Pont comptable¶
Beaucoup de maisons émettent leurs factures dans WideCare mais tiennent leurs comptes ailleurs — souvent dans l’Odoo du comptable. Le pont comptable y transporte chaque facture et note de crédit d’habitant comptabilisée, et en rapporte l’état de paiement, pour que l’équipe de facturation voie dans WideCare ce qui reste impayé.
Ce qui circule¶
Envoyé à la base comptable |
Jamais envoyé |
|---|---|
Les factures clients et notes de crédit comptabilisées |
Les brouillons — un document qui peut encore changer n’est pas une créance |
Les clients à qui elles sont adressées (nom, adresse, numéro de TVA) |
Les factures fournisseurs et les opérations diverses — elles relèvent de la comptabilité elle-même |
L’annulation d’un document déjà envoyé |
Le décompte habitant de la facturation partagée — les factures des débiteurs qui l’accompagnent sont les vraies créances |
Seul ce dont une facture a besoin circule : l’identité de facturation d’un client, jamais son dossier de soins.
Un document comptabilisé n’est jamais réécrit là-bas. Pour corriger une facture envoyée, émettez une note de crédit : elle circule comme tout autre document.
1. Préparer la base comptable¶
Le pont recherche le journal, les comptes, les taxes et les produits dans la base comptable ; il ne les crée jamais. Avant de l’activer :
Assurez-vous que les mêmes journaux, comptes et taxes existent des deux côtés.
Sur chaque journal de vente qui envoie des factures, remplissez Code dans la base comptable quand le code y est différent.
Sur la base comptable, créez un utilisateur pour le pont, puis une clé API pour cet utilisateur (Préférences → Sécurité du compte → Nouvelle clé API). La clé n’est affichée qu’une fois : copiez-la. Un mot de passe de compte ne fonctionne pas.
2. Activer le pont¶
Ouvrez Paramètres → Synchronisation, bloc Pont comptable.
Cochez Relier la comptabilité.
Choisissez la Base comptable :
Odoo appairé — la base comptable fait aussi tourner le moteur de synchronisation de WideCare ; les deux échangent des événements signés.
Odoo standard — un Odoo ordinaire (un Odoo en ligne, l’instance du comptable) où rien ne peut être installé ; WideCare le pilote avec un utilisateur et une clé API.
Pour un Odoo standard, remplissez le bloc Connexion Odoo standard : URL Odoo, Base de données, Identifiant (l’e-mail de l’utilisateur du pont) et Clé API. Cliquez sur Tester la connexion.
Enregistrez.
3. Lancer la vérification préalable¶
Cliquez sur Vérification préalable (dans les réglages, ou sous Facturation → Clients → Pont comptable). Elle pose à la base comptable toutes les questions que le pont posera — le journal par son code, les comptes par leurs codes, les taxes — et liste d’un coup tout ce qui manque. Créez là-bas ce qui manque, puis cliquez sur Revérifier jusqu’à ce que plus rien ne bloque.
4. Envoyer les factures¶
Avec un Odoo standard, le menu Facturation → Clients → Pont comptable apparaît :
Envoyer en comptabilité — les factures et notes de crédit comptabilisées, filtrées sur À envoyer. Sélectionnez-les et utilisez Actions → Envoyer en comptabilité. Les colonnes Déposée, Déposée le, État en comptabilité et Encore ouvert suivent chacune d’elles ; les filtres Déjà déposées et Encore ouvertes en comptabilité retrouvent le reste.
Vérification préalable — la vérification ci-dessus.
Identités de facturation — les clients déjà envoyés.
Sur une facture comptabilisée, le bouton Envoyer en comptabilité fait de même pour ce seul document. Une fois déposée, Vérifier en comptabilité confirme qu’elle est présente là-bas, comptabilisée, avec le même total.
Les factures émises avant l’activation du pont peuvent être envoyées de la même façon : sélectionnez-les dans la liste.
Quand un document échoue
Un document que la base comptable refuse (un compte manquant, par exemple) reste en file d’attente et est réessayé automatiquement. La notification après l’envoi indique combien sont passés, combien seront réessayés et combien n’ont pas pu être déposés. Lancez la vérification préalable pour voir ce qui manque.
5. Suivre les paiements¶
Le pont relit les règlements dans la base comptable à intervalles réguliers ; Lire les règlements maintenant dans les réglages le fait tout de suite. Chaque facture envoyée affiche alors, sous son échéance :
État de paiement en comptabilité — payée, partiellement payée, non payée ;
Solde en comptabilité — ce qui reste ouvert là-bas ;
Réglée en comptabilité le — la date du dernier règlement ;
Déposée en comptabilité le et Id dans la base comptable.
Avec un Odoo appairé, les mêmes informations apparaissent sous Moteur de synchronisation → Supervision : Règlements, Identités de facturation et Vérification préalable comptable.
L’argent de poche nécessite la comptabilité dans WideCare
Les soldes d”argent de poche sont lus dans les écritures comptables. Quand la comptabilité est tenue dans une autre base, ils ne peuvent pas être affichés.