Automatische centralisatie van bijlagen¶
In een woonzorgcentrum verzamelt één enkele bewoner tientallen bestanden: verblijfsovereenkomst, medische formulieren, mutualiteitsafrekeningen, GDPR-toestemmingen… Zonder klassering raken deze bestanden verspreid over de berichtendraden. De automatische centralisatie lost het probleem op: elke bijlage die aan de fiche of de berichtendraad van een bewoner wordt toegevoegd, wordt gekopieerd naar zijn persoonlijke map in de toepassing Documenten, met de standaardlabels toegepast.
U hoeft niets te doen: de klassering is automatisch en standaard ingeschakeld. De configuratie (activering, hoofdmap, labels) bevindt zich in Instellingen > Documenten > Centralisatie van bestanden, blok Woonzorgcentrum.
Vereisten
Deze functie steunt op de Documenten-toepassing van Odoo: ze is alleen beschikbaar als Documenten geïnstalleerd is. De hoofdmap van de bewoners en de persoonlijke map van elke bewoner worden automatisch aangemaakt — u hoeft niets voor te bereiden.
Hoe het werkt¶
Zodra een bestand aan een bewoner wordt gehecht — hetzij als bijlage bij een bericht in de draad hetzij rechtstreeks op zijn fiche — maakt Resthome een overeenkomstige vermelding aan in de toepassing Documenten, binnen de map van die bewoner.
graph LR
A[Attachment on a resident's record<br/>or thread] --> B{Resident?<br/>Centralization on?}
B -->|Yes| C[Entry created in<br/>the resident's Documents folder]
C --> D[Default tags<br/>applied automatically]
B -->|No| E[Nothing is filed]
Drie voorwaarden lokken de klassering uit:
de fiche is wel degelijk die van een bewoner (een persoon gemarkeerd als bewoner);
de centralisatie is ingeschakeld voor de instelling;
de toepassing Documenten is geïnstalleerd.
Als er één ontbreekt, blijft de bijlage gewoon aan het bericht of de fiche gehecht, zonder kopie in Documenten.
Wat NIET gecentraliseerd wordt
De centralisatie betreft alleen bewoners. Bijlagen toegevoegd aan een gewoon contact, een leverancier of een werknemer worden niet naar de toepassing Documenten gekopieerd.
Waar de documenten terechtkomen¶
Elk gecentraliseerd document wordt geklasseerd in de persoonlijke map van de bewoner, die zelf onder de hoofdmap « Bewoners » wordt geplaatst. Bij opname (of wanneer de bewonersfiche wordt geactiveerd) wordt deze persoonlijke map automatisch aangemaakt, met drie kant-en-klare submappen:
Medische documenten
Administratieve documenten
Facturatiedocumenten
De map draagt de naam van de bewoner en hernoemt zichzelf automatisch als de naam wijzigt.
De knop « Documenten » op de fiche van de bewoner
Op de fiche van een bewoner opent de knop Documenten (teller bovenaan de fiche) zijn map rechtstreeks in de toepassing Documenten. De teller omvat de bestanden geklasseerd in de submappen, niet alleen aan de basis van de map.
Standaardlabels¶
Op elk gecentraliseerd document past Resthome automatisch de standaardlabels toe die voor de instelling gekozen zijn (Instellingen > Documenten > Centralisatie van bestanden > Standaardlabels). Dit is wat u nadien toelaat om documenten snel te filteren en terug te vinden in de toepassing Documenten.
Resthome levert al een lijst met kant-en-klare labels, afgestemd op de sector:
Label |
Typisch gebruik |
|---|---|
Katz |
Afhankelijkheidsevaluaties |
Einde verblijf |
Ontslag- of overlijdensdocumenten |
eAgreement |
MR/MRS-akkoorden (zorgovereenkomst) |
OA |
Afrekeningen en brieven van de verzekeringsinstelling |
Conventie |
Conventie |
Medisch formulier |
Medische formulieren en attesten |
Facturatie |
Afrekeningen en facturen |
OCMW |
OCMW-tenlasteneming |
GDPR |
GDPR-toestemmingen en -documenten |
Begin licht
De standaardlabels zijn optioneel. Laat het veld leeg om te beginnen, of zet er één generiek label in: u kunt elk document nadien altijd nauwkeuriger labelen in de toepassing Documenten.
Wie de documenten kan zien¶
Gecentraliseerde documenten erven de rechten van de map van de bewoner: alleen gebruikers met toegang tot de toepassing Documenten kunnen ze raadplegen. Ze hebben geen individuele eigenaar, wat voorkomt dat een bestand aan één personeelslid « toebehoort » en de hele bewonersmap coherent en beheersbaar door het team houdt.
Gescheiden per instelling
In multi-company heeft elke instelling haar eigen hoofdmap « Bewoners » en haar eigen centralisatieconfiguratie. De documenten van een bewoner blijven dus gescheiden binnen hun bedrijf.
In- of uitschakelen¶
De centralisatie is standaard ingeschakeld. U regelt ze met het blok Woonzorgcentrum in Instellingen > Documenten > Centralisatie van bestanden:
het blok aanvinken schakelt de automatische klassering in;
het blok uitvinken stopt de centralisatie van toekomstige bijlagen — reeds geklasseerde documenten blijven staan, er wordt niets verwijderd of verplaatst.
De details van de drie instellingen (activering, hoofdmap, standaardlabels) worden beschreven op de pagina Instellingen Documenten.
Om te onthouden¶
Elke bijlage die aan de berichtendraad of de fiche van een bewoner wordt toegevoegd, wordt automatisch gekopieerd naar zijn map Documenten.
De klassering betreft alleen bewoners — niet de contacten, leveranciers of werknemers.
De standaardlabels van de instelling worden automatisch toegepast op elk gecentraliseerd document.
De persoonlijke map van de bewoner (en zijn submappen) wordt automatisch aangemaakt; de knop Documenten op de fiche opent ze rechtstreeks.
De centralisatie is standaard ingeschakeld en wordt uitgeschakeld door het blok Woonzorgcentrum uit te vinken — reeds geklasseerde documenten blijven staan.
De instelling en de hoofdmap zijn specifiek voor elke instelling.