Waar staan de instellingen van de planning?

In Planning → Configuratie → Instellingen, of in de app Instellingen onder Planning. Ze gelden per instelling en zijn voorbehouden aan de beheerders van de planning.

Waar komen de rollen van de planning vandaan?

Het zijn de personeelsrollen van de app Werknemers. Klik in Planning → Configuratie → Rollen op Rol toevoegen en kies er een uit de lijst; een rol wordt nooit in Planning getypt.

Wat is een kritieke periode?

Een moment van de dag dat de instelling van nabij volgt — het opstaan, het middagmaal, het slapengaan, de nacht — met het personeel dat elke rol dan moet leveren: ofwel een vaste bezetting, ofwel één persoon per aantal aanwezige bewoners.

Wat is het verschil tussen een harde en een zachte voorkeur?

De automatische planning schendt nooit een harde voorkeur (“nooit op woensdag”). Een zachte voorkeur weegt alleen mee in de keuze (“liefst ‘s ochtends”).

Waarom toont de fiche van een deeltijds personeelslid een waarschuwing?

Omdat de persoon boven de uren van zijn contract gepland is, deze week of deze maand. De waarschuwing geeft aan dat een bijvoegsel bij het contract nodig kan zijn.

De planning configureren¶

De planning wordt één keer geconfigureerd door een beheerder van de planning en daarna in de marge bijgestuurd: een nieuwe te plannen rol, een kritieke periode, een andere typeweek.

Instellingen¶

Open Planning → Configuratie → Instellingen (of de app Instellingen, sectie Planning). De instellingen gelden voor de huidige instelling.

Instelling	Wat het doet
Rooster-e-mail	De e-mail die elk personeelslid met zijn diensten ontvangt.
Open diensten	Aangevinkt neemt het personeel een gepubliceerde dienst zonder iemand op, als het de rol ervan heeft. Standaard ingeschakeld.
Rust tussen twee werkdagen	De uren die de automatische planning laat tussen het einde van een werkdag en het begin van de volgende. Standaard 11:00. Een open dienst opnemen respecteert dezelfde rust.
Urensaldo	De periode waarover de gepresteerde uren met het contract vergeleken worden: Maand, Kwartaal (standaard) of Jaar.
Wekelijkse flexibiliteit	Hoeveel een voltijds contract boven zijn week gepland mag worden (standaard 5:00); de uren worden dan overgedragen over de periode van het urensaldo. Een deeltijds contract krijgt er geen.

Het blok Configuratie van dezelfde pagina leidt naar de Rollen, de Kritieke periodes en de Roostersjablonen.

Te plannen rollen¶

Een dienst wordt altijd voor een rol gepland (verpleegkundige, zorgkundige…). De rollen zijn de personeelsrollen van de app Werknemers; Planning zegt alleen welke ervan het plant.

Open Planning → Configuratie → Rollen.
Klik op Rol toevoegen, kies de rol uit de lijst en kies daarna zijn Team en zijn Kleur.
Klik op Toevoegen.

Sleep in de lijst de rijen om de volgorde van de rollen in het rooster te bepalen, en wijzig het team of de kleur ter plaatse. Om een rol niet langer te plannen, selecteert u hem en klikt u op Uit de planning halen: de rol blijft een personeelsrol, het rooster toont hem niet meer.

Team — het team waartoe een open dienst van deze rol behoort zolang niemand hem opgenomen heeft. Het bepaalt welke gebruikers de dienst zien.
Kleur — de kleur van de diensten van de rol in het rooster.

Nieuwe rollen worden aangemaakt en hernoemd in de app Werknemers, onder Configuratie → Rollen.

Personeelsfiches¶

Het rooster plant personeelsleden (werknemers). Op elke personeelsfiche:

Tabblad Werk — de Rol van de persoon. Die wordt gepland zoals hij is.
Tabblad Planning, Rollen — Andere planningsrollen: de rollen die de persoon naast zijn eigen rol ook kan vervangen.
Tabblad Planning, Uren — alleen-lezen cijfers: Contracturen per week, Deeltijds, Gepland deze week, Gepland deze maand, Verschuldigd deze maand en het Urensaldo met de datum vanaf wanneer het geteld wordt.
Tabblad Planning, Planningsvoorkeuren — de voorkeuren van de persoon (zie hieronder).
Tabblad Rusthuis, Planning — Voorkeur dienst, Persoonlijk weekmaximum (het hoogste aantal uren dat deze persoon in één week gepland mag worden; leeg = het contract plus de wekelijkse flexibiliteit voor een voltijdse), Kan nachtdienst werken, Kan weekenddienst werken.
Tabblad Rusthuis, Sectoren — de Toegewezen sectoren: de automatische planning geeft de voorkeur aan een persoon in de sector waaraan hij is toegewezen.

Een knop Diensten bovenaan de fiche opent de diensten van de persoon.

Waarschuwing voor een contractbijvoegsel

Wanneer een deeltijds contract deze week of deze maand boven zijn uren gepland is, verschijnt er een gele balk bovenaan de personeelsfiche: een bijvoegsel bij het contract kan nodig zijn. Een voltijds contract krijgt die balk nooit: zijn extra uren worden overgedragen over de periode van het urensaldo.

Planningsvoorkeuren¶

De voorkeuren worden ingevoerd op de personeelsfiche (tabblad Planning) of voor iedereen in Planning → Voorkeuren van het personeel, gegroepeerd per personeelslid.

Veld	Betekenis
Sterkte	Hard: de automatische planning schendt ze nooit. Zacht: ze weegt alleen mee in de keuze.
Beschikbaarheid	Niet beschikbaar of Beschikbaar.
Dag	De dag van de week; leeg = elke dag.
Van / Tot	De betrokken uren.
Sector	Alleen diensten van deze sector; leeg = om het even welke sector.
Geldig vanaf / Geldig tot	Beperkt de voorkeur tot een periode.
Notitie	Een vrije opmerking.

Een harde voorkeur Beschikbaar beperkt die dag tot de diensten die binnen haar uren beginnen. Een harde onbeschikbaarheid verschijnt in het rood in de lijst, een beschikbaarheid in het groen.

Kritieke periodes¶

Een kritieke periode is een moment van de dag waarop voldoende personeel aanwezig moet zijn. Open Planning → Configuratie → Kritieke periodes en maak er een aan:

Geef ze een naam (opstaan, middagmaal, slapengaan, nacht…) en haar Uren. Een einde vóór het begin betekent dat de periode de volgende dag eindigt.
Kies de Sectoren die ze opvolgt; leeg = de hele instelling.
Vink de Dagen aan waarop ze van toepassing is.
Voeg onder Benodigd personeel één regel per rol toe:
- Regel — Vaste bezetting, of Per aanwezige bewoners;
- Personeel — de personen die tegelijk nodig zijn (met Per aanwezige bewoners het minimum, ongeacht de bezetting);
- Bewoners per personeelslid — alleen met Per aanwezige bewoners.

De geplande uren van de rol tijdens de periode worden vergeleken met het benodigde personeel × de duur van de periode. Alleen diensten die door iemand ingevuld zijn, tellen mee.

Notitie

Met Per aanwezige bewoners worden de bewoners geteld die die dag in de kamers van de sectoren van de periode verblijven, min de afwezige bewoners van die dag (ziekenhuisopname, verlof).

Het rooster toont dan boven de diensten of elke periode gedekt is. Zie Het rooster opstellen en Uren, saldo en dekking.

Roostersjablonen¶

Een roostersjabloon bevat de lege diensten die een typeweek nodig heeft. Open Planning → Configuratie → Roostersjablonen en maak er een aan:

Toegepast op — Week (toegepast op één week) of Maand (toegepast op elke dag van een maand, week na week).
Eén regel per dienst: Dag, Van, Tot (een einde vóór het begin = een nacht die de volgende dag eindigt), Rol, Sector, Label (VM, NM, Nacht…) en Hoeveelheid (identieke diensten om aan te maken).
Diensten per week telt de diensten die het sjabloon aanlegt.
Een notitie zegt waarvoor het sjabloon dient.

Een sjabloon toepassen raakt nooit aan bestaande diensten. Zie Het rooster opstellen.

Toegang van de gebruikers¶

Op elke gebruiker stelt het veld Personeelsplanning het toegangsniveau in: Geen toegang, Gebruiker — eigen team, gepubliceerde diensten, Verantwoordelijke — alle diensten, zonder instellingen of Beheerder — alles, ook de instellingen. Zie Personeelsplanning.