Facturer un mois en Belgique¶
La facturation mensuelle décrite dans Facturation est la même dans tous les pays. Cette page rassemble ce que la Belgique y ajoute : le forfait INAMI facturé à la mutuelle, les échanges eHealth qui le transportent (MDA, eFact, eAgreement), les règles que l’INAMI applique aux absences et aux départs, et le CPAS.
Chaque section renvoie vers la page belge qui détaille le sujet.
Deux parts sur chaque facture¶
Dans une maison de repos belge (MR ou MRS), chaque mois est facturé en deux flux, sur la même période de facturation :
la part mutuelle — le forfait INAMI de dépendance, pris en charge à 100 % par la mutuelle (tiers payant) et envoyé électroniquement via eFact ;
la part habitant — hébergement, suppléments et conventions de suppléments, prestations de soins, médicaments, ajustés selon les absences → factures classiques, à l’habitant, à sa famille ou à un CPAS.
Le forfait est facturé sous des pseudo-codes, et non selon une liste de prix propre : le forfait de soins porte son pseudo-code AViQ (par exemple 770501 pour la catégorie O), et le même code figure sur la note de frais (Annexe 12). Le montant est le même pour toutes les catégories Katz aux tarifs AViQ ; la catégorie déclare le profil de dépendance à la mutuelle. Détails et tarifs : Le forfait INAMI (dépendance).
MR et MRS
En Belgique, les secteurs pour lesquels une maison est agréée sont la MR (maison de repos) et la MRS (maison de repos et de soins). Le type de séjour affiché sur les cartes habitants de l’app Suppléments, et ses filtres MR / MRS, correspondent à ces deux secteurs. Une convention de suppléments survit à un transfert MR ↔ MRS.
Le mois, étape par étape, côté belge¶
Le guide commun Facturer un mois, pas à pas donne l’enchaînement commun à tous les pays. En Belgique, il s’enrichit de ses étapes eHealth :
Ouvrez la période dans Facturation → Facturation → Périodes de facturation.
Générer — dans la fenêtre Générer la facturation, Charger MDA Succès (et Charger MDA en attente) pré-remplissent les habitants dont l’assurabilité a déjà été vérifiée, par exemple par un lot MDA lancé en début de mois. Le forfait est calculé sur les jours de présence de la période d’intervention INAMI, avec la catégorie Katz facturée. La période passe à l’état Généré.
Vérifiez l’assurabilité — cliquez sur Vérifier MDA : une requête par habitant de la période, envoyée en un lot groupé. L’étape est franchie dès que chaque habitant facturé à une mutuelle a une requête — les réponses peuvent arriver plus tard. Corrigez les cas signalés (mauvaise mutuelle, perte d’assurabilité) ; Réessayer les MDA échoués renvoie les requêtes tombées en erreur. Voir Assurabilité (MDA).
Générer eFact — dans la fenêtre Générer les envois eFact, cliquez sur Générer les envois : Resthome constitue les lots eFact à partir des lignes mutuelle de la période, regroupés par union de mutuelles. Un habitant sans évaluation Katz bloque cette étape.
Créer les factures — la part habitant devient des factures en brouillon ; vérifiez-les, puis cliquez sur Confirmer. La période passe à l’état Facturé.
Envoyez — ouvrez eHealth → eFact → Cockpit (ou les lots) et cliquez sur Tout envoyer, ou envoyez lot par lot. Les envois partent vers les organismes assureurs via le réseau eHealth.
Suivez les réponses — cliquez sur Récupérer les réponses pour rapatrier les accusés de réception et les décomptes. Chaque lot passe par Envoyé → Accusé reçu → Accepté / Rejeté. En cas de rejet, corrigez la cause (assurabilité, dates, montants) et renvoyez.
Clôturer la période — possible dès qu’aucune facture n’est plus en brouillon, que chaque lot a abouti à un résultat définitif, qu’aucune ligne mutuelle n’est hors lot et que chaque prestation refusée par l’organisme assureur a été corrigée.
Imprimez les notes de frais — Annexe 12, individuelle et récapitulative, une fois le mois facturé.
La période indique elle-même l’étape suivante : son bouton mis en évidence (et la colonne À faire de la liste Périodes de facturation) affiche Vérifier l’assurabilité (MDA), puis Générer l’envoi eFact, puis Créer les factures. L’ordre est un conseil, pas un verrou : Vérifier MDA et Générer eFact restent disponibles sur une période à l’état Facturé, pour un habitant ajouté tardivement ou un lot reconstruit.
Les écrans, les contrôles avant envoi et les boutons avancés sont décrits dans Facturation électronique (eFact) ; le parcours complet, de l’admission au paiement, se trouve dans Le parcours de facturation.
La check-list de fin de mois, côté eHealth¶
La Check-list de fin de mois s’applique telle quelle. En Belgique, elle s’enrichit des étapes eHealth suivantes.
Assurabilité (MDA)¶
Lancez le MDA groupé du mois : il confirme qui est assuré et surtout quelle mutuelle répond réellement. Un habitant qui a changé de mutuelle sans vous prévenir est repéré ici — et non par un rejet eFact trois semaines plus tard.
Chaque habitant doit atteindre l’état Succès.
Traitez les cas Non assuré : leur part va à l’habitant, pas à la mutuelle.
Relancez les erreurs et les sans-réponse — sur la période, Réessayer les MDA échoués renvoie les requêtes tombées en erreur.
→ Assurabilité (MDA) · Erreurs MDA
L’étape la plus utile
La plupart des rejets eFact viennent d’une mauvaise mutuelle ou d’une assurabilité perdue. Lancer un lot MDA en début de mois (eHealth → Assurabilité → Lots MDA), puis Vérifier MDA sur la période générée pour les habitants restants, élimine toute cette catégorie de problèmes avant le départ de l’eFact.
Évaluations Katz¶
La catégorie Katz facturée est le profil déclaré à la mutuelle avec le forfait. Une évaluation manquante ou expirée laisse l’habitant en catégorie O par défaut, et la facturation ne correspond plus à l’accord. Le compteur Katz à faire les recense.
→ L’évaluation Katz · Le forfait INAMI (dépendance)
Lots eFact et réponses¶
Générer eFact constitue un lot par organisme assureur (par union de mutualités), juste après le MDA et avant les factures. Contrôlez-les, puis envoyez-les. Chaque lot passe ensuite par un accusé de réception et un décompte :
lignes rejetées — corrigez la cause et émettez un reliquat ;
lot rejeté — un problème de format, à faire remonter ;
décompte — vérifiez le montant payé au regard du montant accepté.
Le cockpit eFact rassemble tout ce qui reste à faire en piles : à envoyer, en attente OA, à corriger, à pointer, paiements en retard.
→ Rejets eFact · Décomptes et paiements
L’échéance¶
Les lots eFact doivent parvenir à la mutuelle pour le 20 du mois suivant. À rebours, le MDA et les corrections doivent être faits la première semaine — ce qui laisse de la marge pour traiter un rejet sans manquer l’échéance.
Étape |
Terminé quand |
|---|---|
MDA |
chaque habitant est à Succès |
Katz |
plus aucun Katz à faire |
eFact |
les lots sont envoyés |
Suivre |
les piles du cockpit eFact sont vides |
Absences et hospitalisations vues par l’INAMI¶
La page commune Absences et hospitalisations explique comment enregistrer une absence. En Belgique, deux règles s’y ajoutent.
La règle de midi. Le forfait INAMI est calculé sur les jours de présence. Le décompte suit une règle de présence à midi (heure de Bruxelles) : la présence à midi détermine si le jour compte. Les dates et heures de départ et de retour ont donc leur importance — Resthome s’appuie sur elles pour un décompte exact.
Notification à la mutuelle. Certaines absences doivent être signalées :
une absence de plus de 72 heures, ou toute hospitalisation, prépare une Annexe 11 (notification de sortie) ;
le retour de l’habitant prépare une Annexe 7 (réadmission).
Resthome crée ces notifications au moment où vous enregistrez l’absence et le retour ; il ne vous reste qu’à les vérifier et à les envoyer. Supprimer une absence encodée par erreur les retire, tant que la mutuelle ne les a pas validées.
→ Accords (eAgreement) · Vacances collectives
Départ et décès¶
La clôture d’un séjour (voir Départ et décès) prépare la notification de sortie Annexe 11 vers la mutuelle.
Contrairement à l’hébergement, le forfait INAMI est facturé sur le mois réellement presté : il s’arrête à la fin de l’intervention INAMI. Si un habitant part ou décède pendant un mois déjà facturé, l’autocontrôle signale le forfait déclaré en trop et Resthome prépare la note de crédit ou le reliquat, ainsi qu’un lot correctif côté mutuelle si nécessaire. L”Annexe 12 reflète les jours de présence réels.
→ Accords (eAgreement) · Facturation électronique (eFact)
Suppléments déclarés à la mutuelle¶
Dans le catalogue des suppléments (Configuration → Catalogue), le champ Code AVIQ contient le pseudo-code de déclaration d’un supplément, lorsqu’il est déclaré à l’organisme assureur.
Selon sa catégorie, un supplément est soit déclaré à l’organisme assureur dans l’eFact (enregistrement ET50), soit facturé uniquement sur la facture de l’habitant. Ce réglage se fait sur la catégorie d’article — voir Réglages de facturation.
Le CPAS dans la facturation partagée¶
Un CPAS (centre public d’action sociale) intervient uniquement sur la part habitant — hébergement et suppléments. Le forfait INAMI n’est jamais réparti : il va à la mutuelle via eFact.
Le CPAS paie tout → définissez le CPAS comme Contact facturation de l’habitant.
Le CPAS en paie une partie → ajoutez le CPAS comme débiteur dans la facturation partagée, avec son pourcentage, et les autres payeurs (habitant, famille) pour le solde.
L’enregistrement de la décision et l’acheminement de la facture sont détaillés dans La prise en charge CPAS.
Pour continuer¶
Le forfait INAMI (dépendance) — Katz → catégorie → montant facturé.
Facturation électronique (eFact) — générer, envoyer et suivre les lots.
Assurabilité (MDA) — le contrôle à lancer en début de mois.
Accords (eAgreement) — admission, absence, retour, départ.
La note de frais (Annexe 12) — notes individuelles et récapitulatives.
La prise en charge CPAS — quand un CPAS paie pour l’habitant.
Le parcours de facturation — de l’admission au paiement.
Facturation — la facturation commune, valable dans tous les pays.