Type de facture : anticipative ou à période échue¶
Chaque habitant est facturé sous un type de facture. Il répond à deux questions : quand l’hébergement est facturé (un mois à l’avance, ou une fois le mois terminé), et qui reçoit la facture (l’habitant seul, ou plusieurs débiteurs quand la facturation partagée est installée).
Les types de facture¶
Type de facture |
Hébergement |
Forfait de soins et suppléments |
Facture envoyée à |
|---|---|---|---|
Facturation anticipative (par défaut) |
Un mois à l’avance |
Pour le mois écoulé |
L’habitant, ou son contact de facturation |
Facturation à période échue |
Pour le mois écoulé |
Pour le mois écoulé |
L’habitant, ou son contact de facturation |
Facturation partagée anticipative |
Un mois à l’avance |
Pour le mois écoulé |
Une facture par débiteur |
Facturation partagée période échue |
Pour le mois écoulé |
Pour le mois écoulé |
Une facture par débiteur |
Les deux types Facturation partagée n’apparaissent qu’une fois la facturation partagée activée dans les réglages de facturation.
Une place de jour n’est jamais facturée d’avance
Pour une personne qui vit chez elle et ne vient qu’en journée, le type de facture est masqué : il n’y a pas de chambre à facturer d’avance.
Définir le type de facture d’un habitant¶
Ouvrez la fiche de l’habitant.
Cliquez sur le lien Contact sous le nom de l’habitant.
En haut du formulaire du contact, choisissez le Type de facture.
Enregistrez.
Le type peut aussi être choisi dans l”assistant d’admission, qui le reporte sur l’habitant.
La première facture d’une admission¶
Pour un habitant facturé d’avance, le mois de l’admission ne peut pas attendre la prochaine période de facturation. Quand le séjour est confirmé ou commencé, WideCare crée de lui-même la première facture d’hébergement : de la date d’admission à la fin du mois.
Si elle ne peut pas être créée (aucun journal habitant défini, chambre sans prix…), une notification en donne la raison, et le même message est écrit sur le séjour. Corrigez la cause, puis cliquez sur Créer la facture sur le séjour.
Changer le type de facture en cours de séjour¶
Changez le Type de facture sur le contact comme ci-dessus. WideCare l’applique à partir d’aujourd’hui au séjour confirmé ou en cours de l’habitant :
un séjour déjà facturé est clôturé la veille et continué sur un nouveau séjour, même chambre, sous le nouveau type ;
un séjour pas encore commencé, ou à son jour d’arrivée, change simplement de type.
L’argent laissé en suspens par la bascule est réglé en même temps :
Bascule |
Ce que WideCare crée |
|---|---|
Anticipative → Période échue |
Une note de crédit pour l’hébergement déjà facturé d’avance à partir d’aujourd’hui — facture d’admission comptabilisée comprise. Sinon l’habitant paierait ces jours deux fois. |
Période échue → Anticipative |
Une facture de rattrapage pour le mois en cours, qu’aucun des deux types ne facturerait autrement. |
Anticipative ↔ Facturation partagée anticipative (même rythme) |
Rien à régler : les mêmes jours sont facturés, à d’autres personnes. |
Le séjour consigne le changement dans son fil de discussion. Sur le séjour, le champ Type de facture montre le type sous lequel le séjour est facturé ; il n’est modifiable que tant que le séjour est en brouillon.
Dater le changement vous-même
Pour appliquer un nouveau type de facture à partir d’une autre date, utilisez Changer de chambre sur le séjour, gardez la même chambre et remplissez le Nouveau type de facture à côté de la date du changement. Voir Changement de chambre et transfert.
Quand le mois est déjà clôturé
Si la période de facturation qui couvre la date du changement est clôturée, le type change mais rien n’est facturé ni crédité pour autant. Rouvrez d’abord la période si le changement doit atteindre la facture.
Changer le type de facture pour un mois¶
Parfois, un seul mois doit être facturé autrement — une famille qui paie un mois à terme échu, par exemple — sans changer le type de l’habitant.
Ouvrez la période de facturation du mois (Facturation → Facturation → Périodes de facturation).
Dans l’onglet Habitants, cliquez sur l’habitant : son détail Facturation habitant s’ouvre.
Choisissez le Type de facture (cette période). Laissé vide, le mois suit le séjour (« Comme la convention »).
Enregistrez.
En facturation partagée
Quand le mois reçoit un type de facture partagée, Débiteurs alimentaires (cette période) permet de choisir quels débiteurs de l’habitant se partagent ce mois. Par défaut, le mois est réparti entre les débiteurs du séjour. Leurs parts sont vérifiées avec les mêmes règles que sur la fiche de l’habitant.
Le choix est conservé pour ce mois seulement, même quand la période est générée à nouveau ou actualisée.
Appliquer le nouveau type¶
Si les lignes de facturation ou la facture du mois étaient déjà construites, le changement n’est pas appliqué tout de suite :
la ligne de l’habitant devient jaune dans l’onglet Habitants de la période ;
le détail affiche un avertissement et un bouton Appliquer le type de facture.
Cliquez sur Appliquer le type de facture : les lignes du mois sont reconstruites, et sa facture brouillon avec elles.
Les factures sont refusées tant que le type n’est pas appliqué
Tant qu’une ligne est jaune, Créer les factures sur la période et la comptabilisation de la facture de cet habitant sont toutes deux refusées, avec un message qui nomme les habitants à ouvrir.
Quand le type ne peut plus changer¶
Le champ est verrouillé, et une ligne en dessous en donne la raison, quand :
la période est clôturée ;
la période n’est pas encore générée ;
l’habitant a déjà une facture comptabilisée pour le mois — remettez-la d’abord en brouillon.
Un changement qui fait passer l’hébergement entre anticipatif et période échue est aussi refusé quand une période ultérieure est déjà générée pour l’habitant, car cette période a mesuré ce qu’elle facture selon l’ancien rythme. Retirez d’abord l’habitant de la période ultérieure, ou remettez-la en brouillon.