Documents du résident¶
Pour chaque résident, Resthome tient à jour un dossier documentaire stocké dans l’application Documents d’Odoo. Vous n’avez rien à créer ni à classer à la main : le dossier, ses sous-dossiers et le classement sont automatiques. Vous y accédez depuis le bouton Documents sur la fiche du résident, ou depuis l’application Documents → Résidents.
Prérequis
Cette fonctionnalité repose sur l’application Documents d’Odoo : elle doit être installée. Une fois activée, les dossiers des résidents et les étiquettes se configurent automatiquement — vous n’avez rien à préparer.
Un dossier par résident, créé automatiquement¶
Dès qu’un résident est créé (ou dès que sa fiche devient une fiche résident), Resthome crée son dossier personnel sous le dossier racine « Résidents », avec trois sous-dossiers prêts à l’emploi :
graph TD
A[Residents] --> B[Blank forms]
A --> C[Resident name]
C --> D[Medical documents]
C --> E[Administrative documents]
C --> F[Billing documents]
Sous-dossier |
Ce qu’on y met |
|---|---|
Documents médicaux |
Les évaluations, formulaires et éléments médicaux du résident. |
Documents administratifs |
Convention, pièces d’identité, accords, courriers. |
Documents de facturation |
Les factures et éléments liés à la facturation du résident. |
Le dossier porte le nom du résident et se renomme automatiquement si le nom change. Les dossiers sont triés par ordre alphabétique, ce qui les garde faciles à parcourir dans l’application Documents.
Dossiers protégés
Les dossiers créés automatiquement sont protégés contre la suppression : un utilisateur standard peut y déposer des documents et les consulter, mais ne peut pas supprimer le dossier lui-même. Cela vous évite de perdre accidentellement toute la structure documentaire d’un résident.
Le bouton « Documents » sur la fiche¶
Sur la fiche du résident, un bouton intelligent « Documents » affiche le nombre de fichiers stockés dans son dossier. Le compteur additionne les documents du dossier et de ses sous-dossiers (les sous-dossiers eux-mêmes ne sont pas comptés). Cliquer sur le bouton ouvre directement le dossier personnel du résident dans l’application Documents.
Uniquement pour les utilisateurs de l’application Documents
Le bouton n’apparaît que pour les utilisateurs qui ont accès à l’application Documents. Les autres voient la fiche résident normalement, sans le raccourci.
Les dossiers créés au niveau de l’établissement¶
Lors de la création de la société (l’établissement), Resthome met automatiquement en place deux dossiers en haut de l’application Documents :
Résidents — le dossier racine qui contient tous les dossiers des résidents.
Formulaires vierges — un sous-dossier pour vos modèles et documents à compléter (conventions types, formulaires médicaux vierges, etc.).
Séparés par établissement
En multi-société, chaque établissement a son propre dossier racine « Résidents » et son propre dossier « Formulaires vierges ». Les documents restent donc séparés d’une maison à l’autre.
Étiquettes prédéfinies¶
Resthome fournit une liste d”étiquettes prêtes à l’emploi pour catégoriser les documents et les retrouver par filtre dans l’application Documents :
Étiquette |
Usage typique |
|---|---|
Évaluation Katz |
Grilles et rapports d’évaluation de dépendance Katz. |
Formulaire médical |
Formulaires et documents médicaux. |
Accord MR/MRS (eAgreement) |
Accords avec l’organisme assureur (eAgreement). |
Attribution OA |
Décisions et attributions de l’organisme assureur. |
Convention |
La convention signée avec le résident. |
Facturation |
Factures et éléments de facturation. |
CPAS |
Documents de prise en charge CPAS. |
Consentement RGPD |
Consentements et documents liés à la vie privée. |
Fin de séjour |
Documents de fin de séjour / départ. |
Appliquer les étiquettes automatiquement
Vous pouvez faire appliquer une ou plusieurs de ces étiquettes automatiquement à chaque document centralisé, via le champ Étiquettes par défaut dans les réglages. Voir Réglages des documents.
Classement automatique des pièces jointes¶
Au-delà des dossiers, Resthome peut centraliser automatiquement les pièces jointes déposées sur la fiche d’un résident : elles arrivent directement dans son dossier personnel, sans classement manuel. Ce comportement se règle dans la configuration.
Pour aller plus loin
Le comportement détaillé, les cas d’usage et l’activation sont décrits sur la page Centralisation des documents.
Points clés à retenir¶
Chaque résident dispose d’un dossier personnel automatique avec trois sous-dossiers : médical, administratif, facturation.
Le dossier suit le nom du résident et se renomme ; les dossiers sont protégés contre la suppression accidentelle.
Le bouton « Documents » de la fiche ouvre le dossier et compte les fichiers, sous-dossiers compris.
Au niveau de l’établissement, Resthome crée les dossiers « Résidents » et « Formulaires vierges », séparés par société.
Neuf étiquettes prédéfinies (Katz, eAgreement, RGPD, CPAS…) facilitent le filtrage et peuvent être appliquées automatiquement.