Construire le planning

Le planning est construit par un responsable du planning, en général une semaine à la fois : poser les postes vides, les remplir, vérifier, confirmer, puis prévenir le personnel.

Le diagramme du planning

Ouvrez Planning → Horaires. Le diagramme montre la semaine en cours :

  • une ligne par rôle, puis une ligne par membre du personnel qui détient ce rôle ; les postes ouverts (sans personne) viennent en premier dans chaque rôle ;

  • sur chaque ligne du personnel, les heures planifiées en regard des heures du contrat ;

  • les congés de la personne grisent sa ligne ;

  • un poste en brouillon est hachuré, un poste ouvert a un contour en pointillé, un poste à vérifier est rouge.

Utilisez les flèches et Aujourd’hui pour vous déplacer dans le temps. Le bouton d’échelle choisit Jour, Semaine ou Mois, ou une période à vous (Du → Au, puis Appliquer). Sur une semaine ou un jour, chaque poste est dessiné à ses heures ; sur un mois, comme une marque par demi-journée. Le bouton à côté replie ou déplie tous les groupes.

Sur le diagramme :

  • cliquez sur un poste pour l’ouvrir ;

  • faites glisser un poste vers un autre membre du personnel du même rôle, ou vers un autre moment ;

  • faites glisser son bord droit pour l’allonger ou le raccourcir ;

  • cliquez sur une case vide pour créer un poste (07:00–15:00 par défaut).

Le diagramme propose aussi les vues calendrier, liste, kanban, pivot et graphique des mêmes postes.

Remarque

Sur les bases en édition Enterprise d’Odoo, le planning s’ouvre sur le diagramme de Gantt propre à Odoo, avec les mêmes boutons et le même bandeau.

Le bandeau au-dessus du diagramme

Pour les responsables, un bandeau résume ce qu’il reste à faire sur la période affichée. Chaque compteur est un bouton qui filtre le diagramme :

  • à vérifier — les postes qui ont un problème ;

  • poste(s) ouvert(s) — les postes sans personne ;

  • brouillon(s) — les postes que le personnel ne voit pas encore ;

  • à envoyer — les postes confirmés dont la personne concernée n’a pas été prévenue.

Quand il ne reste rien : Tout est planifié, confirmé et envoyé.

Les plages critiques sur le diagramme

Sur une semaine ou un jour, chaque ligne de rôle montre un carré par plage critique, dans la couleur de sa couverture : rouge = pas assez de personnel, orange = plus que nécessaire, vert = couvert. Cliquez sur un carré pour lire la plage, ses heures, le rôle, le personnel planifié / nécessaire et, pour une règle selon les habitants, les habitants présents. Sur un mois, ouvrez Plages critiques dans le bandeau pour lire les mêmes chiffres en tableau par rôle et par jour.

Les préférences d’un membre du personnel

Sur une ligne du personnel, le bouton à curseurs (Préférences, responsables uniquement) montre ce qui s’applique à la personne sur la période affichée : travail de nuit et de week-end, préférence horaire, maximum hebdomadaire personnel et ses préférences de planning.

1. Poser les postes à partir d’un modèle

  1. Dans le diagramme, cliquez sur Planifier, puis sur Appliquer un modèle.

  2. Choisissez le Modèle et un jour de la semaine ou du mois à remplir (Semaine ou mois du).

  3. Lisez le résumé : les postes qui existent déjà restent tels quels ; ceux qui manquent seront créés en brouillon et sans personne.

  4. Cliquez sur Appliquer.

Depuis la vue liste, le bouton Appliquer un modèle fait la même chose.

2. Planifier automatiquement les postes ouverts

Cliquez sur Planifier, puis sur Planifier automatiquement les postes ouverts. WideCare remplit les postes ouverts de la période affichée, les plus tôt d’abord. Un message indique combien de postes ont été planifiés et, pour ceux restés ouverts, pourquoi (personne ne détient le rôle, en congé, maximum hebdomadaire atteint…).

La planification automatique n’enfreint jamais :

  • le rôle du poste ;

  • les congés de la personne et ses autres postes au même moment ;

  • le repos entre deux journées de travail ;

  • le maximum de la semaine : le contrat, plus la souplesse hebdomadaire pour un temps plein, limité par le maximum hebdomadaire personnel quand il est rempli ;

  • les heures du contrat sur la période du solde d’heures ;

  • « pas de nuit » et « pas de week-end » sur la fiche du personnel ;

  • les préférences dures.

Parmi les personnes autorisées, elle préfère la personne assignée au secteur du poste, celle dont la préférence horaire correspond, les préférences molles, la personne à qui il reste le plus d’heures dans la semaine et celle qui est en retard sur les heures de son contrat.

Dans la vue liste, sélectionnez des postes et cliquez sur Planification auto pour ne planifier que ceux-là.

3. Corriger à la main

Ouvrez un poste, ou faites-le glisser sur le diagramme, pour changer la personne ou l’heure. Dans Membre du personnel, seules les personnes qui détiennent le rôle du poste sont proposées.

Un poste qui enfreint une règle devient rouge et affiche le motif en haut de son formulaire (chevauche un autre poste, pendant un congé, rôle non détenu, enfreint une préférence dure). Utilisez le filtre À vérifier pour les retrouver tous.

Le formulaire du poste contient le Secteur, les Dates, les Heures, un Libellé (AM, PM, Nuit…), des Notes pour la transmission, le Rôle, le Membre du personnel et l”Équipe.

4. Confirmer

Cliquez sur Confirmer (n) en haut du diagramme : les brouillons de la période affichée deviennent Confirmé et le personnel peut les voir. Le bouton réapparaît dès que de nouveaux brouillons existent.

Quand certains brouillons n’ont personne, une fenêtre indique combien et propose :

  • Confirmer quand même — les postes sans personne sont publiés comme postes ouverts que le personnel qui détient le rôle peut prendre ;

  • Confirmer seulement les postes attribués ;

  • Annuler.

Pour modifier un poste publié sans que le personnel en voie une version à moitié faite, ouvrez-le et cliquez sur Remettre en brouillon, puis confirmez-le à nouveau.

5. Envoyer le planning

Cliquez sur Envoyer le planning (n). La fenêtre liste les Destinataires : seulement le personnel dont les postes ont changé depuis le dernier envoi. Choisissez une personne dans Aperçu pour pour lire l’e-mail tel qu’elle le recevra, puis cliquez sur Envoyer.

  • Chaque personne reçoit ses postes de la période et un bouton Voir mon planning vers sa page personnelle. → Les postes du personnel

  • Une personne dont un poste publié a été supprimé ou remis en brouillon reçoit aussi l’e-mail, même sans poste restant sur la période (Changement de planning à annoncer).

  • Le personnel sans e-mail professionnel est listé dans un avertissement : il ne reçoit pas le planning et ses postes restent « non envoyés ».

Un poste confirmé pas encore envoyé affiche un avis bleu sur son formulaire.

Filtres utiles

Dans la barre de recherche : Mes postes, Postes ouverts, Brouillon, Confirmé, Pas encore envoyé, À vérifier, À venir, et les regroupements par Rôle, Secteur, Membre du personnel, Équipe, Statut et Jour. Le menu Actions de la liste propose aussi Confirmer, Envoyer le planning et Planification auto sur les postes sélectionnés.

Pour aller plus loin