Instellingen Documenten¶
Het tabblad Instellingen > Documenten bundelt de instellingen van de Documenten-toepassing van Odoo. In de sectie Centralisatie van bestanden voegt Resthome een blok Woonzorgcentrum toe dat de bijlagen van uw bewoners automatisch klasseert in hun persoonlijke map. U vindt deze instellingen in **Instellingen > Documenten
Centralisatie van bestanden**.
Vereiste
Deze instellingen verschijnen alleen als de Documenten-toepassing geïnstalleerd is. De hoofdmap van de bewoners wordt automatisch aangemaakt — er is niets voor te bereiden vóór het inschakelen van de centralisatie.
Centralisatie van bewonersdocumenten¶
Het blok Woonzorgcentrum regelt de automatische documentklassering. Een selectievakje schakelt de centralisatie in; eenmaal aangevinkt onthult het de hoofdmap en de standaardlabels.
Instelling |
Wat het doet |
Aanbevolen waarde (MR/MRS) |
|---|---|---|
Woonzorgcentrum (centralisatie) |
Schakelt de automatische klassering in: elke bijlage die aan de fiche van een bewoner wordt toegevoegd, wordt geklasseerd in zijn persoonlijke map in de toepassing Documenten. |
Ingeschakeld (aangevinkt) |
Hoofdmap |
De map van de toepassing Documenten waaronder Resthome alle bewonersmappen klasseert. |
De map « Bewoners » (automatisch aangemaakt) |
Standaardlabels |
De labels die automatisch worden toegepast op gecentraliseerde documenten, om ze terug te vinden en te filteren. |
Optioneel — leeg laten, of 1 of 2 labels kiezen |
De hoofdmap wordt voor u aangemaakt
Bij de aanmaak van het bedrijf maakt Resthome automatisch de map « Bewoners » aan (met een submap « Blanco formulieren » voor uw sjablonen). Het veld Hoofdmap verwijst er al naar. Normaal is er geen reden om die te wijzigen; pas ze alleen aan als u de bewoners bewust elders opslaat.
Eén map per bewoner¶
U maakt de mappen niet met de hand aan. Wanneer een bewoner wordt opgenomen (of wanneer zijn bewonersfiche wordt geactiveerd), maakt Resthome zijn persoonlijke map aan onder de hoofdmap, met drie kant-en-klare submappen:
Medische documenten
Administratieve documenten
Facturatiedocumenten
De map draagt de naam van de bewoner en wordt automatisch hernoemd als de naam wijzigt. De knop Documenten op de fiche van de bewoner opent deze map rechtstreeks (de teller omvat de bestanden in de submappen).
Geïsoleerd per instelling
In een multi-company-opzet heeft elk bedrijf zijn eigen hoofdmap « Bewoners ». De instelling is specifiek voor elke instelling: schakel de centralisatie in elk ervan in als u meerdere woonzorgcentra beheert.
Standaardlabels (optioneel)¶
Labels dienen om documenten te categoriseren en terug te vinden. Resthome levert al een lijst met kant-en-klare labels — bijvoorbeeld Katz, Einde verblijf, eAgreement, OA, Conventie, Medisch formulier, Facturatie, OCMW, GDPR. In Standaardlabels kiest u degene die automatisch op elk gecentraliseerd document worden toegepast.
Begin licht
Laat dit veld in het begin leeg, of zet er één generiek label in. U kunt elk document nadien altijd nauwkeuriger labelen in de toepassing Documenten.
De centralisatie uitschakelen¶
Het blok Woonzorgcentrum uitvinken stopt de automatische klassering van toekomstige bijlagen. Reeds in de bewonersmappen geklasseerde documenten blijven staan — er wordt niets verwijderd of verplaatst.