Documenten van de bewoner¶
Voor elke bewoner houdt Resthome een documentenmap bij, opgeslagen in de toepassing Documents van Odoo. U hoeft niets aan te maken of manueel te klasseren: de map, haar submappen en de klassering zijn automatisch. U krijgt er toegang toe via de knop Documents op de fiche van de bewoner, of via de toepassing Documents → Bewoners.
Vereiste
Deze functie steunt op de toepassing Documents van Odoo: ze moet geïnstalleerd zijn. Eenmaal geactiveerd, worden de bewonersmappen en de labels automatisch ingesteld — u hoeft niets voor te bereiden.
Eén map per bewoner, automatisch aangemaakt¶
Zodra een bewoner is aangemaakt (of zodra zijn fiche een bewonersfiche wordt), maakt Resthome zijn persoonlijke map aan onder de hoofdmap « Bewoners », met drie kant-en-klare submappen:
graph TD
A[Residents] --> B[Blank forms]
A --> C[Resident name]
C --> D[Medical documents]
C --> E[Administrative documents]
C --> F[Billing documents]
Submap |
Wat erin gaat |
|---|---|
Medische documenten |
De evaluaties, formulieren en medische elementen van de bewoner. |
Administratieve documenten |
Overeenkomst, identiteitsdocumenten, akkoorden, brieven. |
Facturatiedocumenten |
De facturen en elementen gelinkt aan de facturatie van de bewoner. |
De map draagt de naam van de bewoner en hernoemt zichzelf automatisch als de naam wijzigt. De mappen worden alfabetisch gesorteerd, wat ze gemakkelijk doorzoekbaar houdt in de toepassing Documents.
Beschermde mappen
Automatisch aangemaakte mappen zijn beschermd tegen verwijdering: een standaardgebruiker kan er documenten in plaatsen en ze bekijken, maar kan de map zelf niet verwijderen. Zo verliest u niet per ongeluk de volledige documentstructuur van een bewoner.
De knop « Documents » op de fiche¶
Op de fiche van de bewoner toont een slimme knop « Documents » het aantal bestanden opgeslagen in zijn map. De teller telt de documenten in de map en haar submappen op (de submappen zelf worden niet geteld). Klikken op de knop opent rechtstreeks de persoonlijke map van de bewoner in de toepassing Documents.
Enkel voor gebruikers van de toepassing Documents
De knop verschijnt enkel voor gebruikers die toegang hebben tot de toepassing Documents. De anderen zien de bewonersfiche gewoon, zonder de snelkoppeling.
De mappen aangemaakt op het niveau van de instelling¶
Bij de aanmaak van het bedrijf (de instelling) zet Resthome automatisch twee mappen bovenaan de toepassing Documents:
Bewoners — de hoofdmap die alle bewonersmappen bevat.
Blanco formulieren — een submap voor uw sjablonen en in te vullen documenten (standaardovereenkomsten, blanco medische formulieren, enz.).
Gescheiden per instelling
In multi-company heeft elke instelling zijn eigen hoofdmap « Bewoners » en zijn eigen map « Blanco formulieren ». De documenten blijven dus gescheiden van het ene huis tot het andere.
Voorgedefinieerde labels¶
Resthome levert een lijst met kant-en-klare labels om documenten te categoriseren en ze via een filter terug te vinden in de toepassing Documents:
Label |
Typisch gebruik |
|---|---|
Katz-evaluatie |
Roosters en rapporten van de Katz-afhankelijkheidsevaluatie. |
Medisch formulier |
Medische formulieren en documenten. |
Akkoord WZC/RVT (eAgreement) |
Akkoorden met de verzekeringsinstelling (eAgreement). |
VI-toekenning |
Beslissingen en toekenningen van de verzekeringsinstelling. |
Overeenkomst |
De met de bewoner ondertekende overeenkomst. |
Facturatie |
Facturen en facturatie-elementen. |
OCMW |
Documenten van tenlasteneming OCMW. |
GDPR-toestemming |
Toestemmingen en documenten met betrekking tot de privacy. |
Einde verblijf |
Documenten voor einde verblijf / vertrek. |
Labels automatisch toepassen
U kunt een of meer van deze labels automatisch laten toepassen op elk gecentraliseerd document, via het veld Standaardlabels in de instellingen. Zie Documentinstellingen.
Automatische klassering van bijlagen¶
Naast de mappen kan Resthome de bijlagen die op de fiche van een bewoner worden geplaatst automatisch centraliseren: ze komen rechtstreeks in zijn persoonlijke map terecht, zonder manuele klassering. Dit gedrag wordt ingesteld in de configuratie.
Verder
Het gedetailleerde gedrag, de gebruiksgevallen en de activering worden beschreven op de pagina Centralisatie van documenten.
Belangrijkste punten¶
Elke bewoner beschikt over een automatische persoonlijke map met drie submappen: medisch, administratief, facturatie.
De map volgt de naam van de bewoner en hernoemt zichzelf; de mappen zijn beschermd tegen onbedoelde verwijdering.
De knop « Documents » van de fiche opent de map en telt de bestanden, submappen inbegrepen.
Op het niveau van de instelling maakt Resthome de mappen « Bewoners » en « Blanco formulieren » aan, gescheiden per bedrijf.
Negen voorgedefinieerde labels (Katz, eAgreement, GDPR, OCMW…) vergemakkelijken het filteren en kunnen automatisch worden toegepast.