La note de frais (Annexe 12)¶
L’Annexe 12 est le document officiel qui justifie, mois par mois, les frais d’hébergement et de soins d’un habitant de maison de repos (MR/MRS). Resthome la produit sous deux formes complémentaires :
la Note de Frais Individuelle — un justificatif détaillé par habitant ;
la Note de Frais Récapitulative — un tableau par organisme assureur (O.A.) qui regroupe tous les habitants d’une même mutuelle.
Les deux se génèrent depuis le bouton Imprimer (Print), à partir d’une période de facturation ou d’une fiche de facturation par habitant.
Un document officiel AViQ
L’Annexe 12 vise les « institutions visées à l’article 43/7, 4° du Code wallon de l’action sociale et de la santé ». Resthome remplit automatiquement le formulaire officiel avec les données de votre période : vous n’avez rien à recopier à la main.
Deux documents, deux portées¶
Document |
Portée |
Modèle imprimé |
Généré depuis |
|---|---|---|---|
Note de Frais Individuelle |
Un habitant |
|
Fiche Facturation par habitant → Imprimer |
Note de Frais Récapitulative |
Un organisme assureur |
|
Période de facturation → Imprimer |
Le lien entre les deux
Chaque ligne de la note récapitulative porte un n° de note individuelle qui renvoie à la note individuelle de l’habitant correspondant. Vous éditez donc en général les deux documents pour le même mois : le récapitulatif pour l’O.A., les notes individuelles pour les habitants.
La Note de Frais Individuelle (par habitant)¶
C’est le justificatif complet d’un seul habitant pour le mois. Resthome le génère sur le formulaire officiel en trois pages.
Page |
Contenu |
|---|---|
1. Récapitulatif de l’habitant |
Identification de l’institution (nom, adresse, n° INAMI) et de la mutuelle, période, ligne de l’habitant (nom, n° d’inscription NISS, jours de présence) et les trois montants obligatoires : à charge O.A., à charge patient, total. |
2. Frais fixes |
Le forfait de soins (part organisme assureur), avec son pseudo-code AViQ, le prix journalier, le nombre de jours et le montant — ventilé par sous-période le cas échéant — ainsi que la ristourne incontinence. |
3. Suppléments |
L’hébergement (la chambre), les suppléments (télévision, téléphone, buanderie, pédicure, chambre individuelle…), les médicaments (para)pharmaceutiques et le total des suppléments. |
Les trois montants obligatoires
La première page porte les trois montants exigés par la facturation électronique : à charge de l’O.A. (le forfait remboursé, ristourne incontinence comprise), à charge du patient (hébergement + suppléments) et le total. Ce sont ces montants qui justifient, vis-à-vis de l’habitant, ce que la mutuelle prend en charge et ce qui lui reste à payer.
Le forfait ne dépend pas de la catégorie Katz
Le montant du forfait de soins est le même pour toutes les catégories Katz (tarifs AViQ) : la catégorie sert à déclarer le profil de dépendance à la mutuelle, pas à fixer un montant différent. Voir Le forfait INAMI.
Éditer une note individuelle¶
Ouvrez la période de facturation du mois (application Facturation → Facturation → Périodes de facturation).
Ouvrez la fiche de facturation de l’habitant concerné (« Facturation par habitant »).
Cliquez Imprimer → Annexe 12 — Note de Frais Individuelle.
Le PDF est généré au nom de l’habitant et de la période.
Remettez-en un double à l’habitant
La note récapitulative certifie qu”« un double de la note de frais individuelle a été remis au bénéficiaire ». Pensez donc à remettre la note individuelle (ou son double) à chaque habitant ou à son représentant.
La Note de Frais Récapitulative (par organisme assureur)¶
La note récapitulative regroupe, pour un mois, tous les habitants d’un même organisme assureur sur un tableau unique. Resthome produit une page par O.A. : si votre période compte des habitants affiliés à plusieurs mutuelles, le document contient autant de pages que d’organismes.
En-tête de chaque page :
l’identification de l’institution : nom, adresse, téléphone, n° INAMI ;
l’identification de la mutuelle : n° (code O.A.) et nom ;
la période couverte (« Note récapitulative du … au … — établie le … »).
Le tableau des habitants comporte les colonnes suivantes :
Colonne |
Contenu |
|---|---|
N° note individuelle |
Référence de la note individuelle de l’habitant |
Nom et prénom du bénéficiaire |
L’habitant |
N° d’inscription |
Le NISS de l’habitant |
Nombre de jours |
Jours de présence facturés |
À charge O.A. |
Part remboursée par l’organisme assureur |
À charge patient |
Part à payer par l’habitant |
Total |
Somme des deux |
La dernière ligne totalise le Total général pour l’O.A., à charge patient et total. Le document se termine par une certification signée du Responsable de l’Institution (date, nom et signature).
Éditer une note récapitulative¶
Ouvrez la période de facturation du mois (ou sélectionnez-la dans la liste Périodes de facturation).
Cliquez Imprimer → Annexe 12 — Note Récapitulative.
Resthome génère le PDF, une page par organisme assureur.
Quand éditer l’Annexe 12¶
Éditez l’Annexe 12 une fois le mois facturé : les montants reprennent les lignes de facturation calculées par Resthome (forfait, hébergement, suppléments, médicaments, absences). Si vous modifiez une facture après coup, actualisez la période puis régénérez le document pour qu’il reflète les nouveaux montants.
Elle accompagne l’eFact
La note récapitulative est le justificatif « papier » qui accompagne la facturation transmise à chaque organisme assureur. Pour le flux électronique complet (envoi du forfait à la mutuelle), voir Facturer un mois en Belgique.
Départ ou décès en cours de mois
Les montants tiennent compte des jours de présence réels : un départ ou un décès en cours de mois est déjà reflété dans les lignes de facturation, donc dans l’Annexe 12. Voir Départ et décès.
Points clés à retenir¶
L’Annexe 12 existe en deux formes : la note individuelle (par habitant) et la note récapitulative (par organisme assureur).
Les deux se génèrent depuis le bouton Imprimer : la récapitulative sur la période, l’individuelle sur la fiche de facturation par habitant.
La note individuelle porte les trois montants obligatoires : à charge O.A., à charge patient et total.
La récapitulative produit une page par organisme assureur et totalise le Total général pour l’O.A..
Un double de la note individuelle doit être remis à l’habitant.
Le n° INAMI de l’institution et les tarifs sont propres à votre établissement : vérifiez qu’ils sont correctement configurés.