Centralisation automatique des pièces jointes¶
En maison de repos, un seul habitant accumule des dizaines de fichiers : convention d’hébergement, formulaires médicaux, décomptes mutuelle, consentements RGPD… Sans classement, ces fichiers se retrouvent dispersés dans les fils de discussion. La centralisation automatique résout le problème : chaque pièce jointe ajoutée à la fiche ou au fil de discussion d’un habitant est copiée dans son dossier personnel dans l’application Documents, avec les étiquettes par défaut appliquées.
Vous n’avez rien à faire : le classement est automatique et activé par défaut. La configuration (activation, dossier racine, étiquettes) se trouve dans Réglages > Documents > Centralisation des fichiers, bloc Maison de repos.
Prérequis
Cette fonctionnalité repose sur l’application Documents d’Odoo : elle n’est disponible que si Documents est installé. Le dossier racine des habitants et le dossier personnel de chaque habitant sont créés automatiquement — vous n’avez rien à préparer.
Comment ça marche¶
Dès qu’un fichier est joint à un habitant — que ce soit en pièce jointe d’un message dans le fil ou directement sur sa fiche — Resthome crée une entrée correspondante dans l’application Documents, à l’intérieur du dossier de cet habitant.
graph LR
A[Attachment on a resident's record<br/>or thread] --> B{Resident?<br/>Centralization on?}
B -->|Yes| C[Entry created in<br/>the resident's Documents folder]
C --> D[Default tags<br/>applied automatically]
B -->|No| E[Nothing is filed]
Trois conditions déclenchent le classement :
la fiche est bien celle d’un habitant (une personne marquée comme habitant) ;
la centralisation est activée pour l’établissement ;
l’application Documents est installée.
Si l’une d’elles manque, la pièce jointe reste simplement attachée au message ou à la fiche, sans copie dans Documents.
Ce qui N’EST PAS centralisé
La centralisation concerne uniquement les habitants. Les pièces jointes ajoutées à un contact ordinaire, à un fournisseur ou à un employé ne sont pas copiées dans l’application Documents.
Où aboutissent les documents¶
Chaque document centralisé est classé dans le dossier personnel de l’habitant, lui-même placé sous le dossier racine « Habitants ». À l’admission (ou lorsque la fiche habitant est activée), ce dossier personnel est créé automatiquement, avec trois sous-dossiers prêts à l’emploi :
Documents médicaux
Documents administratifs
Documents de facturation
Le dossier porte le nom du habitant et se renomme automatiquement si le nom change.
Le bouton « Documents » sur la fiche de l’habitant
Sur la fiche d’un habitant, le bouton Documents (compteur en haut de la fiche) ouvre directement son dossier dans l’application Documents. Le compteur inclut les fichiers classés dans les sous-dossiers, pas seulement à la racine du dossier.
Étiquettes par défaut¶
À chaque document centralisé, Resthome applique automatiquement les étiquettes par défaut choisies pour l’établissement (Réglages > Documents > Centralisation des fichiers > Étiquettes par défaut). C’est ce qui permet ensuite de filtrer et retrouver rapidement les documents dans l’application Documents.
Resthome fournit déjà une liste d’étiquettes prêtes à l’emploi, adaptées au métier :
Étiquette |
Usage typique |
|---|---|
Fin de séjour |
Documents de sortie ou de décès |
Convention de séjour |
La convention signée avec l’habitant |
Formulaire médical |
Formulaires et certificats médicaux |
Facturation |
Décomptes et factures |
Consentement RGPD |
Consentements et documents RGPD |
D’autres étiquettes couvrent les documents qui relèvent des règles du pays : évaluations de la dépendance, accords et courriers de l’assureur santé, et prise en charge accordée par un organisme public d’aide sociale.
En Belgique
Ces étiquettes sont Évaluation Katz, Accord MR/MRS (eAgreement), Allocation OA et CPAS. Voir Les soins en Belgique.
Commencez léger
Les étiquettes par défaut sont facultatives. Laissez le champ vide pour commencer, ou mettez-y une seule étiquette générique : vous pourrez toujours étiqueter chaque document plus précisément par la suite dans l’application Documents.
Qui peut voir les documents¶
Les documents centralisés héritent des droits du dossier de l’habitant : seuls les utilisateurs ayant accès à l’application Documents peuvent les consulter. Ils n’ont pas de propriétaire individuel, ce qui évite qu’un fichier « appartienne » à un seul membre du personnel et garde l’ensemble du dossier habitant cohérent et gérable par l’équipe.
Cloisonné par établissement
En multi-sociétés, chaque établissement a son propre dossier racine « Habitants » et sa propre configuration de centralisation. Les documents d’un habitant restent donc cloisonnés au sein de sa société.
Activer ou désactiver¶
La centralisation est activée par défaut. Vous la contrôlez avec le bloc Maison de repos dans Réglages > Documents > Centralisation des fichiers :
cocher le bloc active le classement automatique ;
décocher le bloc arrête la centralisation des futures pièces jointes — les documents déjà classés restent en place, rien n’est supprimé ni déplacé.
Le détail des trois réglages (activation, dossier racine, étiquettes par défaut) est décrit sur la page Réglages Documents.
À retenir¶
Chaque pièce jointe ajoutée au fil de discussion ou à la fiche d’un habitant est copiée automatiquement dans son dossier Documents.
Le classement concerne uniquement les habitants — pas les contacts, fournisseurs ou employés.
Les étiquettes par défaut de l’établissement sont appliquées automatiquement à chaque document centralisé.
Le dossier personnel de l’habitant (et ses sous-dossiers) est créé automatiquement ; le bouton Documents sur la fiche l’ouvre directement.
La centralisation est activée par défaut et se désactive en décochant le bloc Maison de repos — les documents déjà classés restent en place.
Le réglage et le dossier racine sont spécifiques à chaque établissement.