Mettre en place l’argent de poche¶

La mise en place se fait une fois pour la maison (étapes 1 à 3), puis une fois par habitant (étapes 4 et 5). Convenez des étapes 1 et 2 avec votre comptable : c’est à lui de choisir le code du compte et les journaux.

Activer l’argent de poche¶

L’argent de poche n’est pas actif par défaut. Tant qu’il ne l’est pas, aucun des champs ci-dessous n’apparaît.

1. Ouvrez Apps et retirez le filtre Apps de la barre de recherche.

2. Recherchez Argent de poche.

3. Sur Argent de poche, cliquez sur Activer.

1. Le compte argent de poche¶

Créez un compte comptable pour l’argent détenu pour le compte des habitants. C’est une dette de la maison — de l’argent qu’elle doit aux habitants — et non un compte de produits. Un seul compte suffit pour tous les habitants : chaque écriture qui y est passée porte le nom de l’habitant.

1. Ouvrez Facturation (Comptabilité si vous l’avez) → Configuration → Plan comptable, puis cliquez sur Nouveau.

2. Renseignez le Nom du compte et le Code choisis par le comptable.

3. Comme Type, choisissez Dettes à court terme.

4. Enregistrez.

2. Les deux journaux¶

Créez d’abord le journal de vente de l’argent de poche, si la maison n’en a pas encore :

1. Ouvrez Facturation → Configuration → Journaux, puis cliquez sur Nouveau.

2. Donnez-lui un Nom du journal, par exemple Argent de poche.

3. Comme Type, choisissez Ventes, et comme Préfixe de la Séquence un code court, par exemple POCK : les secondes factures sont numérotées POCK/….

4. Enregistrez.

Le règlement utilise le journal des Opérations diverses que la maison a déjà : rien à créer.

Ensuite, dans Paramètres → Facturation, bloc Journaux de facturation, renseignez les deux journaux de l’argent de poche :

• Journal argent de poche — un journal de vente à part (par exemple avec le code POCK) pour la seconde facture, celle qui porte ce que la maison a acheté pour l’habitant. À part, ces factures se retrouvent facilement. Laissé vide, tout reste sur une seule facture.

• Journal de règlement de l’argent de poche — le journal des Opérations diverses. Renseigné, la seconde facture est payée automatiquement sur le solde à sa comptabilisation. Laissé vide, le comptable passe cette écriture à la main.

3. Le produit qui alimente¶

Ouvrez le produit facturé comme provision mensuelle et, dans l’onglet Informations générales, cochez Alimente l’argent de poche, sous la référence interne.

Sa ligne de facture est alors comptabilisée sur le compte argent de poche de l’habitant au lieu d’un compte de produits. Une maison peut alimenter l’argent de poche par plusieurs produits (une provision publique et un complément de la famille, par exemple) : cochez chacun d’eux.

4. La fiche de l’habitant¶

1. Sur la fiche de l’habitant, cliquez sur Contact sous son nom pour ouvrir sa fiche contact.

2. Ouvrez l’onglet Facturation, groupe Argent de poche.

3. Cochez Argent de poche.

4. Choisissez le Compte argent de poche créé à l’étape 1 — obligatoire dès que la case est cochée.

5. Enregistrez.

5. La provision mensuelle¶

De retour sur la fiche de l’habitant, ouvrez l’onglet Conventions et ajoutez le produit de la provision à la liste des Suppléments récurrents, avec la date de début du premier mois à facturer. Changez le prix unitaire si le montant accordé diffère du prix du produit.

La provision est facturée en entier une fois par mois, même le mois où l’habitant arrive ou part en cours de mois : elle n’est pas proratisée.

Vérifier la mise en place¶

Le bouton Argent de poche apparaît sur la fiche de l’habitant, sous Plus, dès que la case est cochée et le compte choisi. Il affiche 0,00 jusqu’à la comptabilisation de la première facture qui porte la provision. Voir Argent de poche.

Pour continuer¶

• Achats et règlement

• Argent de poche

• Réglages de facturation