Het rooster opstellen¶
Het rooster wordt opgesteld door een verantwoordelijke van de planning, meestal week per week: de lege diensten aanleggen, ze invullen, controleren, bevestigen en daarna het personeel verwittigen.
Het roosterdiagram¶
Open Planning → Rooster. Het diagram toont de huidige week:
één rij per rol, daarna één rij per personeelslid met die rol; de open diensten (zonder iemand) komen in elke rol eerst;
op elke personeelsrij de geplande uren tegenover de uren van het contract;
het verlof van de persoon kleurt zijn rij grijs;
een dienst in concept is gearceerd, een open dienst heeft een stippellijn als rand, een dienst te controleren is rood.
Gebruik de pijlen en Vandaag om in de tijd te bewegen. De schaalknop kiest Dag, Week of Maand, of een eigen periode (Van → Tot, daarna Toepassen). Over een week of een dag wordt elke dienst op zijn uren getekend; over een maand als een markering per halve dag. De knop ernaast klapt alle groepen in of uit.
Op het diagram:
klik op een dienst om hem te openen;
sleep een dienst naar een ander personeelslid met dezelfde rol, of naar een ander tijdstip;
sleep de rechterrand om hem te verlengen of in te korten;
klik op een lege cel om een dienst aan te maken (standaard 07:00–15:00).
Het diagram biedt ook de weergaven kalender, lijst, kanban, draaitabel en grafiek van dezelfde diensten.
Notitie
Op databases met de Enterprise-editie van Odoo opent het rooster op het eigen Gantt-diagram van Odoo, met dezelfde knoppen en dezelfde balk.
De balk boven het diagram¶
Voor de verantwoordelijken vat een balk samen wat er in de getoonde periode nog te doen is. Elke teller is een knop die het diagram filtert:
te controleren — diensten met een probleem;
open dienst(en) — diensten zonder iemand;
concept(en) — diensten die het personeel nog niet ziet;
te versturen — bevestigde diensten waarover de betrokken persoon nog niet verwittigd is.
Wanneer er niets meer overblijft: Alles is gepland, bevestigd en verstuurd.
Kritieke periodes op het diagram¶
Over een week of een dag toont elke rolrij één vierkantje per kritieke periode, in de kleur van de dekking: rood = te weinig personeel, oranje = meer dan nodig, groen = gedekt. Klik op een vierkantje om de periode, haar uren, de rol, het geplande / benodigde personeel en, bij een regel per bewoners, de aanwezige bewoners te lezen. Over een maand opent u Kritieke periodes in de balk om dezelfde cijfers als tabel per rol en per dag te lezen.
De voorkeuren van een personeelslid¶
Op een personeelsrij toont de knop met schuifregelaars (Voorkeuren, alleen voor verantwoordelijken) wat er voor de persoon in de getoonde periode geldt: nacht- en weekendwerk, voorkeur dienst, persoonlijk weekmaximum en zijn planningsvoorkeuren.
1. De diensten aanleggen vanuit een sjabloon¶
Klik in het diagram op Plannen en daarna op Een sjabloon toepassen.
Kies het Sjabloon en een dag in de week of maand die u wilt invullen (Week of maand van).
Lees de samenvatting: de diensten die al bestaan, blijven zoals ze zijn; de ontbrekende worden aangemaakt als concept en zonder iemand.
Klik op Toepassen.
Vanuit de lijstweergave doet de knop Een sjabloon toepassen hetzelfde.
2. De open diensten automatisch plannen¶
Klik op Plannen en daarna op Open diensten automatisch plannen. WideCare vult de open diensten van de getoonde periode in, de vroegste eerst. Een bericht zegt hoeveel diensten gepland zijn en, voor de diensten die open blijven, waarom (niemand heeft de rol, met verlof, weekmaximum bereikt…).
De automatische planning schendt nooit:
de rol van de dienst;
het verlof van de persoon en zijn andere diensten op hetzelfde moment;
de rust tussen twee werkdagen;
het weekmaximum: het contract, plus de wekelijkse flexibiliteit voor een voltijdse, beperkt door het persoonlijk weekmaximum als dat ingevuld is;
de uren van het contract over de periode van het urensaldo;
“geen nachten” en “geen weekends” op de personeelsfiche;
de harde voorkeuren.
Onder de toegelaten personen geeft ze de voorkeur aan de persoon die aan de sector van de dienst is toegewezen, aan wie een passende voorkeur dienst heeft, aan de zachte voorkeuren, aan de persoon met de meeste resterende uren in de week en aan wie achterloopt op zijn contracturen.
Selecteer in de lijstweergave diensten en klik op Automatisch plannen om alleen die te plannen.
3. Met de hand corrigeren¶
Open een dienst, of sleep hem op het diagram, om de persoon of het tijdstip te wijzigen. In Personeelslid worden alleen de personen met de rol van de dienst voorgesteld.
Een dienst die een regel schendt, wordt rood en toont de reden bovenaan zijn formulier (overlapt een andere dienst, tijdens een verlof, rol niet in bezit, schendt een harde voorkeur). Gebruik de filter Te controleren om ze allemaal terug te vinden.
Het formulier van de dienst bevat de Sector, de Datums, de Uren, een Label (VM, NM, Nacht…), Notities voor de overdracht, de Rol, het Personeelslid en het Team.
4. Bevestigen¶
Klik bovenaan het diagram op Bevestigen (n): de concepten van de getoonde periode worden Bevestigd en het personeel kan ze zien. De knop verschijnt opnieuw zodra er nieuwe concepten zijn.
Wanneer sommige concepten niemand hebben, zegt een venster hoeveel en biedt het aan:
Toch bevestigen — de diensten zonder iemand worden gepubliceerd als open diensten die het personeel met de rol kan opnemen;
Alleen de toegewezen diensten bevestigen;
Annuleren.
Om een gepubliceerde dienst te wijzigen zonder dat het personeel een half afgewerkte versie ziet, opent u hem en klikt u op Terug naar concept, en bevestigt u hem daarna opnieuw.
5. Het rooster versturen¶
Klik op Rooster versturen (n). Het venster toont de Ontvangers: alleen het personeel van wie de diensten veranderd zijn sinds de laatste verzending. Kies een persoon in Voorbeeld voor om de e-mail te lezen zoals die persoon hem zal ontvangen, en klik daarna op Versturen.
Elke persoon ontvangt zijn diensten van de periode en een knop Mijn rooster bekijken naar zijn persoonlijke pagina. → Diensten voor het personeel
Een persoon van wie een gepubliceerde dienst verwijderd of naar concept teruggezet is, krijgt ook een e-mail, zelfs zonder resterende dienst in de periode (Roosterwijziging te melden).
Personeel zonder werk-e-mail staat in een waarschuwing: het ontvangt het rooster niet en zijn diensten blijven “niet verstuurd”.
Een bevestigde dienst die nog niet verstuurd is, toont een blauwe melding op zijn formulier.
Nuttige filters¶
In de zoekbalk: Mijn diensten, Open diensten, Concept, Bevestigd, Nog niet verstuurd, Te controleren, Komend, en de groeperingen per Rol, Sector, Personeelslid, Team, Status en Dag. Het menu Acties van de lijst biedt ook Bevestigen, Rooster versturen en Automatisch plannen op de geselecteerde diensten.