Absences et hospitalisation d’un usager du centre de jour

Un usager du centre de jour est absent chaque jour où il ne vient pas. Ce que le centre enregistre, c’est l’exception : une absence déclarée — des vacances, un séjour à l’hôpital — et l”absence non annoncée, un jour où l’usager était attendu et n’est pas venu sans prévenir.

Une absence déclarée

Inscrivez l’absence comme pour tout habitant, avec son Type d’absence — Hospitalisation, Vacances, Sortie familiale ou Autre — son départ, et son retour une fois connu. Voir Absences et hospitalisations.

Pour un usager du centre de jour, une absence veut dire absent jusqu’au retour, quel que soit son type :

  • l’écran à l’entrée n’attend pas l’usager : la carte dit depuis quand il est absent, sans bouton Pas venu(e) ;

  • le registre du jour montre l’absence dans sa colonne Absence ;

  • les soins, la médication et les repas de ces jours ne sont pas planifiés ;

  • aucune absence non annoncée ne peut être inscrite ces jours-là, et rien n’est facturé pour eux : un centre de jour facture les jours de son registre, jamais un jour d’absence.

Quand l’usager revient

  • Une absence en cours se termine quand l’usager est pointé : à l’entrée, dans le registre ou avec Ajouter un jour de présence. L’absence se clôture à l’arrivée, et la fiche dit que l’usager est de retour. De retour de l’hôpital, les traitements et les soins reprennent. Ajouter un jour de présence le dit avant d’enregistrer.

  • Une absence déjà clôturée garde ses jours : un jour à l’intérieur est refusé par le registre. Corrigez d’abord l’absence si l’usager est bien venu ce jour-là.

  • Une absence confirmée sur un jour que le registre contient déjà en entier est refusée, et le formulaire de l’absence le dit.

Une absence en brouillon sans retour est un formulaire en cours de saisie : elle ne retient aucun jour.

Une hospitalisation depuis la fiche de l’usager

Cliquez sur Départ à l’hôpital sur la fiche de l’usager, comme pour tout habitant. Quand WideCare ne peut pas savoir où était l’usager — c’est l’un de ses jours, le centre est ouvert, et personne ne l’a pointé —, la fenêtre demande Parti de :

  • Centre de jour : indiquez l’heure à laquelle il est arrivé, sous Heure d’arrivée. Le jour est inscrit au registre de cette heure au départ, comme Hospitalisé en cours de journée : il donne droit au forfait.

  • Domicile : rien n’est écrit au registre du centre de jour.

Quand le registre le sait déjà — l’usager a été pointé et n’est pas parti, ou ce n’est pas l’un de ses jours —, la fenêtre ne demande rien : un usager présent est marqué Hospitalisé en cours de journée, à l’heure du départ ; un usager qui n’était pas au centre laisse le registre tel quel.

Une journée écourtée dans le registre

Dans l’autre sens, le registre peut le dire en premier : choisissez Hospitalisé en cours de journée ou Décédé en cours de journée sous Journée écourtée, à l’entrée, dans le registre ou dans Ajouter un jour de présence.

  • Hospitalisé en cours de journée ouvre l’absence pour hospitalisation, exactement comme le Départ à l’hôpital de la fiche : les prescriptions sont suspendues et les soins du jour annulés. Aujourd’hui, le départ prend l’heure actuelle quand aucune n’a été encodée.

  • Décédé en cours de journée inscrit la date du décès sur la fiche, ce qui clôture le séjour.

Dans les deux cas, la journée donne droit au forfait. Le registre n’est jamais défait par la fiche : une absence ou une date de décès se corrige là où elle se trouve.

L’absence non annoncée

Un usager attendu qui n’est pas venu, sans prévenir, n’est pas venu : dès 13 h, le registre le compte absent et ses soins du jour sont annulés. Quand le règlement d’ordre intérieur du centre facture un tel jour, inscrivez-le comme absence non annoncée :

  • à l’entrée, dès 13 h : Pas venu(e) sur la carte de l’usager ;

  • sur la fiche de l’usager : Ajouter un jour de présence, puis cochez Pas venu(e) ;

  • dans la liste Centre de soins de jour → Registre → Absences non annoncées.

Chaque ligne porte son Motif — Pas venu(e), sans prévenir ou Annoncé trop tard — et Facturable, coché par défaut.

Une absence non annoncée est refusée :

  • avant 13 h — l’usager peut encore venir ;

  • un jour où l’usager est au registre ;

  • un jour de fermeture du centre ;

  • un jour d’absence déclarée.

Un jour facturable est facturé avec le supplément Absence non annoncée (centre de soins de jour), aux usagers qui ont ce supplément dans leurs conventions. Une absence inscrite sur un jour passé ne se corrige que par un responsable, et est conservée dans le journal d’audit. Voir Facturer un mois de centre de jour.

À suivre