe u een afwezigheid registreert. In België gelden daarbovenop twee regels.
De middagregel. Het RIZIV-forfait wordt berekend op de aanwezigheidsdagen. De telling volgt een regel van aanwezigheid om 12 uur ‘s middags (Brusselse tijd): de aanwezigheid om 12 uur bepaalt of de dag meetelt. De data en uren van vertrek en terugkeer zijn dus belangrijk — Resthome baseert zich erop voor een exacte telling.
Melding aan het ziekenfonds. Sommige afwezigheden moeten worden gemeld:
een afwezigheid van meer dan 72 uur, of elke ziekenhuisopname, bereidt een Bijlage 11 (vertrekmelding) voor;
de terugkeer van de bewoner bereidt een Bijlage 7 (heropname) voor.
Resthome maakt deze meldingen aan op het moment dat u de afwezigheid en de terugkeer registreert; u hoeft ze enkel te controleren en te verzenden. Een per vergissing ingevoerde afwezigheid verwijderen trekt ze in, zolang het ziekenfonds ze niet gevalideerd heeft.
→ Akkoorden (eAgreement) · Collectieve vakanties
Vertrek en overlijden¶
Het afsluiten van een verblijf (zie Vertrek en overlijden) bereidt de vertrekmelding Bijlage 11 naar het ziekenfonds voor.
Anders dan het verblijf wordt het RIZIV-forfait gefactureerd op de werkelijk gepresteerde maand: het stopt op het einde van de RIZIV-tussenkomst. Als een bewoner vertrekt of overlijdt tijdens een reeds gefactureerde maand, meldt de zelfcontrole het te veel gedeclareerde forfait en bereidt Resthome de creditnota of het saldo voor, en indien nodig een correctielot aan de kant van het ziekenfonds. Bijlage 12 weerspiegelt de werkelijke aanwezigheidsdagen.
→ Akkoorden (eAgreement) · Elektronische facturatie (eFact)
Supplementen gedeclareerd aan het ziekenfonds¶
In de supplementencatalogus (Configuratie → Catalogus) bevat het veld AVIQ-code de declaratiepseudocode van een supplement, wanneer het aan de verzekeringsinstelling wordt gedeclareerd.
Afhankelijk van zijn categorie wordt een supplement ofwel gedeclareerd aan de verzekeringsinstelling in de eFact (record ET50), ofwel enkel op de factuur van de bewoner gefactureerd. Die instelling gebeurt op de productcategorie — zie Facturatie-instellingen.
Het OCMW in de gedeelde facturatie¶
Een OCMW (openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn) komt enkel tussen in het bewonersaandeel — verblijf en supplementen. Het RIZIV-forfait wordt nooit verdeeld: het gaat via eFact naar het ziekenfonds.
Het OCMW betaalt alles → stel het OCMW in als Contactpersoon voor facturering van de bewoner.
Het OCMW betaalt een deel → voeg het OCMW als schuldenaar toe in de gedeelde facturatie, met zijn percentage, en de andere betalers (bewoner, familie) voor het saldo.
Het registreren van de beslissing en het doorsturen van de factuur worden uitgelegd in De OCMW-tussenkomst.
Hoe verder¶
Het RIZIV-forfait (afhankelijkheid) — Katz → categorie → gefactureerd bedrag.
Elektronische facturatie (eFact) — de loten genereren, verzenden en opvolgen.
Verzekerbaarheid (MDA) — de controle die u aan het begin van de maand uitvoert.
Akkoorden (eAgreement) — opname, afwezigheid, terugkeer, vertrek.
De kostennota (Bijlage 12) — individuele nota’s en verzamelnota’s.
De OCMW-tussenkomst — wanneer een OCMW voor de bewoner betaalt.
Het facturatietraject — van opname tot betaling.
Facturatie — de algemene facturatie, geldig in elk land.