FAQ — Belgique

Cette page rassemble les réponses courtes aux questions qui ne se posent qu’en Belgique : l’échelle de Katz, le NISS, les échanges avec les mutuelles via eHealth et le forfait INAMI. Chaque réponse renvoie à la page qui la détaille. Les questions valables dans tous les pays se trouvent dans la FAQ.

Premiers pas en Belgique

Que montre le tableau de bord en Belgique ?

Sur le tableau de bord Maison de repos, les tâches en attente incluent les tâches belges : Katz à faire, MDA à vérifier, lots eFact… Cliquez sur un compteur (par ex. « Katz à faire ») pour ouvrir la liste des éléments à traiter. → Premiers pas

Où configurer les chambres et les tarifs belges ?

Dans l’application Configuration : donnez à chaque chambre son type (MR, MRS, individuelle, double…), définissez les Tarifs INAMI (forfait par catégorie Katz) à côté des tarifs d’hébergement, et créez les mutuelles. → Configuration · Le forfait INAMI (dépendance)

Habitants & Katz

Que dois-je encoder sur la fiche d’un habitant en Belgique ?

Le NISS s’il est connu, et la mutuelle. Sans NISS, la vérification MDA et les accords eAgreement ne peuvent pas être envoyés, mais vous pouvez créer l’habitant et compléter le NISS plus tard. → Admettre un habitant en Belgique

Quels types de séjour existent en Belgique ?

Un séjour est MR, MRS ou centre de soins de jour (CSJ) : la convention de séjour porte le type, qui détermine les tarifs INAMI et les annexes envoyées à la mutuelle. → Admettre un habitant en Belgique

Que déclenche le démarrage d’un séjour en Belgique ?

En plus de ce qu’il fait dans tous les pays, le démarrage du séjour crée l”eAgreement d’admission (Annexe 7), si le NISS est présent. → Admettre un habitant en Belgique

Comment calculer le Katz d’un habitant ?

Depuis la fiche de l’habitant, ouvrez Katz, cliquez sur Nouveau et cotez les 6 critères (se laver, s’habiller, transfert et déplacements, aller à la toilette, continence, manger) de 1 (autonome) à 4 (totalement dépendant), puis cliquez sur Confirmer et Valider. Resthome calcule la catégorie conformément à la réglementation et met à jour le forfait automatiquement. → L’évaluation Katz

Quelles sont les catégories Katz ?

O (autonome), A (dépendance légère), B (dépendance moyenne), C (forte dépendance) et Cd / Cc (forte dépendance avec désorientation / cas particuliers). Dans les tarifs AViQ, le montant du forfait est le même pour toutes les catégories, y compris O ; la catégorie sert à déclarer le bon profil à la mutuelle. → L’évaluation Katz

Que se passe-t-il tant qu’il n’y a pas de Katz validé ?

Tant qu’aucun Katz validé n’existe, l’habitant est en catégorie O par défaut, et un rappel « Katz à faire » apparaît sur le tableau de bord. Validez le Katz et envoyez-le via une demande eAgreement Light pour déclarer la bonne catégorie à la mutuelle. → L’évaluation Katz

Comment enregistrer une aggravation Katz ?

Si l’état de l’habitant se dégrade, saisissez une nouvelle évaluation avec un motif d’aggravation. Resthome prépare alors la mise à jour de l’accord de soins (Annexe 10) : le motif est repris automatiquement, et la signature du clinicien complète le document. → L’évaluation Katz

Comment transférer un habitant MR ↔ MRS ?

Sur le séjour, utilisez Transfert interne, indiquez le nouveau type et la date/heure, puis cliquez sur Valider. Resthome scinde la facturation à la bonne date, au tarif correspondant ; ce n’est pas une nouvelle admission et l’intervention INAMI (le forfait) reste continue. → Transfert interne (MR ↔ MRS)

Assurabilité (MDA)

Qu’est-ce que le MDA et à quoi sert-il ?

Le MDA vérifie qu’un habitant est en ordre d’assurabilité et identifie sa mutuelle exacte en interrogeant pour vous MyCareNet / WalCareNet pour une période donnée. C’est le préalable indispensable à l’envoi eFact. → Assurabilité (MDA)

Comment vérifier l’assurabilité MDA d’un habitant ?

Créez une requête MDA (menu eHealth → Assurabilité → Requêtes MDA) avec l’habitant, le NISS pré-rempli et la période (mois courant par défaut), puis cliquez Envoyer (Sync) : l’envoi est immédiat et la réponse revient tout de suite. Consultez ensuite le résumé et les périodes d’assurabilité. → Assurabilité (MDA)

Comment vérifier plusieurs habitants à la fois ?

Lancez le contrôle par lot : sélectionnez les habitants (vous pouvez coller une colonne de noms/NISS), la période, puis envoyez tout le lot. Utilisez Envoi immédiat (Sync) pour de petits volumes, ou Envoi groupé (Async) pour les gros lots mensuels — la réponse se récupère ensuite avec Vérifier les réponses (nécessite au moins 2 habitants). → Assurabilité (MDA)

Quand faut-il faire le MDA ?

Faites un lot MDA en début de mois (eHealth → Assurabilité → Lots MDA) : l’assistant de génération charge ses résultats. Ensuite, sur la période générée, Vérifier MDA couvre les habitants encore sans requête — toujours avant de générer l’eFact. Vous évitez ainsi les rejets eFact ultérieurs dus à une mauvaise mutuelle ou à une perte d’assurabilité. → Assurabilité (MDA)

Que signifie « assuré mais pas en ordre » ?

Si les codes bénéficiaire reviennent à zéro (assuré mais cotisations impayées / dossier à problème), Resthome affiche une alerte : l’habitant est affilié mais pas en ordre. C’est à clarifier avec lui ou sa mutuelle avant de facturer à l’OA. → Assurabilité (MDA)

Que met à jour Resthome après un MDA réussi ?

La fiche habitant est corrigée automatiquement : la mutuelle (OA) si elle diffère du profil, le statut BIM, le numéro d’affiliation, l’identité si des champs manquaient, et la date de décès si l’OA la signale. Pour les habitants sous régime particulier (INIG, CEE, Fedasil, étranger, privé…), Resthome n’écrase pas la mutuelle du profil. → Assurabilité (MDA)

Que faire en cas d’erreur ou d’absence de réponse MDA ?

Pour une réponse « Sans réponse » de la plateforme, utilisez Réessayer les sans-réponse ; si cela persiste, Signaler à l’intermut. Pour un rejet de l’OA, utilisez Contacter l’OA (le motif est affiché) ; pour une erreur technique, Signaler à l’intermut. → Erreurs MDA — causes et solutions

Qu’est-ce que la réintégration (perte puis retour d’assurabilité) ?

Resthome compare avec le contrôle précédent : si un habitant passe de non assuré à assuré, une notification apparaît et l’action Réintégration bascule vers l’OA les lignes qui avaient été facturées à l’habitant. À l’inverse (assuré → non assuré), son forfait est exclu de la facturation OA de la période et facturé à l’habitant jusqu’au rétablissement. → Assurabilité (MDA)

Accords (eAgreement)

Qu’est-ce que l’eAgreement ?

Quand un habitant entre, s’absente, revient ou quitte l’établissement, la mutuelle doit en être informée par voie électronique. Resthome prépare automatiquement la notification eHealth correspondant à votre action ; la plupart du temps, vous n’avez rien à saisir en plus — juste à vérifier et, si besoin, à envoyer. → Accords (eAgreement)

Quelle est la différence entre eAgreement et eAgreement Light ?

L’eAgreement est l’accord de prise en charge des soins (lié à la catégorie Katz et au forfait). L’eAgreement Light regroupe les notifications plus simples liées aux mouvements de l’habitant (admission, absence, départ, retour) — ce sont elles que Resthome génère tout seul au fil de vos actions. → Accords (eAgreement)

Quel document est préparé selon l’action ?

Démarrer un séjour → Accord d’admission (Annexe 7) ; enregistrer une absence / hospitalisation → notification de sortie (Annexe 11) ; retour de l’habitant → réadmission (Annexe 7) ; aggravation Katz validée → mise à jour de l’accord de soins (Annexe 10) ; fin de séjour / décès → notification de sortie (Annexe 11). → Accords (eAgreement)

Quels sont les statuts d’un accord, et que faire en cas de rejet ?

Un accord passe par Brouillon (préparé, pas envoyé), Envoyé, Accepté et Rejeté (avec un motif). En cas de rejet, Resthome affiche le motif en clair, en français et en néerlandais, directement sur l’accord — vous savez ainsi quoi corriger (souvent NISS, mutuelle ou dates) avant de renvoyer. → Accord refusé (eAgreement) — causes et solutions

Peut-on enregistrer un mouvement sans NISS ?

Sans NISS, l’accord ne peut pas être transmis. Vous pouvez tout de même enregistrer le mouvement (admission, absence…) : Resthome le note et vous invite à compléter le NISS dès que possible. → Accords (eAgreement)

Facturation électronique (eFact)

Qu’est-ce que l’eFact ?

L’eFact est l’envoi électronique de la part mutuelle (le forfait INAMI) aux organismes assureurs (OA) via le réseau eHealth / MyCareNet. Resthome constitue les fichiers, les transmet et suit les réponses — accusés de réception, décomptes, acceptations et rejets. → Facturation électronique (eFact)

Comment générer une période eFact ?

Ouvrez la période du mois à l’état Brouillon et cliquez sur Générer ; dans l’assistant, laissez Habitants vide pour tous les habitants actifs (ou pré-remplissez-le avec Charger MDA Succès / Charger MDA en attente), puis cliquez sur Générer. La période passe à l’état Généré : Resthome a calculé, pour chaque habitant, le forfait Katz, la part INAMI et la part habitant. → Facturation électronique (eFact)

Comment contrôler une période avant de facturer en Belgique ?

Parmi les compteurs en haut de la période, MDA et Katz à faire sont belges : traitez-les avec les autres. Lancez ensuite Vérifier MDA pour contrôler l’assurabilité, puis Générer eFact — tous deux avant Créer les factures. → Facturer un mois en Belgique

Comment générer les lots eFact ?

Une fois la période à l’état Généré et le MDA demandé, cliquez sur Générer eFact — avant Créer les factures ; les lots sont constitués à partir des lignes mutuelle de la période, et non des factures. Resthome constitue les lots — un fichier électronique par organisme assureur — puis affiche la liste Envois eFact (OA, référence, mois, date limite, statut, montants facturé/accepté/refusé, et code + motif en cas de refus). → Facturation électronique (eFact)

Qu’est-ce qu’un lot par union ?

Les envois sont regroupés par union (les grandes familles d’OA), pas par petite mutuelle individuelle : 100 (Alliance nationale), 300 (Solidaris), 500 (Union nationale), 600 (CAAMI), 900 (HR Rail)… Resthome s’occupe du regroupement. → Facturation électronique (eFact)

Comment envoyer une période eFact et suivre les réponses ?

Ouvrez eHealth → eFact → Cockpit (ou les lots) et cliquez sur Tout envoyer (ou lot par lot) ; les envois partent vers les mutuelles via eHealth. Cliquez ensuite sur Récupérer les réponses : chaque lot passe Envoyé → Accusé reçu → Accepté / Rejeté, Resthome rapprochant automatiquement les montants acceptés/refusés. → Facturer un mois en Belgique · Facturation électronique (eFact)

Je reçois un accusé de réception (931000) après l’envoi, dois-je attendre ?

Oui. Le 931000 confirme seulement que l’organisme assureur a reçu le lot et passé le premier contrôle — ce n’est pas le résultat final. Vous n’avez rien à renvoyer : attendez le décompte (920900), qui indique ce qui est accepté et payé (quelques jours). Entre-temps peuvent arriver un 920098 (avertissements, accepté malgré tout) ou un 920099 (rejet global, à corriger et renvoyer). → Facturation électronique (eFact) · Rejets eFact — causes et solutions

Pourquoi une facture eFact est-elle rejetée, et comment corriger ?

Si un lot (ou une partie) est rejeté, le code et le motif de rejet vous disent pourquoi (assurabilité, forfait, dates…). Corrigez la cause, puis renvoyez : le compteur Renvois garde la trace des retransmissions pour éviter les doublons, et le bouton Réintégration permet le cas échéant de réintégrer des lignes dans un nouvel envoi. → Rejets eFact — causes et solutions

Que signifie « échéance dépassée » sur une carte de période ?

La date limite d’envoi de cette période est dépassée. Envoyez sans tarder — au-delà, certains organismes assureurs peuvent refuser le lot. → Facturation électronique (eFact)

Facturation en Belgique

Comment facturer un mois de A à Z en Belgique ?

Ouvrez la période (Facturation → Facturation → Périodes de facturation), cliquez sur Générer, puis sur Vérifier MDA, sur Générer eFact, sur Créer les factures et sur Confirmer pour la part habitant. Envoyez les lots eFact aux OA, récupérez les réponses et, enfin, cliquez sur Clôturer la période. Le bouton mis en évidence de la période indique toujours l’étape suivante. Resthome mène en parallèle, sur la même période, la part habitant (factures classiques) et la part mutuelle (eFact). → Facturer un mois en Belgique

Le forfait INAMI est-il réparti entre les débiteurs ?

Non. La facturation partagée ne répartit que la part habitant ; le forfait INAMI va à la mutuelle via l’eFact. → Facturation partagée

Absences & hospitalisations

Quel est l’effet d’une absence sur le forfait INAMI ?

Le forfait INAMI est calculé sur les jours de présence ; une absence réduit ce forfait pour les jours concernés. Le décompte suit la « règle de midi » (heure de Bruxelles) : c’est la présence à midi qui détermine si la journée compte, d’où l’importance des dates et heures de départ et de retour. → Facturer un mois en Belgique

Quelles absences doivent être signalées à la mutuelle ?

Une absence de plus de 72 h, ou toute hospitalisation, prépare une Annexe 11 (notification de sortie), et le retour prépare une Annexe 7 (réadmission). Resthome crée ces notifications au moment où vous enregistrez l’absence et le retour ; vous n’avez qu’à les vérifier et les envoyer. → Absences et hospitalisations · Accords (eAgreement)

Départ & décès

Qu’est-ce qui est envoyé à la mutuelle lors d’un départ ou d’un décès ?

La clôture du séjour prépare la notification de sortie (Annexe 11) pour la mutuelle. Le forfait INAMI est facturé le mois où il est presté : la note de crédit ne concerne donc que l’hébergement facturé d’avance. → Départ et décès · Accords (eAgreement)

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