Facturer un mois, pas à pas

Ce guide vous accompagne du début à la fin d’un mois de facturation : ouvrir la période, vérifier l’assurabilité, générer les factures, les comptabiliser, puis envoyer la part mutuelle par eFact et suivre les réponses. Suivez-le en gardant Resthome ouvert à côté : chaque étape indique où cliquer.

L’idée en deux parties

Chaque mois se facture en deux flux :

  • la part résident — hébergement, suppléments et conventions de suppléments, prestations de soins, médicaments, ajustés selon les absences → factures classiques ;

  • la part mutuelle (forfait INAMI) → envoi eFact aux organismes assureurs.

Resthome les mène en parallèle sur une même période.

Étape 1 — Ouvrir la période du mois

  1. Menu principal → application MR/MRS.

  2. Facturation → Périodes de facturation.

  3. Ouvrez la période du mois, ou créez-la avec Nouvelle période.

La période liste les résidents concernés et son état en haut (brouillon → générée → facturée → clôturée).

Étape 2 — Vérifier l’assurabilité (MDA)

Avant de facturer la mutuelle, contrôlez que chacun est en ordre :

  1. Sur la période, cliquez Vérifier MDA (contrôle par lot).

  2. Attendez les réponses ; corrigez les cas signalés (mutuelle erronée, perte d’assurabilité).

C’est l’étape qui évite les rejets plus tard. Détails : Assurabilité (MDA).

Étape 3 — Générer les lignes de facturation

  1. Cliquez Générer.

  2. Resthome calcule pour chaque résident : hébergement, forfait (sur les jours de présence), suppléments et conventions de suppléments, prestations de soins, médicaments, et applique les absences.

Anticipative

L’hébergement est facturé un mois d’avance ; le forfait et les suppléments sur le mois presté. Voir Vue d’ensemble.

Étape 4 — Créer les factures (part résident)

  1. Cliquez Créer les factures.

  2. Les factures brouillon de la part résident sont générées.

  3. Vérifiez-les, puis Comptabilisez-les.

Une facture comptabilisée « fige » le mois

Une fois comptabilisée, la facture d’un résident est verrouillée pour ce mois (protection). Pour la corriger : remettez-la en brouillon ou faites une note de crédit, puis Actualisez. Les autres résidents ne sont pas touchés.

Étape 5 — Générer l’eFact (part mutuelle)

Une fois les factures comptabilisées :

  1. Sur la période, cliquez Générer l’eFact.

  2. Resthome constitue les lots eFact, regroupés par union d’organismes assureurs.

Étape 6 — Envoyer aux organismes assureurs

  1. Ouvrez eHealth → eFact → Cockpit (ou les lots).

  2. Cliquez Tout envoyer (ou envoyez lot par lot).

  3. Les envois partent vers les mutuelles via le réseau eHealth.

Étape 7 — Suivre les réponses

  1. Cliquez Récupérer les réponses pour rapatrier les accusés et décomptes.

  2. Chaque lot passe Envoyé → Accusé reçu → Accepté / Rejeté.

  3. En cas de rejet, corrigez la cause (assurabilité, dates, montants) et renvoyez.

Détails et boutons avancés : Facturation électronique (eFact).

Récapitulatif du parcours

        graph TD
  A[Open the period] --> B[Check MDA]
  B --> C[Generate]
  C --> D[Create invoices]
  D --> E[Post]
  E --> F[Generate eFact]
  F --> G[Send to insurers]
  G --> H[Fetch responses]
  H --> I{Accepted?}
  I -->|Yes| J[Done]
  I -->|Rejected| K[Correct and resend]
  K --> G

Pour aller plus loin