Factuurtype: op voorschot of na afloop van de periode¶
Elke bewoner wordt gefactureerd onder een factuurtype. Het beantwoordt twee vragen: wanneer het verblijf wordt gefactureerd (een maand op voorhand, of zodra de maand voorbij is), en wie de factuur ontvangt (de bewoner alleen, of meerdere schuldenaars wanneer gedeelde facturatie geïnstalleerd is).
De factuurtypes¶
Factuurtype |
Verblijf |
Zorgforfait en supplementen |
Factuur verzonden naar |
|---|---|---|---|
Facturatie op voorschot (standaard) |
Een maand op voorhand |
Voor de verstreken maand |
De bewoner, of zijn facturatiecontact |
Facturatie na afloop van de periode |
Voor de verstreken maand |
Voor de verstreken maand |
De bewoner, of zijn facturatiecontact |
Gedeelde facturatie op voorschot |
Een maand op voorhand |
Voor de verstreken maand |
Eén factuur per schuldenaar |
Gedeelde facturatie na afloop van de periode |
Voor de verstreken maand |
Voor de verstreken maand |
Eén factuur per schuldenaar |
De twee types Gedeelde facturatie verschijnen pas wanneer gedeelde facturatie is ingeschakeld in de facturatie-instellingen.
Een dagplaats wordt nooit op voorschot gefactureerd
Voor iemand die thuis woont en alleen overdag komt, is het factuurtype verborgen: er is geen kamer om op voorschot te factureren.
Het factuurtype van een bewoner instellen¶
Open de fiche van de bewoner.
Klik op de link Contact onder de naam van de bewoner.
Kies bovenaan het contactformulier het Factuurtype.
Sla op.
Het type kan ook worden gekozen in de opnamewizard, die het terugschrijft naar de bewoner.
De eerste factuur van een opname¶
Voor een bewoner die op voorschot wordt gefactureerd, kan de opnamemaand niet wachten op de volgende facturatieperiode. Wanneer het verblijf bevestigd of gestart is, maakt WideCare zelf de eerste verblijfsfactuur aan: van de opnamedatum tot het einde van de maand.
Als ze niet kan worden aangemaakt (geen bewonersdagboek ingesteld, kamer zonder prijs…), geeft een melding de reden, en hetzelfde bericht wordt op het verblijf geschreven. Verhelp de oorzaak en klik dan op Eerste factuur aanmaken op het verblijf.
Het factuurtype tijdens een verblijf wijzigen¶
Wijzig het Factuurtype op het contact zoals hierboven. WideCare past het vanaf vandaag toe op het bevestigde of lopende verblijf van de bewoner:
een reeds gefactureerd verblijf wordt de dag ervoor afgesloten en voortgezet op een nieuw verblijf, dezelfde kamer, onder het nieuwe type;
een verblijf dat nog niet begonnen is, of op zijn aankomstdag, verandert gewoon van type.
Het geld dat door de overschakeling open blijft staan, wordt tegelijk verrekend:
Overschakeling |
Wat WideCare aanmaakt |
|---|---|
Op voorschot → Na afloop |
Een creditnota voor het verblijf dat vanaf vandaag al op voorhand werd gefactureerd — de geboekte opnamefactuur inbegrepen. Anders zou de bewoner die dagen twee keer betalen. |
Na afloop → Op voorschot |
Een inhaalfactuur voor de lopende maand, die geen van beide types anders zou factureren. |
Op voorschot ↔ Gedeelde facturatie op voorschot (zelfde ritme) |
Niets te verrekenen: dezelfde dagen worden gefactureerd, aan andere personen. |
Het verblijf noteert de wijziging in zijn discussiedraad. Op het verblijf toont het veld Factuurtype het type waaronder het verblijf wordt gefactureerd; het kan alleen worden gewijzigd zolang het verblijf een concept is.
De wijziging zelf dateren
Om een nieuw factuurtype vanaf een andere datum toe te passen, gebruikt u Kamer wijzigen op het verblijf, behoudt u dezelfde kamer en vult u het Nieuw factuurtype in naast de datum van de wijziging. Zie Kamerwissel en overdracht.
Wanneer de maand al is afgesloten
Als de facturatieperiode die de datum van de wijziging dekt afgesloten is, verandert het type maar wordt daarvoor niets gefactureerd of gecrediteerd. Heropen eerst de periode als de wijziging de factuur moet bereiken.
Het factuurtype voor één maand wijzigen¶
Soms moet één enkele maand anders worden gefactureerd — een familie die één maand na afloop betaalt, bijvoorbeeld — zonder het type van de bewoner te wijzigen.
Open de facturatieperiode van de maand (Facturatie → Facturering → Factureringsperioden).
Klik in het tabblad Bewoners op de bewoner: zijn detail Facturatie bewoner opent.
Kies het Factuurtype (deze periode). Leeg gelaten volgt de maand het verblijf (“Zoals de overeenkomst”).
Sla op.
Bij gedeelde facturatie
Wanneer de maand een gedeeld factuurtype krijgt, kunt u met Debiteuren (deze periode) kiezen welke schuldenaars van de bewoner deze maand delen. Standaard wordt de maand verdeeld over de schuldenaars van het verblijf. Hun aandelen worden gecontroleerd met dezelfde regels als op de fiche van de bewoner.
De keuze blijft alleen voor deze maand bewaard, ook wanneer de periode opnieuw wordt gegenereerd of vernieuwd.
Het nieuwe type toepassen¶
Als de facturatielijnen of de factuur van de maand al waren opgebouwd, wordt de wijziging niet meteen toegepast:
de lijn van de bewoner wordt geel in het tabblad Bewoners van de periode;
het detail toont een waarschuwing en een knop Factuurtype toepassen.
Klik op Factuurtype toepassen: de lijnen van de maand worden opnieuw opgebouwd, en de conceptfactuur mee.
Facturen worden geweigerd zolang het type niet is toegepast
Zolang een lijn geel is, worden Facturen aanmaken op de periode en het boeken van de factuur van die bewoner allebei geweigerd, met een bericht dat de te openen bewoners noemt.
Wanneer het type niet meer kan veranderen¶
Het veld is vergrendeld, en een regel eronder geeft de reden, wanneer:
de periode afgesloten is;
de periode nog niet gegenereerd is;
de bewoner al een geboekte factuur heeft voor de maand — zet ze eerst terug naar concept.
Een wijziging die het verblijf verschuift tussen voorschot en na afloop wordt ook geweigerd wanneer er al een latere periode is gegenereerd voor de bewoner, omdat die periode wat ze factureert volgens het oude ritme heeft gemeten. Haal de bewoner eerst uit de latere periode, of zet die terug naar concept.