Achats et règlement¶
Pour un habitant avec argent de poche, la facturation mensuelle produit deux factures, dès que le Journal argent de poche est défini (voir Mettre en place l’argent de poche).
Deux factures par mois¶
Facture |
Ce qu’elle porte |
Journal |
|---|---|---|
Facture ordinaire |
L’hébergement, les suppléments récurrents de la convention de séjour, et la provision d’argent de poche |
Le journal des habitants |
Deuxième facture |
Les suppléments de l’enveloppe mensuelle : ce que la maison a acheté pour l’habitant |
Journal argent de poche |
La deuxième facture n’existe que si le mois contient des suppléments d’enveloppe. Dans tous les autres cas — pas d’argent de poche, pas de journal défini, rien acheté ce mois-ci — l’habitant reçoit la facture unique qu’il a toujours reçue.
Le mois, étape par étape¶
Pendant le mois — les achats faits pour l’habitant (le coiffeur, la pédicure) sont ajoutés à son enveloppe de suppléments, comme pour tout habitant. Voir Suppléments.
En fin de mois — générez la période et créez les factures comme d’habitude. Voir Facturer un mois, pas à pas.
Comptabilisez la facture ordinaire — elle porte la provision, sous Supplément convention. Une fois comptabilisée, la provision est créditée sur l’argent de poche de l’habitant : le solde augmente.
Comptabilisez la seconde facture — WideCare la paie aussitôt avec l’argent de poche : la facture affiche Payé, avec la date du règlement sous le total, et le solde baisse du même montant.
Pour ouvrir l’écriture de règlement, cliquez sur l’icône ⓘ de la ligne Payé le sous le total, puis sur Vue. L’écriture porte la date de la facture et la référence Règlement de l’argent de poche — POCK/…, avec le numéro de la facture qu’elle a payée.
La facture ordinaire, elle, reste à payer par celui qui la paie — l’habitant, la famille ou l’organisme public — comme toute facture.
Facturation partagée
Quand la part de l’habitant est partagée entre plusieurs débiteurs, le partage concerne la facture ordinaire. La deuxième facture est payée par de l’argent que la maison détient déjà pour l’habitant, et n’est pas partagée. La provision facturée à un débiteur crédite toujours le solde propre de l’habitant.
Ce qui est passé dans les journaux¶
Avec une provision de 123,04, un coiffeur de 25,00 et une pédicure de 20,00, le mois passe ces écritures. Seules les lignes de l’argent de poche font bouger le solde.
Pièce |
Journal |
Débit |
Crédit |
|---|---|---|---|
Facture ordinaire — ligne de la provision |
Journal résident |
Créance sur le payeur 123,04 |
Compte argent de poche 123,04 |
Seconde facture |
Journal argent de poche |
Créance sur l’habitant 45,00 |
Produits (coiffeur, pédicure) 45,00 |
Règlement automatique |
Opérations diverses |
Compte argent de poche 45,00 |
Créance sur l’habitant 45,00 |
La provision n’est pas un produit pour la maison : c’est de l’argent qu’elle détient désormais pour l’habitant, elle est donc créditée sur le compte argent de poche.
La seconde facture est une vente ordinaire : la maison a vendu le coiffeur et la pédicure, qui sont ses produits.
Le règlement paie cette facture avec l’argent de l’habitant : il débite le compte argent de poche et solde la créance. Les deux sont lettrés, c’est pourquoi la facture affiche Payé.
Chaque ligne de l’argent de poche porte le nom de l’habitant, même quand la facture est adressée à quelqu’un d’autre : c’est ainsi que WideCare retrouve la part de chaque habitant sur le compte unique.
En Belgique
Avec le plan comptable belge, les comptes sont typiquement 400000 Clients pour les créances, 700000 pour les produits et le compte argent de poche de classe 4, par exemple 489500.
L’argent liquide remis à l’habitant¶
Quand la maison donne de l’argent en main propre à l’habitant, le comptable passe une écriture d’opérations diverses :
Débit |
Crédit |
|---|---|
Compte argent de poche, avec l”habitant comme partenaire |
Caisse |
Le solde baisse du montant remis. Sans l’habitant comme partenaire sur la ligne de l’argent de poche, l’écriture n’est pas comptée dans son solde.
Quand quelque chose diffère¶
Remise en brouillon — remettre la seconde facture en brouillon supprime l’écriture de règlement, et le solde remonte.
Un achat facturé par erreur — sur la seconde facture, cliquez sur Avoir, puis sur Extourner, et comptabilisez l’avoir : le montant revient dans le solde. Extourner et créer une facture annule la facture et son règlement, et ouvre une nouvelle seconde facture à corriger et comptabiliser.
Un achat ajouté après la comptabilisation du mois — ajoutez-le à l’enveloppe de l’habitant comme d’habitude. Il part sur une facture corrective dans le journal argent de poche, listée sous Documents correctifs sur la période (Actualiser si elle n’y est pas encore). La comptabiliser la paie avec le solde.
Pas assez d’argent — le règlement est passé quand même ; le solde devient négatif et la fiche affiche Argent de poche à découvert.
Pas de journal de règlement — rien ne se passe à la comptabilisation : le comptable passe le règlement à la main, et le solde ne montre que ce qui est entré.
Pas de journal argent de poche — les achats restent sur la facture ordinaire et ne sont pas payés avec l’argent de poche.
Argent de poche coché après la création des factures — sur la période, cliquez sur Remettre en brouillon, puis à nouveau sur Générer et Créer les factures : les achats passent sur une seconde facture dans le journal argent de poche. Les habitants dont la facture est déjà comptabilisée ne changent pas.
Journal argent de poche changé — une seconde facture encore en brouillon passe dans le nouveau journal à la prochaine génération de la période. Celle qui a déjà un numéro reste dans son journal.
Pour continuer¶
Argent de poche — lire un solde et les écritures qui le composent