L’accord du centre de jour

Un centre de jour n’est payé de son forfait que pour un usager pour lequel la mutuelle a donné son accord. L’accord se demande par une demande propre, csj-in, et son Annexe 14 ; la fin de prise en charge se déclare par un csj-out. Les deux suivent les mêmes étapes que les demandes de la maison de repos : voir Accords (eAgreement).

Les demandes sont listées sous eHealth → eAgreement → eAgreement Light, avec les filtres Centre de soins de jour — admission, Centre de soins de jour — fin de prise en charge et Centre de soins de jour — prolongation à faire.

Prérequis

  • Le séjour de l’usager est un séjour CSJ, démarré, sous le numéro INAMI propre au centre.

  • L’évaluation Katz est validée et donne une catégorie CSJ : F, Fp, Fd ou D. Une échelle qui ne répond à aucune d’elles ne demande rien à la mutuelle — aucun forfait n’est dû.

  • L’évaluation a été complétée et signée par un infirmier ou un médecin, tel qu’inscrit sur sa fiche d’employé.

  • Pour un D : la date du bilan diagnostique et le spécialiste qui l’a posé figurent sur l’évaluation.

Envoyer la demande d’admission

Le démarrage du séjour prépare la demande d’admission. Envoyez-la dans les 14 jours de l’admission : une demande tardive prend effet le jour de son introduction, pas à l’admission.

  1. Ouvrez la demande, depuis la fiche de l’usager ou depuis la liste eAgreement.

  2. Cliquez sur Générer Annexe 14 préremplie : le formulaire officiel est rempli avec le centre et son agrément, la mutuelle, l’usager, le jour et l’heure de son arrivée, la catégorie demandée, et première demande ou prolongation.

  3. Cliquez sur Signer l’Annexe 14 pour la signer dans l’application — ou imprimez-la, faites-la signer sur papier et chargez la version signée sous Annexe 2.

  4. Envoyez la demande.

Avant son départ, la demande est contrôlée : une catégorie D sans son bilan diagnostique, un évaluateur qui n’est ni infirmier ni médecin, ou une échelle sans catégorie de centre de jour arrêtent chacun l’envoi et disent quoi corriger.

La réponse de la mutuelle

La mutuelle répond sur papier, par une Annexe 15 (octroi) ou une Annexe 16 (refus). Encodez sa décision sur la demande, comme pour tout accord. Voir Suivre une demande.

  • Accordé : la demande enregistre la catégorie accordée — F, Fp, Fd ou D — et le début de l’accord.

  • Sans réponse pendant 15 jours : la demande est approuvée, enregistrée comme accord tacite. Une décision qui arrive plus tard le remplace.

  • Refusé : aucun forfait n’est dû les jours que couvre le refus, jusqu’à ce qu’une nouvelle demande soit accordée. Le mois facture toujours le prix de journée de l’usager.

Un accord de centre de jour appartient à la mutuelle qui l’a reçu : quand l’usager change de mutuelle, une nouvelle demande est nécessaire.

Prolonger l’accord chaque année

Un accord de centre de jour court un an à partir de son début, sauf si la mutuelle a écrit une autre fin. Couvert jusqu’au sur la demande donne ce dernier jour.

  • À partir de 30 jours avant cette date, une bannière sur l’accord dit Un accord CSJ se prolonge chaque année, avec la date, et une activité Prolonger l’accord CSJ (Annexe 14) est planifiée pour la personne qui a fait la demande.

  • Le tableau de bord Facturation compte les Accords de centre de soins de jour à prolonger sur la carte du centre de jour, en rouge dès que l’un d’eux est échu.

Pour le prolonger :

  1. Cliquez sur Préparer la prolongation sur l’accord : elle ouvre une nouvelle demande d’admission pour le même usager, marquée comme prolongation. Elle n’est créée qu’une fois.

  2. Générez et signez son Annexe 14, qui dit désormais « prolongation », avec une échelle Katz à jour.

  3. Envoyez-la avant la date de fin.

La règle des 14 jours de la première demande ne s’applique pas à une prolongation.

Avertissement

Un forfait facturé après la fin de l’accord est signalé avant l’envoi eFact : un avertissement tant qu’une prolongation attend la mutuelle, un problème bloquant quand aucune n’a été envoyée. Préparez la prolongation et envoyez-la, ou retenez ces jours jusqu’à ce qu’elle soit accordée.

Déclarer la fin de prise en charge

Quand l’usager arrête de venir — le séjour se termine, ou l’usager décède — WideCare prépare la demande de fin de prise en charge, csj-out.

  1. Ouvrez-la, et cliquez sur Générer la notification de fin de prise en charge : l’avis propre au centre dit qui, depuis quand, jusqu’à quand, et pourquoi.

  2. Envoyez la demande. Aucune signature n’est attendue : le certificat eHealth en tient lieu.

Une fin de prise en charge clôture l’accord. Un usager qui revient plus tard est réadmis avec une nouvelle demande.

Un répit en maison de repos

Dans une maison qui exploite aussi une maison de repos, un court séjour dans un lit entre deux périodes au centre de jour est un répit : l’accord continue de courir, rien n’est notifié au départ, et aucune nouvelle demande n’est introduite au retour tant que l’accord couvre encore l’usager. Voir Admettre un usager du centre de jour.

À suivre