Corriger un envoi déjà décompté

Une fois un envoi décompté, il appartient à l’histoire : on ne le modifie jamais. Deux instruments existent pour le corriger après coup, et choisir le bon compte — l’organisme assureur ne les lit pas de la même façon.

Instrument

À utiliser quand

Sens

Note de crédit

L’organisme assureur a accepté et payé quelque chose qui n’aurait pas dû être facturé.

Reprend de l’argent

Reliquat

L’organisme assureur a refusé une ligne, et vous en avez corrigé la cause.

Refacture ce qui a été refusé

Note de crédit — reprendre ce qui a été surfacturé

Cas typiques : un résident est décédé ou parti en cours de mois et le forfait a été facturé jusqu’au bout ; une catégorie a été facturée plus haut que celle finalement accordée.

Depuis un lot décompté ou clôturé, cliquez Créer une note de crédit. Un assistant liste toutes les prestations de l’envoi, toutes cochées par défaut.

  • Laissez tout coché pour créditer la facture entière.

  • Décochez les prestations correctes pour ne créditer que celle qui est erronée.

Confirmez : Resthome crée un envoi de correction dédié, un lot à part entière, visible dans la liste eFact avec son propre message. Il porte les marqueurs réglementaires d’une note de crédit et référence la facture d’origine, pour que l’organisme assureur puisse la rapprocher de ce qu’il a payé.

Jamais une ligne négative dans le fichier du mois suivant

Une note de crédit n’est pas une ligne négative glissée dans l’envoi mensuel suivant. Cette forme ne référence pas la facture d’origine et n’est pas conforme aux instructions INAMI — l’organisme assureur ne peut pas savoir ce qui est repris. Passez toujours par Créer une note de crédit depuis le lot concerné.

Uniquement depuis un envoi décompté

Le bouton n’est proposé que sur les lots décomptés ou clôturés. Avant cela, il n’y a rien à créditer : un envoi qui attend encore son décompte se corrige en reprenant la période et en régénérant.

Reliquat — refacturer une ligne refusée par l’organisme assureur

Quand un décompte refuse une partie d’un envoi, le reste est payé et seules les lignes refusées demandent une intervention. Sur une ligne rejetée, Corriger et refacturer ouvre un assistant qui affiche :

  • le montant initialement facturé ;

  • le rejet de l’organisme assureur — code et motif, tels que renvoyés ;

  • le montant corrigé à refacturer, pré-rempli avec l’original.

Saisissez le bon montant, ajoutez une courte note sur ce que vous avez corrigé, et confirmez.

Resthome, alors :

  • laisse la ligne d’origine rejetée — c’est le statut de suivi propre à l’organisme assureur, il ne doit pas être réécrit ;

  • ajoute le montant corrigé à un envoi de reliquat, qui réintroduit la ligne avec une référence à la facture d’origine.

Le reliquat est un lot ordinaire : générez son message, passez les contrôles avant envoi et envoyez-le comme n’importe quel autre.

Corrigez d’abord la cause, le montant ensuite

Refacturer la même ligne avec un montant différent ne règle pas un rejet dont la cause était l’assurabilité, les dates ou la catégorie. Lisez le motif de rejet : s’il pointe vers le dossier du résident, corrigez-le d’abord — sinon le reliquat revient refusé lui aussi.

Pour aller plus loin