Een leveranciersfactuur doorrekenen¶
Het huis betaalt één factuur — het overzicht van de remgelden van de arts, de maandafrekening van de kapper of de pedicure — en moet daarna elke lijn doorrekenen aan de betrokken bewoner. Het scherm Doorrekeningen van leveranciersfacturen doet dat in één document: de factuurlijnen komen vanzelf binnen, u duidt per lijn de bewoner aan, en de bevestiging schrijft één supplement op de envelop van elke bewoner.
Waar de bedragen terechtkomen
Een doorrekening schrijft op de supplementenenvelop van de bewoner, dezelfde als beschreven in De supplementen. Vanaf de facturatieperiode gedraagt een doorgerekend supplement zich precies zoals een handmatig ingevoerd supplement.
Voor u begint¶
De factuur moet geboekt zijn: een conceptfactuur kan nog wijzigen onder de supplementen van de bewoners, en Resthome weigert ze daarom.
De producten die u aankoopt en doorrekent dragen in hun fiche een vinkje Doorrekenbaar aan de bewoners. Dat vinkje laat de knop op de factuur verschijnen. Zet het op de producten kapper, pedicure of honoraria in uw catalogus.
Een factuurlijn zonder product
Een overzicht dat als een eenvoudige lijn « Kapper, maart » is ingevoerd, zonder enig product, wordt eveneens opgenomen — u koppelt het dan in de doorrekening aan het juiste supplementproduct. De bevestiging vereist dat product: de forfaits zijn erop gebaseerd.
1. De doorrekening starten vanaf de factuur¶
Open de leveranciersfactuur in Boekhouding → Leveranciersfacturen en klik op Doorrekenen aan de bewoners. Resthome maakt de doorrekening aan, vooraf ingevuld met één lijn per in aanmerking komende factuurlijn — product, omschrijving en bedrag exclusief btw — en opent ze.
Een slimme knop op de factuur leidt naar de doorrekeningen die eruit voortkwamen, en één op de doorrekening leidt terug naar de factuur: een bedrag op de factuur van een familie is altijd te herleiden tot het leveranciersdocument dat het verantwoordt.
Vertrekken vanuit de app
Het menu Supplementen → Doorrekeningen van leveranciersfacturen doet hetzelfde: maak een doorrekening aan, kies de factuur, en haar lijnen komen binnen.
2. Aanduiden voor wie elke lijn is¶
Duid op elke lijn de bewoner(s) aan en kies hoe het bedrag wordt verdeeld.
Kolom |
Wat ze doet |
|---|---|
Bewoner(s) |
Aan wie de lijn wordt aangerekend. Blijft ze leeg, dan gaat ze naar de bewoner die bovenaan de doorrekening is aangeduid |
Verdeelmethode |
Gelijk: elke bewoner betaalt het volledige bedrag — het geval van het remgeld, waar de lijn al het aandeel van één bewoner bevat. Verdeeld: het bedrag wordt onder hen verdeeld — een uitstap van 100 € voor vijf bewoners |
Kosten (%) |
Optionele toeslag, standaard 0. Een huis dat aan kostprijs doorrekent, laat ze op nul |
Per bewoner, Verdeling, Totaal |
Wat elke bewoner werkelijk betaalt. Betalen ze niet allemaal hetzelfde, dan schrijft de kolom Verdeling de opdeling uit |
Genegeerd |
De bewoners die door een forfait worden uitgesloten |
De knop Bewoners toewijzen opent een keuzelijst waarin u meerdere bewoners tegelijk aanvinkt en toepast op één lijn, op de gekozen lijnen of op de hele doorrekening — het antwoord op een overzicht van dertig lijnen.
Gebruik Deze lijn dupliceren wanneer één factuurlijn meerdere bewoners met verschillende bedragen dekt.
De afronding verliest nooit een cent
Bij Verdeeld geeft 100 € voor drie bewoners 33,34 + 33,33 + 33,33. Het restant gaat altijd naar de eerste bewoner, zodat de delen exact het lijntotaal opleveren.
3. Lijnen in cascade toevoegen¶
Een overzicht van de kapper is één lijn per bewoner, allemaal met dezelfde omschrijving. Vink In cascade toevoegen aan en vul de Cascadetekst in: elke lijn die u daarna toevoegt, opent met die omschrijving en met de volgende bewoner van het huis, op volgorde van opname.
Een lijn toevoegen komt dan neer op het invoeren van het bedrag.
De bewoners komen op volgorde van opname aan de beurt, van de oudste naar de meest recente, en enkel wie vandaag aanwezig is.
De lijnen die van de factuur komen worden nooit overschreven: u mag het vinkje dus midden in een document aanzetten.
Een omschrijving of een bewoner die u al hebt ingevoerd, blijft ongemoeid.
4. Controleren en dan bevestigen¶
Berekenen is een proefronde: de knop verfrist wat elke bewoner zou betalen en meldt het totaal en de bewoners die een forfait uitsluit. Er wordt nog niets weggeschreven.
Bevestigen schrijft één supplement op de open envelop van elke bewoner. Resthome weigert eerst — vóór er iets wordt weggeschreven — wanneer:
een lijn geen supplementproduct draagt (tenzij het huis een terugvalproduct heeft ingesteld, zie verder);
een bewoner voor dezelfde factuurlijn al door een andere doorrekening werd aangerekend;
de envelop van een bewoner onbereikbaar is, omdat zijn maand al gefactureerd is of hij geen verblijf heeft. Ze worden allemaal in één keer opgesomd, met de reden per bewoner.
Een bewoner met een forfait wordt nooit twee keer aangerekend
Is een bewoner gedekt door een actieve supplementenovereenkomst voor hetzelfde product, dan wordt hij van de aanrekening uitgesloten en verschijnt hij in de kolom Genegeerd. Zijn aandeel wordt niet doorgeschoven: een forfait mag de buren nooit meer doen betalen.
Een doorrekening annuleren¶
Annuleren haalt de door de doorrekening aangemaakte supplementen uit de enveloppen van de bewoners. De actie weigert zodra één ervan op een bewonersfactuur staat — ook een conceptfactuur, want dat is de normale toestand tussen het genereren van een periode en het factureren ervan. Verwijder die conceptfactuur of maak een creditnota, en annuleer daarna.
Een geannuleerde doorrekening kan terug naar concept worden gezet en opnieuw worden gebruikt.
Een creditnota van de leverancier¶
Een creditnota van de leverancier wordt op precies dezelfde manier doorgerekend en geeft het geld terug: de bewoners worden op hun envelop gecrediteerd in plaats van een tweede keer aangerekend. De doorrekening meldt dit in een banner.
Instellingen — « Ander supplement »¶
Lijnen zonder supplementproduct blokkeren de bevestiging. Een huis dat ze toch wil laten doorgaan, duidt een terugvalproduct aan in Supplementen → Configuratie → Instellingen, onder Ander supplement: die lijnen worden onder dat product aangerekend en een notitie in de discussiedraad somt ze op.
Blijft het leeg — de standaardinstelling — dan stopt de doorrekening en noemt ze de te corrigeren lijnen, het veiligste gedrag voor een huis dat nog niet beslist heeft.
Kernpunten om te onthouden¶
Eén geboekte factuur, één doorrekening, één supplement per bewoner — met de link naar de bronfactuur in beide richtingen bewaard.
Gelijk rekent het volledige bedrag aan elke bewoner aan; Verdeeld deelt het op.
In cascade toevoegen vult elke nieuwe lijn vooraf in met een gemeenschappelijke omschrijving en de volgende bewoner, op volgorde van opname.
Een bewoner die door een forfait gedekt is, wordt zichtbaar overgeslagen, en de anderen betalen er niet meer om.
Annuleren blijft mogelijk tot op het ogenblik dat een factuur het supplement draagt.