Configurer le planning¶
Le planning est configuré une fois par un administrateur du planning, puis ajusté à la marge : un nouveau rôle à planifier, une plage critique, une autre semaine type.
Paramètres¶
Ouvrez Planning → Configuration → Paramètres (ou l’app Paramètres, section Planning). Les réglages s’appliquent à l’établissement en cours.
Réglage |
Ce qu’il fait |
|---|---|
E-mail du planning |
L’e-mail que chaque membre du personnel reçoit avec ses postes. |
Postes ouverts |
Coché, le personnel prend un poste publié sans personne, s’il détient son rôle. Activé par défaut. |
Repos entre deux journées de travail |
Les heures que la planification automatique laisse entre la fin d’une journée de travail et le début de la suivante. 11:00 par défaut. Prendre un poste ouvert respecte le même repos. |
Solde d’heures |
La période sur laquelle les heures prestées sont mises en regard du contrat : Mois, Trimestre (par défaut) ou Année. |
Souplesse hebdomadaire |
De combien un contrat à temps plein peut être planifié au-dessus de sa semaine (5:00 par défaut) ; ses heures sont alors reportées sur la période du solde d’heures. Un contrat à temps partiel n’en a pas. |
Le bloc Configuration de la même page mène aux Rôles, aux Plages critiques et aux Modèles de planning.
Rôles à planifier¶
Un poste est toujours planifié pour un rôle (infirmier, aide-soignant…). Les rôles sont les rôles du personnel de l’app Employés ; Planning dit seulement lesquels il planifie.
Ouvrez Planning → Configuration → Rôles.
Cliquez sur Ajouter un rôle, choisissez le rôle dans la liste, puis son Équipe et sa Couleur.
Cliquez sur Ajouter.
Dans la liste, faites glisser les lignes pour régler l’ordre des rôles dans le planning, et modifiez l’équipe ou la couleur sur place. Pour ne plus planifier un rôle, sélectionnez-le et cliquez sur Retirer du planning : le rôle reste un rôle du personnel, le planning ne l’affiche plus.
Équipe — l’équipe à laquelle appartient un poste ouvert de ce rôle tant que personne ne l’a pris. Elle décide quels utilisateurs voient le poste.
Couleur — la couleur des postes du rôle dans le planning.
Les nouveaux rôles se créent et se renomment dans l’app Employés, sous Configuration → Rôles.
Fiches du personnel¶
Le planning planifie des membres du personnel (employés). Sur chaque fiche du personnel :
Onglet Travail — le Rôle de la personne. Il est planifié tel quel.
Onglet Planning, Rôles — Autres rôles de planning : les rôles que la personne peut aussi remplacer, en plus du sien.
Onglet Planning, Heures — des chiffres en lecture seule : Heures du contrat par semaine, Temps partiel, Planifiées cette semaine, Planifiées ce mois-ci, Dues ce mois-ci et le Solde d’heures avec la date depuis laquelle il est compté.
Onglet Planning, Préférences de planning — les préférences de la personne (voir ci-dessous).
Onglet Maison de repos, Planning — Préférence horaire, Maximum hebdomadaire personnel (le plus d’heures que cette personne peut être planifiée en une semaine ; vide = le contrat plus la souplesse hebdomadaire pour un temps plein), Peut travailler la nuit, Peut travailler le week-end.
Onglet Maison de repos, Secteurs — les Secteurs assignés : la planification automatique préfère une personne dans le secteur auquel elle est assignée.
Un bouton Postes en haut de la fiche ouvre les postes de la personne.
Avertissement d’avenant au contrat
Quand un contrat à temps partiel est planifié au-delà de ses heures cette semaine ou ce mois-ci, un bandeau jaune apparaît en haut de la fiche du personnel : un avenant au contrat peut être nécessaire. Un contrat à temps plein n’a jamais ce bandeau : ses heures supplémentaires sont reportées sur la période du solde d’heures.
Préférences de planning¶
Les préférences se saisissent sur la fiche du personnel (onglet Planning) ou pour tout le monde dans Planning → Préférences du personnel, regroupées par membre du personnel.
Champ |
Signification |
|---|---|
Force |
Dure : la planification automatique ne l’enfreint jamais. Molle : elle ne fait que peser sur le choix. |
Disponibilité |
Indisponible ou Disponible. |
Jour |
Le jour de la semaine ; vide = tous les jours. |
De / À |
Les heures concernées. |
Secteur |
Seulement les postes de ce secteur ; vide = n’importe quel secteur. |
Valable du / Valable jusqu’au |
Limite la préférence à une période. |
Note |
Un commentaire libre. |
Une préférence dure Disponible limite ce jour aux postes qui commencent dans ses heures. Une indisponibilité dure s’affiche en rouge dans la liste, une disponibilité en vert.
Plages critiques¶
Une plage critique est un moment de la journée où assez de personnel doit être présent. Ouvrez Planning → Configuration → Plages critiques et créez-en une :
Donnez-lui un nom (lever, repas de midi, coucher, nuit…) et ses Heures. Une fin avant le début signifie que la plage se termine le lendemain.
Choisissez les Secteurs qu’elle surveille ; vide = tout l’établissement.
Cochez les Jours auxquels elle s’applique.
Sous Personnel nécessaire, ajoutez une ligne par rôle :
Règle — Effectif fixe, ou Selon les habitants présents ;
Personnel — les personnes nécessaires en même temps (avec Selon les habitants présents, le minimum quelle que soit l’occupation) ;
Habitants par membre du personnel — avec Selon les habitants présents uniquement.
Les heures planifiées du rôle pendant la plage sont mises en regard du personnel nécessaire × la durée de la plage. Seuls les postes tenus par quelqu’un comptent.
Remarque
Avec Selon les habitants présents, les habitants comptés sont ceux qui séjournent ce jour-là dans les chambres des secteurs de la plage, moins les habitants absents ce jour-là (hospitalisation, congé).
Le planning montre alors, au-dessus des postes, si chaque plage est couverte. Voir Construire le planning et Heures, solde et couverture.
Modèles de planning¶
Un modèle de planning contient les postes vides dont une semaine type a besoin. Ouvrez Planning → Configuration → Modèles de planning et créez-en un :
Appliqué à — Semaine (appliqué à une semaine) ou Mois (appliqué à chaque jour d’un mois, semaine après semaine).
Une ligne par poste : Jour, De, À (une fin avant le début = une nuit qui se termine le lendemain), Rôle, Secteur, Libellé (AM, PM, Nuit…) et Quantité (postes identiques à créer).
Postes par semaine compte les postes que le modèle pose.
Une note dit à quoi sert le modèle.
Appliquer un modèle ne touche jamais aux postes existants. Voir Construire le planning.
Accès des utilisateurs¶
Sur chaque utilisateur, le champ Planning du personnel règle le niveau d’accès : Aucun accès, Utilisateur — son équipe, postes publiés, Responsable — tous les postes, sans les réglages ou Administrateur — tout, réglages compris. Voir Planning du personnel.