Boekhoudkundige brug¶
Veel huizen reiken hun facturen uit in WideCare maar voeren hun boekhouding elders — vaak in de eigen Odoo van de boekhouder. De boekhoudkundige brug brengt elke geboekte bewonersfactuur en creditnota daarheen en haalt de betaalstatus terug, zodat het facturatieteam in WideCare ziet wat nog onbetaald is.
Wat er wordt overgedragen¶
Naar de boekhouddatabase gestuurd |
Nooit verzonden |
|---|---|
Geboekte klantfacturen en creditnota’s |
Concepten — een document dat nog kan veranderen, is geen vordering |
De klanten aan wie ze gericht zijn (naam, adres, btw-nummer) |
Leveranciersfacturen en diverse boekingen — die horen bij de boekhouding zelf |
De annulering van een reeds verzonden document |
De bewonersafrekening van de gedeelde facturatie — de facturen van de schuldenaars ernaast zijn de echte vorderingen |
Alleen wat een factuur nodig heeft, wordt overgedragen: de facturatie-identiteit van een klant, nooit zijn zorgdossier.
Een geboekt document wordt daar nooit herschreven. Om een verzonden factuur te corrigeren, reikt u een creditnota uit: die wordt overgedragen zoals elk ander document.
1. De boekhouddatabase voorbereiden¶
De brug zoekt het dagboek, de rekeningen, de belastingen en de producten op in de boekhouddatabase; ze maakt ze nooit aan. Voordat u ze inschakelt:
Zorg ervoor dat dezelfde dagboeken, rekeningen en belastingen aan beide kanten bestaan.
Vul op elk verkoopdagboek dat facturen verstuurt Code in de boekhouddatabase in wanneer de code daar verschilt.
Maak in de boekhouddatabase een gebruiker aan voor de brug, en daarna een API-sleutel voor die gebruiker (Voorkeuren → Accountveiligheid → Nieuwe API key). De sleutel wordt maar één keer getoond: kopieer hem. Een accountwachtwoord werkt niet.
2. De brug inschakelen¶
Open Instellingen → Synchronisatie, blok Boekhoudkundige brug.
Vink Boekhouding koppelen aan.
Kies de Boekhouddatabase:
Gekoppelde Odoo — de boekhouddatabase draait ook de synchronisatiemotor van WideCare; beide wisselen ondertekende gebeurtenissen uit.
Standaard Odoo — een gewone Odoo (een online versie, de instantie van de boekhouder) waarop niets kan worden geïnstalleerd; WideCare stuurt ze aan met een gebruiker en een API-sleutel.
Vul voor een Standaard Odoo het blok Verbinding standaard Odoo in: Odoo-URL, Database, Login (het e-mailadres van de brug-gebruiker) en API key. Klik op De verbinding testen.
Opslaan.
3. De voorafgaande controle uitvoeren¶
Klik op Voorafgaande controle (in de instellingen, of onder Facturatie → Klanten → Boekhoudkundige brug). Ze stelt de boekhouddatabase alle vragen die de brug zal stellen — het dagboek op zijn code, de rekeningen op hun codes, de belastingen — en toont in één keer alles wat ontbreekt. Maak daar aan wat ontbreekt en klik dan op Opnieuw controleren tot niets meer blokkeert.
4. De facturen versturen¶
Met een Standaard Odoo verschijnt het menu Facturatie → Klanten → Boekhoudkundige brug:
Naar de boekhouding sturen — de geboekte facturen en creditnota’s, gefilterd op Te verzenden. Selecteer ze en gebruik Acties → Naar de boekhouding sturen. De kolommen Ingediend, Ingediend op, Status in de boekhouding en Nog open volgen elk ervan; de filters Al ingediend en Nog open in de boekhouding vinden de rest.
Voorafgaande controle — de controle hierboven.
Facturatie-identiteiten — de reeds verzonden klanten.
Op een geboekte factuur doet de knop Naar de boekhouding sturen hetzelfde voor dat ene document. Zodra ze is ingediend, bevestigt Controleren in de boekhouding dat ze daar aanwezig is, geboekt, met hetzelfde totaal.
Facturen die werden uitgereikt voordat de brug werd ingeschakeld, kunnen op dezelfde manier worden verstuurd: selecteer ze in de lijst.
Wanneer een document mislukt
Een document dat de boekhouddatabase weigert (bijvoorbeeld een ontbrekende rekening), blijft in de wachtrij en wordt automatisch opnieuw geprobeerd. De melding na het verzenden zegt hoeveel er doorgingen, hoeveel opnieuw worden geprobeerd en hoeveel niet konden worden ingediend. Voer de voorafgaande controle uit om te zien wat ontbreekt.
5. De betalingen opvolgen¶
De brug leest de vereffeningen periodiek terug uit de boekhouddatabase; Vereffeningen nu lezen in de instellingen doet het meteen. Elke verzonden factuur toont dan, onder haar vervaldatum:
Betaalstatus in de boekhouding — betaald, gedeeltelijk betaald, niet betaald;
Openstaand saldo in de boekhouding — wat daar nog openstaat;
Vereffend in de boekhouding op — de datum van de laatste vereffening;
Ingediend in de boekhouding op en Id in de boekhouddatabase.
Met een Gekoppelde Odoo verschijnt dezelfde informatie onder Synchronisatiemotor → Bewaking: Vereffeningen, Facturatie-identiteiten en Voorafgaande boekhoudcontrole.
Zakgeld vereist de boekhouding in WideCare
De saldi van het zakgeld worden uit de boekingen gelezen. Wanneer de boekhouding in een andere database wordt gevoerd, kunnen ze niet worden getoond.