Zakgeld instellen

De instelling gebeurt één keer voor het huis (stappen 1 tot 3) en daarna één keer per bewoner (stappen 4 en 5). Spreek stappen 1 en 2 af met uw boekhouder: de rekeningcode en de dagboeken kiest hij.

Zakgeld activeren

Zakgeld is standaard niet actief. Zolang het dat niet is, verschijnt geen van de velden hieronder.

  1. Open Apps en verwijder de filter Apps uit de zoekbalk.

  2. Zoek op Argent de poche: de module houdt die Franse naam tot hij geactiveerd is.

  3. Klik bij Argent de poche op Activeer.

Alleen met de boekhouding in WideCare

Activeer zakgeld niet wanneer het huis zijn boekhouding in een andere database voert via de boekhoudbrug: het saldo wordt uit de boekingen gelezen en zou op 0,00 blijven.

1. De zakgeldrekening

Maak één boekhoudrekening aan voor het geld dat voor rekening van de bewoners wordt bewaard. Het is een schuld van het huis — geld dat het aan de bewoners verschuldigd is — en geen opbrengstenrekening. Eén rekening volstaat voor alle bewoners: elke boeking erop draagt de naam van de bewoner.

  1. Open Facturatie (Boekhouding als u die hebt) → Configuratie → Grootboekschema en klik op Nieuw.

  2. Vul de Rekeningnaam en de Code in die de boekhouder koos.

  3. Kies als Soort Kort vreemd vermogen.

  4. Sla op.

De zakgeldrekening in het grootboekschema: haar naam en code, en het soort Kort vreemd vermogen

In België

De rekening wordt aangemaakt in klasse 4 van het rekeningenstelsel, bijvoorbeeld 489500 Zakgeld van de bewoners onder 489 Andere diverse schulden.

2. De twee dagboeken

Maak eerst het verkoopdagboek voor zakgeld aan, als het huis er nog geen heeft:

  1. Open Facturatie → Configuratie → Dagboeken en klik op Nieuw.

  2. Geef het een Dagboeknaam, bijvoorbeeld Zakgeld.

  3. Kies als Soort Verkoop, en als Reeks voorvoegsel een korte code, bijvoorbeeld POCK: de tweede facturen krijgen het nummer POCK/….

  4. Sla op.

Een nieuw verkoopdagboek voor zakgeld, met het soort Verkoop en het voorvoegsel POCK

De afrekening gebruikt het dagboek Diverse verrichtingen dat het huis al heeft: niets aan te maken.

Vul daarna in Instellingen → Facturatie, blok Facturatiedagboeken, de twee zakgelddagboeken in:

Het blok Facturatiedagboeken van de instellingen, met het zakgelddagboek ingesteld op een verkoopdagboek en het afrekeningsdagboek op Diverse verrichtingen

  • Zakgeldjournaal — een apart verkoopdagboek (bijvoorbeeld met de code POCK) voor de tweede factuur, die met wat het huis voor de bewoner kocht. Apart zijn die facturen makkelijk terug te vinden. Leeg gelaten blijft alles op één factuur.

  • Dagboek voor zakgeldafrekening — het dagboek Diverse verrichtingen. Ingevuld wordt de tweede factuur bij het boeken automatisch betaald met het saldo. Leeg gelaten boekt de boekhouder die afrekening met de hand.

Automatisch afrekenen is een boekhoudkundige beslissing

Daarom is het afrekeningsdagboek standaard leeg: WideCare neemt nooit geld op dat voor iemand anders bewaard wordt, tenzij het huis daarom gevraagd heeft.

3. Het product dat het zakgeld aanvult

Open het product dat als maandelijkse provisie wordt gefactureerd en vink in het tabblad Algemene informatie Vult het zakgeld aan aan, onder de interne referentie.

Het product Zakgeld, met het vakje Vult het zakgeld aan aangevinkt onder de referentie

De factuurlijn wordt dan op de zakgeldrekening van de bewoner geboekt in plaats van op een opbrengstenrekening. Een huis kan het zakgeld met meerdere producten aanvullen (een openbare provisie en een aanvulling van de familie, bijvoorbeeld): vink ze allemaal aan.

In België

De Belgische facturatie levert het product Zakgeld (referentie SUPP-POCKET, 123,04 € per maand, het bedrag dat het OCMW betaalt). Het vakje is bij de installatie niet aangevinkt: vink het aan, anders wordt de provisie als opbrengst geboekt en blijft het saldo op nul. Zie Tenlasteneming door het OCMW.

4. De fiche van de bewoner

  1. Klik op de fiche van de bewoner op Contact onder zijn naam om zijn contactfiche te openen.

  2. Open het tabblad Facturatie, groep Zakgeld.

  3. Vink Zakgeld aan.

  4. Kies de Zakgeldrekening die in stap 1 werd aangemaakt — verplicht zodra het vakje is aangevinkt.

  5. Sla op.

Het tabblad Facturatie van de contactfiche van de bewoner, met het vakje Zakgeld aangevinkt en de zakgeldrekening gekozen

5. De maandelijkse provisie

Open, terug op de fiche van de bewoner, het tabblad Overeenkomsten en voeg het product van de provisie toe aan de lijst Terugkerende supplementen, met de begindatum van de eerste maand om te factureren. Wijzig de eenheidsprijs als het toegekende bedrag verschilt van de prijs van het product.

De provisie wordt één keer per maand volledig gefactureerd, ook in de maand waarin de bewoner halverwege aankomt of vertrekt: ze wordt niet pro rata berekend.

De terugkerende supplementen van een bewoner, met het product Zakgeld toegevoegd vanaf 1 december

Niet in de supplementenenveloppe

De provisie hoort bij de Terugkerende supplementen van de overeenkomst, nooit in de maandelijkse supplemen­tenenveloppe. De enveloppe bevat de aankopen van de maand, die op de tweede factuur komen; de provisie hoort op de gewone factuur, die het geld binnenbrengt. Zie Supplementen.

De instelling controleren

De knop Zakgeld verschijnt op de fiche van de bewoner, onder Meer, zodra het vakje is aangevinkt en de rekening gekozen. Hij toont 0,00 tot de eerste factuur met de provisie is geboekt. Zie Zakgeld.

Een eigen keuze

Zakgeld wordt per bewoner aangevinkt, nooit afgeleid van wie het verblijf financiert: een bewoner ten laste van een openbare instelling krijgt niet automatisch zakgeld, en een bewoner die door zijn familie gefinancierd wordt, kan het wel krijgen.

Hoe verder